لرواد الأعمال: اطلعوا على سر تعثر الشركات والمشاريع وفق خبراء

يتفق خبراء إدارة المشاريع على أن أغلب المشاريع والشركات تسقط لأنها لا تطبق القاعدة العلمية للعمل، فأي مشروع لابد وأن يكون لدى مؤسسه وعي كافٍ لتنظيمه وإدارته وأن يكون على اطلاع على كل ما يرتبط بهذا المشروع، وهنا يأتي دور الخطة التشغيلية.
ولتوضيح هذا الأمر استشرنا الخبير في تحليل المنظمات والتخطيط التشغيلي والاستراتيجي، نشأت الدكليلي، والذي أكد لنا بناءً على خبرته التي تزيد عن 12 سنة في هذا المجال أن "الخطط التشغيلية هي الأهم على الإطلاق بالنسبة للمشاريع وإنشاء الشركات، والخطأ الكبير الذي ترتكبه 90% من الشركات هو عدم توفر خطة تشغيلية".

أربع مراحل للمشروع:

بداية عدد الخبير في تحليل المنظمات والتخطيط التشغيلي والاستراتيجي المراحل الأساسية التي لابد للمشروع أن يمر بها، قائلاً:

كل مشروع لابد وأن يمر بأربع مراحل أساسية:

• مرحلة جمع المعلومات.
• التخطيط والدراسات.
• الإعداد والإنشاء.
• الانطلاقة والتنفيذ.

مرحلة جمع المعلومات:

في توضيح هذه المرحلة أشار الدكليلي إلى أنه: "في أي مجال من المجالات، السوق العالمي مقسم الآن إلى ثلاثة أقسام: صغرى – وسطى – عظمى، فبداية عندما أجد فكرة للمشروع عليّ أن أدرس إمكانياتي في المنافسة، هل هي ضمن الدائرة الصغرى أو الوسطى أو العظمى؟ فمثلاً إذا كانت إمكانياتي المادية تسمح بأن أنافس ضمن الدائرة الوسطى، أول أمر عليّ القيام به هو جمع المعلومات وأحدد من هم المنافسون الثلاثة الأقوى في منطقتي، ثم أحاول التواصل مع هؤلاء المنافسين بشكل مكثف ومعمق للتعرف إلى تجربتهم وأبدأ من حيث وصلوا هم".

مرحلة التخطيط والدراسات:

تحدث الخبير عن كيفية استثمار ما تم جمعه من معلومات قائلاً: "المشروع ليس عبارة فقط عن بيع وشراء، بل هناك أركان إدارية خمسة أساسية لأي مشروع مهما كان بسيطاً، لذا أسقط ما جمعته من معلومات على قاعدة الأركان الخمسة".
وهذه الأركان وفق قوله هي:

• إدارة تقنية المعلومات.
• الإدارة المالية.
• إدارة الإنتاج والمنتج والجودة والتي تطلق عليها بعض المدارس إدارة العمليات.
• إدارة الموارد البشرية HR.
• إدارة التسويق.

وأشار إلى آلية الاستفادة من المعلومات قائلاً: "عندما أجمع معلومات عليّ أن أجمع معلومات شاملة تطال كل هذه الجوانب، فأدرس تعامل المنافسين مع الموظفين، والميزانيات التي يضعونها للمشاريع، وأسعّر المنتجات وغير ذلك، ثم آخذ كل المعلومات وأصنفها وفق الأركان الأساسية، فما هو متعلق بنظام العمل والبرامج والتقنيات يذهب إلى ركن تقنية المعلومات، وما هو متعلق بالتكاليف والميزانيات يذهب إلى ركن الإدارة المالية، وما يتعلق بنوع المنتج ومواصفاته يذهب إلى إدارة الإنتاج، وما يتعلق بأوضاع الموظفين وتخصصاتهم وعددهم والإدارات وهيكلية العمل يذهب إلى ركن إدارة الموارد البشرية، وما يتعلق بالخطط الترويجية للمنتج أو الخدمة أو الفعاليات والأنشطة التسويقية يذهب إلى الركن الذي أسميه بـ "الجناح العسكري" لأهميته، وهو ركن "التسويق". وأضاف: "من خلال إسقاطي للمعلومات التي جمعتها عن المنافسين على الأركان الإدارية الرئيسية بت أعرف أموراً مهمة جداً وهي:

• نقاط القوة.
• نقاط الضعف.
• التهديدات.
• الفرص.

