يعتقد البعض أنّ المشاريع الصغيرة سهلة الإدارة وقد تسير بسلاسة فتنمو سريعاً، وما لا تدركه تلك الفئة هو أنّ عدم إدارة هذا النوع من المشروعات تحديداً بشكل صحيح من خلال الانشغال بالمهام غير الضرورية أو عدم الكفاءة في تأدية العمل، بسهولة قد يؤدي ذلك إلى عرقلة أداء المشروع، الفشل ومن ثم انتهاؤه في وقت قصير.
من هذا المنطلق استعرضنا عبر السطور القادمة ماهية المشاريع الصغيرة، وما هي الخطوات الجوهرية التي يجب اتباعها من أجل إنجاح إدارته، كما زودنا بذلك المختص في تطوير المشاريع/ محمد الشمري.
ما هو المشروع الصغير؟
المشروع عبارة عن نشاط مؤقت له بداية ونهاية محددة، يهدف إلى إنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة لإحداث تغيير في المجتمع أو سوق العمل، وغالباً ما يكون للمشاريع الصغيرة ميزانيات محدودة وفترات زمنية قصيرة، لذا ليس هناك مجال للخطوات غير الضرورية أو الإنجازات التي لا تمت بصلة للمشروع أو تصب في مصلحته، في هذا الإطار هناك خمس نصائح رئيسة لإدارة المشاريع الصغيرة وهي:
• تحديد أهداف محددة.
• تتبع الميزانية.
• أتمتة العمليات.
• مواكبة التكنولوجيا.
• تفويض المهام.
تحديد أهداف محددة:
يركز الكثيرون في إدارة الأعمال الصغيرة على المهام اليومية والتأكد من المخزون، جنباً إلى جنب مع الحفاظ على سعادة العملاء والاهتمام بالأموال، في هذا الجانب أنوه إلى ضرورة عدم السماح لهذا العمل اليومي بأن يطغى على الأهداف المحددة وطويلة المدى، من هنا وجب وضع أهداف ملموسة وقابلة للقياس ومحددة بإطار زمني والتحقق بانتظام من تنفيذها، فهي المقياس للنجاح.
تتبع الميزانية:
الميزانية هي أداة ضرورية لتخطيط النفقات المتوقعة والاستعداد للصعوبات التي لا مفر منها في عالم الأعمال، والتأكد من بقاء المشروع على المسار الصحيح.
رائد الأعمال الناجح ينبغي أنّ يكون متنبهاً للحالة المالية لمشروعه، حتى يتحقق من أنه في وضع آمن ومستقر، فالميزانية هي وثيقة هامة ينبني عليها نمو احتياجات الأعمال وسد حاجة المتغيرات، لذا يُفضل إعادة تقييم الميزانية وإجراء التعديلات الضرورية بشكل دوري، سواءً كان شهرياً أم أسبوعياً.
أتمتة العمليات:
يُقال بأنّ الوقت يُعادل المال، وهذا صحيح خاصةً عندما تدير شركة صغيرة ولديك قدر محدود من الوقت للتعامل مع جميع العمليات اليومية، يُنصح في هذا السياق الاستفادة من الأتمتة لزيادة كفاءة العمل، هنا يمكنك اختيار التطبيقات والبرامج المناسبة لمجال عملك من أجل تسجيل الجداول الزمنية وتتبع المخزون وإدارة الأموال ورصد قائمة المهام، ما يُسهّل تتبع المهام العاجلة والتخطيط للأيام المزدحمة، وبالتالي توفير الكثير من الوقت والتركيز على الصورة الكبيرة وأهداف المشروع. ويُمكنك أيضاً معرفة بعض النصائح التي تُحسن سير العمل في المنظمة.
مواكبة التكنولوجيا:
في هذا العصر، يتوقع العملاء من جميع الشركات أن تتبنى التكنولوجيا الحالية لجعل تجربة المستهلك أفضل وأسرع، فالتأكد من أن علامتك التجارية تنال إعجاب العملاء، جزء من إدارة الأعمال الصغيرة، وهذا يعني الحفاظ على موقع ويب عالي الجودة وتقديم نفس المستوى من التكنولوجيا الذي يقدمه منافسوك من أجل الحفاظ على سعادة العملاء. على سبيل المثال، لنفترض أنك تدير مركزاً يقدم خدمات معينة، فلا بد من التفكير في إعداد موقع ويب، حتى يتمكن العملاء من تحديد المواعيد عبر الإنترنت، كذلك معرفة آرائهم من خلال الاستبانة عبر الموقع أو التطبيق الذكي، فهذا الأمر يسهل لك التحدث إلى العملاء ومعرفة احتياجاتهم وما إذا كانوا يرغبون بشيء لا يوجد في مشروعك ويُمكنك تطبيقه.
تفويض المهام:
لا تقتصر إدارة المشروعات الصغيرة على إدارة أعمال المشروع وحسب، بل يجب أيضاً إدارة الموظفين بفاعلية، وتفويض بعض المهام إليهم، حتى توفر على نفسك الكثير من الوقت وهدر الطاقة، كذلك فإنّ هذا الأمر يضمن لك تأدية المهام بكفاءة عالية وإتقان، وفي هذا السياق لا بأس بتدريب الموظفين، حتى يصبحوا مستعدين لتحمل أجزاء من مسؤولية العمل، جنباً إلى جنب مع التعاقد مع المستقلين واعتماد سياسة العمل عن بُعد إذا كانت ميزانية المشروع محدودة جداً.
يُمكنك أيضًا الاطلاع على بعض الاستراتيجيات المساعدة لتصبح الشركة الصغيرة أقوى.
