لقد تغيرت طريقة عملنا كثيرًا وأصبح الاجتماع الافتراضي ومؤتمرات الفيديو ومحادثات الفريق أمرًا طبيعيًا جديدًا. نظرًا لأن الاجتماعات الافتراضية أصبحت أكثر شيوعًا، وبحسب موقع (shinesheets) فهناك بعض الأشياء التي يجب أن تضعها في اعتبارك أثناء الاجتماع الافتراضي، فهناك آداب الاجتماع الافتراضية وهذه النصائح السريعة ستساعدك على تجنب الأخطاء الأكثر شيوعًا في عالم الاجتماع الافتراضي.
*نصائح التجهيز للاجتماعات الافتراضية
-كتم صوت الميكروفون
تحقق مرة أخرى من الميكروفون للتأكد من كتم صوته عندما يقوم شخص آخر بالتقديم. لا يوجد شيء أكثر إحراجًا من سماع زملائك في العمل أو رئيسك في العمل أنك تتحدث مع كلبك أو قطتك. تم إنهاء خدمة الأشخاص بسبب تمتمهم بشيء مهين على ميكروفون مفتوح؛ تحقق ثلاث مرات من الميكروفون.
- إيقاف تشغيل الكاميرا إذا لم تكن هناك حاجة لذلك
تنظيف أسنانك، أو تحريك عينيك سوف بشكل هزلي قد بشاهدها من في الاجتماع ذلك. يمكن اعتبار الأفعال غير المقصودة، بغض النظر عن مدى براءتها، مسيئة أو ضد سياسة الشركة. مرة أخرى، تحقق من هذه الكاميرا إذا لم تكن بحاجة إلى استخدامها أثناء الاجتماع.
- رتب الخلفية الخاصة بك قبل الاجتماع الافتراضي
يجب أن تكون مساحة عملك في مبنى مكتبك نظيفة؛ يجب أن ينتقل هذا الترتيب نفسه إلى مكتبك في المنزل. هذا الجهد القليل لترتيب مكان عملك في المنزل قبل الاجتماع يمكن أن يترك انطباعًا دائمًا على العملاء المحتملين، وكذلك مشرفك المباشر. ضع نفسك مكانهم وتخيل أفكارك ومشاعرك إذا رأيت فوضى قذرة غير منظمة في الخلفية.
*تجهيزات مسبقة للاجتماعات الافتراضية
- ارتدِ ملابس مناسبة وفقًا لقواعد اللباس الخاصة بشركتك
يعد الجلوس في بيجامة النوم أثناء الاجتماع إحدى وسائل الراحة للعمل من المنزل. لن يقدّر رئيسك في العمل أو الرئيس التنفيذي للشركة ملابسك غير الرسمية خلال اجتماع عمل رسمي وقد يؤدي إلى اتخاذ إجراءات تأديبية أو على الأقل تحذير صارم بشأن قواعد ملابس الشركة.
- تنظيم المواد الخاصة بك مسبقا
قد يكون قضاء بضع دقائق إضافية في تدقيق الملاحظات أو العروض التقديمية هي الفرق بين الانسحاب من اجتماع ممتاز وتحقيق ما يسعى إليه العميل والتعثر في عرض تقديمي غير منظم.
- الخط السفلي
قد تشعر بعدم الارتياح للمشاركة في اجتماع افتراضي. قد يبدو الأمر وكأنه غزو افتراضي لمساحتك الشخصية. لمساعدة نفسك على الشعور بمزيد من الثقة أثناء وجودك على الكاميرا، تعامل مع اجتماع افتراضي تمامًا مثل لقاء وجهًا لوجه لإحداث انطباع إيجابي دائم على الرؤساء وزملاء العمل والعملاء المحتملين.
