أغلبنا يستهلك الطاقة والوقت الكبيرين، في إنجاز أمور صغيرة، وذلك لأننا لم نخطط لذلك جيداً، وليس لدينا أية خطة نتبعها، فما هي كيفية وضع الأهداف اليومية والشهرية وما أهمية ذلك؟
مدرب تنمية بشرية، الأستاذ سعود عبد العزيز فقيه، أجابنا على ذلك، وأفادنا قائلاً:
لابد من التوضيح بداية، أن وضع المهام اليومية والشهرية هي جزء من التخطيط، والتخطيط هو منهج إنساني للعمل، يهدف إلى اتخاذ القرارات في الحاضر، تكون لها تأثيراتها على المستقبل، ويعدّ أول عناصر الإدارة.
فيما يخص الأهداف، هناك ما يسمى بإدارة الحياة اليومية، وذلك كالآتي:
1- وقت ذروة النشاط:
كل منا لديه وقت أثناء اليوم، يكون فيه في أوج نشاطه وقمة تيقظه، والسر هو أن تتعرفي إلى هذا الوقت لتبدئي بالتخطيط.
2- استعمال الخرائط الذهنية:
الخرائط الذهنية هي طرق لتجميع الآراء وتوليد الأفكار، حول موضوع ما عن طريق التفكير، وممكن استخدامها في وضع الخطط اليومية والشهرية، وهي تكون عادة في صور تخطيطية، (وتعرف بالخطط العنكبوتية أو النماذج العقلية).
استخدم الخرائط الذهنية في:
• ترتيب أهدافك اليومية والأسبوعية والشهرية والسنوية.
• التخطيط اليومي والشهري والسنوي.
3- مصفوفة إيزنهاور:
تعمل هذه المصفوفة باستخدام نموذج مكون من مهم وعاجل، مهم غير عاجل، غير مهم وعاجل، غير مهم وغير عاجل.
وبعد ذلك، يتم تحديد الكيفية التي ستسير عليها لإنهاء المهمة.
بالإضافة إلى أن هناك منهجاً آخر، وهو إعداد قائمة بكل الأشياء التي ترغب في إنجازها، مع البدء بالمهمة التي تعتلي رأس القائمة، وعدم الانتقال إلى أية مهمة تالية، إلا بعد إنجاز المهمة التي تعمل عليها أولاً بشكل كامل. وعند إنجاز إحدى المهام تماماً، اشطبيها من القائمة، هذا يعطيك تحفيزاً أكبر؛ لإنهاء ما بعد ذلك.
كيفية استخدامها:
• استخدمي قطعة كبيرة من الورق.
• ضعي الفكرة أو الموضوع الرئيس في المنتصف.
• اجعلي الأفكار أو الأهداف تتفرع من المنتصف.
• اكتبي كلماتك على الخطوط.
• دوّني كل ما يطرأ على ذهنك من أفكار أو أهداف.
• لا تقلقي بشأن ترتيب عروض هذه الأفكار أو الأهداف.
• تدوين كل فكرة بلون.
أهمية التخطيط:
- يساعد الشخص على تحديد الاتجاه؛ لأنه مبني على أهداف سبق لك أن حددتها عبر الخرائط الذهنية، فالأهداف الواضحة المتناغمة تقود إلى اتجاه والتخطيط يزيد من قوة هذا الاتجاه.
- الأهداف وطرق تحديدها.
- تحقيق التوازن بين الموارد والاحتياجات.
- زيادة الكفاءة والفاعلية.
- تحويل الأهداف إلى واقع ملموس.
- ضمان جودة الرقابة والمتابعة المستمر.
- التخطيط يجعلك دائماً في قمة الاستعداد.
- المساعدة على اتخاذ أفضل القرارات.
- التقليل من المخاطر المتوقعة.
- التحكم بالمواقف.
كيفية وضع الأهداف:
1- استخدام الخرائط الذهنية.
2- اختاري نقطة بداية منطقية، ويجب أن تبنى على ما تم تقريره من قبل بالفعل.
3- تحديد مستوى الجهد المطلوب، ويجب أن تكون العملية بسيطة وقليلة الإزعاج، بالنسبة للظروف الحالية.
4- صممي عملية ملائمة، وذلك بوضع خطط لإنجاز العمل بترتيب منطقي.
