تتوفر الكثير من النصائح الضرورية التي يمكن إتباعها قبل تأكيد حجز الفنادق، لذا يمكن تحديدها في عدد من النقاط للاستعانة بها قبل السفر.
التواصل مع الفندق
هناك طرق عديدة يمكن للفندق من خلالها التعرف على طلب الضيف للمساحة المتاحة، ويمكن للنزيل المحتمل الاتصال بالفندق عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الإنترنت أو وسائل التواصل الاجتماعي أو الأجهزة الأخرى أو أنظمة الإحالة قد تصبح جميعها روابط اتصال بين مصادر الأعمال وممتلكات الفندق، من المهم أن يكون العميل المحتمل على دراية بكيفية الاتصال بالفندق من أجل إدارة السكن لزيادة مبيعات غرف النزلاء إلى الحد الأقصى، يتلقى العقار استفسارات بشأن الحجز بعدة طرق يمكن إجراء طلب الحجز شخصيًا أو عبر الهاتف أو البريد أو الفاكس أو التلكس، عبر الإنترنت أو عبر الإنترنت أو وسائل التواصل الاجتماعي أو تطبيقات الهاتف المحمول أو أنظمة المراسلة الفورية.
تابعوا المزيد: قواعد مهمة لسفر الأطفال على متن الطائرة
صياغة طلب الحجز
بمجرد اتصال الضيف بالفندق بشأن حجز مساحة، يجب على موظفي الفندق صياغة طلب الحجز بذكاء وإكمال سجل الحجز، سجل الحجز هو نموذج الملف الدائم المستخدم لتخزين جميع المعلومات ذات الصلة بحجز معين أو في العصر الحالي إنشاء سجل حجز، عند صياغة طلب الحجز ، فإن أهم ثلاثة عوامل هي: أ) التاريخ المتوقع للوصول والمغادرة، ب) نوع الغرفة المطلوبة، ج) عدد الغرف المطلوبة، باستخدام هذه المعلومات، يمكن لموظفي الفندق البحث في ملف توافر الغرفة عبر تاريخ الوصول المحدد، إذا لم يتم إغلاق التاريخ ، يقوم وكيل الحجز بالتحقق من نوع الغرفة وعدد الغرف المتاحة.
تابعوا المزيد: الفرق بين تذاكر الطيران المباشر والترانزيت
قبول الحجز
يمكن قبول الحجز أو رفضه أو رفضه بناءً على توفر الغرف في اليوم المعني، قد يقود القبول موظف الاستقبال إلى مرحلة التأكيد، بينما قد يؤدي الرفض أو الابتعاد إلى ممارسة سلسلة من الخيارات الأخرى مثل تسجيل سبب الإيقاف وما إلى ذلك.
إخطار التأكيد
يتبع قبول الحجز إشعار يؤكد حظر غرفة أو مجموعة غرف، يتم إرسال تأكيد الحجز إلى القائم بالحجز أو الضيف عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس أو الرسائل القصيرة أو وسائل التواصل الاجتماعي أو الدردشة عبر الإنترنت (المراسلة الفورية).
نشاط التعديل وما قبل الوصول
بمجرد قبول الحجز وتأكيده، يمكن أن تحدث العديد من التغييرات في سجل الحجز قبل وصول الضيف، التغييرات في تواريخ الوصول أو المغادرة ، وعدد الغرف المطلوبة ، وإضافة تفاصيل الاستلام ، وإعادة التأكيد ، وتحديث حالة الإيداع ، وعدد الأشخاص والإلغاء التام هي أمثلة على أنشطة ما قبل الوصول الشائعة، في أي وقت يلزم إجراء تغيير في سجل الحجز ، يجب سحب سجل الحجز وتحديثه وفقًا لطلب الضيف للحفاظ على تحديث البيانات المتعلقة بالحجز.
يعد البحث عن سجل الحجز الصحيح واسترداده لأي طلب تعديل أو إلغاء أمرًا بالغ الأهمية لعملية الحجز الفعالة أيضًا، أثناء معالجة الإلغاء أدناه، يجب تحديث التفاصيل في سجل الحجز لأي مرجع مستقبلي.
تابعوا المزيد: نصائح للحماية من الطقس الحار أثناء السفر في الصيف
