إذا كنت عملين سكريترة في شركة, ويتطلب عملك التواصل مع الآخرين عبر الهاتف, إليك بعض النصائح الأساسية في هذا المجال:
الاتّصالات الواردة:
1- أجيبي على جميع المكالمات الواردة في الوقت المناسب.
2- ينبغي الردّ على هواتف الأعمال بعبارة تقنيّة، مثل إلقاء تحية الصباح صباح الخير، وذكر إسم الشركة وإسمك , وجملة كيف أستطيع مساعدتك؟". لكنّه في مكتب مزدحم، مع مئات المكالمات في كلّ يوم، قد تكون هذه العبارة طويلة بعض الشيء؛ فإن كان الأمر كذلك، يمكنك اختصارها إلى عبارة أقصر. لكنّه يتوجّب ذكر اسم الشركة، بمجرّد الرّد على الهاتف، إلى جانب اسم الشّخص الذي ردّ على الهاتف. ذلك يُتيح للزبون معرفة أنّه قد طلب العنوان المناسب، وأنّه يتكلّم مع الشّخص المعنيّ.
3- لا تضعي المتّصل أبداً على الانتظار؛ وإن اضطررت، فتأكّدي من الرجوع إليه كلّ دقيقة، أو نحو ذلك، لتسأليه إن كان يرغب في الاستمرار في الانتظار. هذا دليل أنّك لم تنسي أمره، وأنّك تعملين على تلبية مطلبه.
4- تحدّثي بشكل واضح، وببطء، عند الرّد على هاتف العمل. لا تقولي كلاماً غير واضح. تحدّثي بثقة، لتوضحي للطرف الآخر أنّك تعرفين ما تقومين به.
5- لا تكوني أبداً وقحة مع المتّصل، مهما كان سيّئاً. تذكّري دائماً طريقة التعامل المهنيّة، وهذا يشمل التعامل مع الوضع بطريقة هادئة وباردة.
المكالمات الصادرة:
1- تحدّثي بشكل واضح، وببطء، عند إجراء مكالمة للعمل. قد يساوي الزّمن المال، ولكن إذا كان الطرف الآخر لا يفهم ما تقولين، فمن الأفضل أن توفّري أنفاسك ولا تجري المكالمة على الإطلاق.
2- جميع العملاء يتوقّعون العمل مع شركة مختصّة مهنيّة. ودليل ذلك هو كيفيّة التعامل معهم من قبل الموظفين التابعين للشركة.
3- عند الاتصال بمقرّ عمل آخر، يكون من اللائق أن تُعطي اسمك واسم الشركة التي تعملين فيها، للذي يُجيبك على الهاتف. لا تجعلي الآخرين في الطرف المقابل يُخمّنون أو يُكثرون من الاستفسار عن هويّتك.
4-إن اتّصلت بالرّقم الخطأ، فقومي بالاعتذار إلى الشّخص الذي يُجيب على الهاتف - لا تغلقي فقط. هذا مهمّ هذه الأيّام، خصوصاً مع بعد ظهور رقم المتّصل على شاشة هاتف المتلقّي.
5- عندما تتركين رسالة هاتفيّة، تذكّري دائماً ترك اسمك ورقم هاتف الشّركة، والسبب الذي حداك على الاتّصال. لا تتلعثمي، واستخدمي قدراً مقبولاً من الزمن للرّسالة.
الاتّصالات الواردة:
1- أجيبي على جميع المكالمات الواردة في الوقت المناسب.
2- ينبغي الردّ على هواتف الأعمال بعبارة تقنيّة، مثل إلقاء تحية الصباح صباح الخير، وذكر إسم الشركة وإسمك , وجملة كيف أستطيع مساعدتك؟". لكنّه في مكتب مزدحم، مع مئات المكالمات في كلّ يوم، قد تكون هذه العبارة طويلة بعض الشيء؛ فإن كان الأمر كذلك، يمكنك اختصارها إلى عبارة أقصر. لكنّه يتوجّب ذكر اسم الشركة، بمجرّد الرّد على الهاتف، إلى جانب اسم الشّخص الذي ردّ على الهاتف. ذلك يُتيح للزبون معرفة أنّه قد طلب العنوان المناسب، وأنّه يتكلّم مع الشّخص المعنيّ.
3- لا تضعي المتّصل أبداً على الانتظار؛ وإن اضطررت، فتأكّدي من الرجوع إليه كلّ دقيقة، أو نحو ذلك، لتسأليه إن كان يرغب في الاستمرار في الانتظار. هذا دليل أنّك لم تنسي أمره، وأنّك تعملين على تلبية مطلبه.
4- تحدّثي بشكل واضح، وببطء، عند الرّد على هاتف العمل. لا تقولي كلاماً غير واضح. تحدّثي بثقة، لتوضحي للطرف الآخر أنّك تعرفين ما تقومين به.
5- لا تكوني أبداً وقحة مع المتّصل، مهما كان سيّئاً. تذكّري دائماً طريقة التعامل المهنيّة، وهذا يشمل التعامل مع الوضع بطريقة هادئة وباردة.
المكالمات الصادرة:
1- تحدّثي بشكل واضح، وببطء، عند إجراء مكالمة للعمل. قد يساوي الزّمن المال، ولكن إذا كان الطرف الآخر لا يفهم ما تقولين، فمن الأفضل أن توفّري أنفاسك ولا تجري المكالمة على الإطلاق.
2- جميع العملاء يتوقّعون العمل مع شركة مختصّة مهنيّة. ودليل ذلك هو كيفيّة التعامل معهم من قبل الموظفين التابعين للشركة.
3- عند الاتصال بمقرّ عمل آخر، يكون من اللائق أن تُعطي اسمك واسم الشركة التي تعملين فيها، للذي يُجيبك على الهاتف. لا تجعلي الآخرين في الطرف المقابل يُخمّنون أو يُكثرون من الاستفسار عن هويّتك.
4-إن اتّصلت بالرّقم الخطأ، فقومي بالاعتذار إلى الشّخص الذي يُجيب على الهاتف - لا تغلقي فقط. هذا مهمّ هذه الأيّام، خصوصاً مع بعد ظهور رقم المتّصل على شاشة هاتف المتلقّي.
5- عندما تتركين رسالة هاتفيّة، تذكّري دائماً ترك اسمك ورقم هاتف الشّركة، والسبب الذي حداك على الاتّصال. لا تتلعثمي، واستخدمي قدراً مقبولاً من الزمن للرّسالة.
