هل شعرت يومًا أنك أرسلت بريدًا إلكترونيًا مهمًا، ولكن الرد الذي تلقيته لم يكن كما توقعت؟ أو ربما كنت في موقف يتطلب منك إرسال رسالة دقيقة، لكنك تراجعت لحظةً عند الضغط على زر "إرسال"؟ في عالم اليوم الرقمي، أصبح البريد الإلكتروني مرآة لاحترافيتنا، لكن قليلون هم من يدركون أن بعض الأخطاء الصغيرة قد تكلفنا الكثير. يقدم الباحث علاء علقم مجموعة من التقنيات و7 أخطاء يجب تجنبها لتظل دائمًا في دائرة الأضواء المهنية وتترك انطباعًا لا يُنسى.
7 أخطاء يجب تجنبها في التواصل عبر البريد الإلكتروني:
الإرسال المتسرع
التسرع في إرسال البريد الإلكتروني قد يؤدي إلى ارتكاب أخطاء قد تؤثر بشكل كبير على الانطباع الذي تتركه. أحيانًا، قد نكتب رسالة بسرعة أثناء انشغالنا أو حين نكون في عجلة من أمرنا، مما يؤدي إلى أخطاء إملائية أو نسيان تفاصيل مهمة. لذلك، من الضروري أن تخصص وقتًا كافيًا لمراجعة الرسالة قبل إرسالها. قم بقراءة الرسالة مرة أو مرتين، وركز على التحقق من الوضوح والترتيب، لتضمن أن رسالتك تحمل المعنى المطلوب وتجنب الوقوع في الأخطاء البسيطة التي قد تؤثر على صورتك المهنية.
اكتشف.. السرّ وراء اجتماعات الـ15 دقيقة: كيف تحقق فعالية عالية في زمنٍ قياسي؟
العنوان الغامض
العنوان هو أول شيء يراه المستقبل، وله تأثير كبير على قراره في فتح الرسالة أو تجاهلها. إذا كان العنوان عامًا أو غير محدد، قد يظن المستقبل أن الرسالة غير مهمة أو قد تكون ضياع وقت. على سبيل المثال، العنوان مثل "مسألة مهمة" لا يقدم أي تفاصيل حقيقية حول محتوى الرسالة. من الأفضل أن يكون العنوان واضحًا ودقيقًا، مثل "طلب استفسار حول الاجتماع القادم" أو "تحديث بخصوص المشروع". هذا يساعد في جذب انتباه المستقبل ويجعله يتفهم محتوى الرسالة منذ اللحظة الأولى.
اللغة غير المهنية
استخدام لغة غير رسمية أو غير لائقة في البريد الإلكتروني يمكن أن يعكس عدم احترام للمستقبل أو يقلل من احترافيتك. قد يكون استخدام الكلمات العامية أو الاختصارات في الرسائل غير المناسبة علامة على التراخي أو قلة الاهتمام. حافظ على أسلوبك في الكتابة رسميًا ومهذبًا، حتى في رسائل الرد السريع. تجنب أيضًا التعبيرات العاطفية أو الوعود غير الواقعية التي قد تضعف مصداقيتك. احرص على أن تكون اللغة محترمة، دقيقة، ومهنية في جميع الأوقات.
الإفراط في التفاصيل
قد يؤدي الإسهاب في شرح التفاصيل إلى إرباك القارئ أو جعله يشعر بالملل. عندما تكتب بريدًا إلكترونيًا، من المهم أن تركز على النقاط الرئيسية التي يحتاج المستقبل إلى معرفتها. قم بتقسيم الرسالة إلى فقرات قصيرة تسهل قراءتها، وابتعد عن الإطالة في التفاصيل غير الضرورية. أحيانًا قد ترغب في أن تشرح كل شيء بدقة، ولكن من الأفضل أن تترك التفاصيل الدقيقة للمناقشة في لقاء لاحق أو في رسائل متابعة، مع توفير معلومات أساسية تساهم في فهم الرسالة بسرعة.
الرد المتأخر
الرد على البريد الإلكتروني بعد فترة طويلة قد يظهر كما لو أنك غير مهتم أو أن رسالتك ليست أولوية بالنسبة لك. في بيئة العمل السريعة، يُعد الرد السريع أحد أسس الاحترافية، ويظهر أنك تقدر وقت الشخص الآخر. لا تترك الرسائل دون رد لفترة طويلة، حتى إذا كنت تحتاج إلى وقت للبحث عن إجابة. إذا كان من غير الممكن الرد فورًا، يمكنك إرسال رد سريع تُعلم فيه المستقبل أنك تلقيت رسالته وأنك بحاجة لبعض الوقت للتجاوب بشكل مفصل. هذا يساعد في الحفاظ على تواصل جيد ويعكس اهتمامك بالرسائل الواردة.
عدم استخدام التحية
إهمال تحية البداية أو الختام في البريد الإلكتروني قد يظهر كأنه تهور أو نقص في احترام الآخر. التحية جزء أساسي من التواصل المهني، حيث تعطي انطباعًا بالاحترام واللباقة. ابدأ رسالتك بتحية مناسبة مثل "عزيزي" أو "عزيزتي"، وكن حريصًا على استخدام اسم المستقبل إذا كان معروفًا. وفي النهاية، استخدم عبارات ختامية مهذبة مثل "أطيب التحيات" أو "مع خالص الشكر"، لتترك انطباعًا محترمًا وجيدًا.
إرفاق مرفقات خاطئة
إرفاق الملفات غير الصحيحة أو إغفال إرفاق الملفات المطلوبة قد يؤدي إلى خيبة أمل أو تضييع الوقت للمستقبل. إذا كنت بحاجة لإرفاق مستندات مهمة، تأكد من أنك قد أرفقت الملفات الصحيحة وأنها بصيغة مقبولة وسهلة الفتح. قم بالتحقق من المرفقات قبل الضغط على "إرسال"، وتأكد من أنها تحمل الأسماء الصحيحة وتعكس محتوى الرسالة بشكل مناسب. إذا كنت تشير إلى مستند معين في نص الرسالة، تأكد من أنه مرفق فعلاً، حتى لا تضطر إلى إرسال رسالة متابعة لطلب المرفق مجددًا.
تعرّف على.. 6 مفاتيح سرية للتعامل بذكاء مع عميل غير راضٍ عن الحل الذي تقدمه