هنا أكد الدكليلي أن: "صاحب المشروع الذي يركز في التهديدات والفرص يضيع وقته ومجهوده وأمواله، ولا يحقق نتائج تذكر، الأهم والأفضل هو التركيز على نقاط القوة والضعف بنسبة 85% بينما 15% فقط على التهديدات والفرص"، وأضاف: "أنا كساعٍ لتأسيس مشروع أو كصاحب عمل ناشئ عليّ أن آخذ كل نقاط القوة التي اطلعت عليها عند المنافسين وأحرص على تواجدها كلها في مشروعي، وأدرس بعض نقاط الضعف التي تتواجد عند المنافسين الثلاثة الذين كانوا محور دراستي وبحثي، وأحاول أن أمنع تواجدها في مشروعي من البداية، بالنسبة لنقاط القوة عليّ أن أحولها إلى ما يسمى "الهدف الذكي" The smart goal ويجب أن يكون هدفاً معلوم الكم والزمن والنوع، كذلك نقاط الضعف أبحث خلالها عن الهدف لوضع الخطة التشغيلية التي تقوم على كل الأركان الإدارية التي ذكرناها سابقاً، وبناءً على هذه الخطة التشغيلية تتحدد نسبة نجاح المشروع، فكلما كانت متقنة ومستوفية لكافة الأركان زادت نسبة النجاح".

مرحلة الإعداد والإنشاء

قال الخبير: " في هذه المرحلة يجب أن أعرف ما الذي أحتاجه بالضبط، أحتاج لهيكل إداري يتضمن مديراً عاماً ومساعداً إدارياً له، وموظفين يتولون مختلف المهام الأخرى، ويمكن أن أوظف شخصاً مسؤولاً عن ركنين من أركان الإدارة إذا ما كانت لديه القدرات والمهارات، فمثلاً يمكن أن أوظف محاسباً، لكن لديه خبرة في إدارة الموارد البشرية، فيمسك بالإدارتين المالية والموارد البشرية، المهم أن أكون حريصاً كصاحب المشروع على توفير الأركان الخمسة، وأبدأ بتطبيق كل تفاصيل الدراسات".
وبالحديث عن الهيكل الإداري نعرفكم إلى مسمى الرئيس التنفيذي والدور والمهام والصفات التي يجب أن يتحلى بها.

مرحلة الانطلاقة والتنفيذ

بعد مرحلة الإعداد والإنشاء نصل إلى مرحلة الانطلاقة، وعن هذه المرحلة ذكر الدكليلي: "بعد أن أنجزت مرحلة التوظيف ووضع النماذج وهيكلية العمل والربط بين الأقسام، وبات لدي هذا المتوقع الذي حصلت عليه في مرحلة الدراسات والتخطيط، وهنا تصبح إدارة هذه المنظمة أو هذا المركب سهلة جداً، لأنه باتت عندي مؤشرات الأداء والقياس، التي أتمكن من خلالها أن أقيس وأصحح وأعدل وأغير، بما يخدم مصلحة المشروع، وبالتالي الذهاب نحو مرحلة الواقع والانطلاقة الفعلية للمشروع".

خارطة طريق للعمل

في نهاية حديثه أشار خبير إدارة المشاريع إلى أن: "أغلب أصحاب المشاريع ينجزون مرحلتين فقط من المراحل يقرر الدخول إلى مجال ما ويجد الفكرة ثم يذهب فوراً إلى مرحلة، فيبدأ الإعداد والإنشاء بالتوظيف والتنفيذ من دون أن يقوم بجمع المعلومات ومتخطياً أيضاً مرحلة التخطيط والدراسات ، وعندما يأتي إلى مرحلة الانطلاقة يبدأ بعملية الفعل وردة الفعل، وهذا يعني أنه لا يقوم بعملية إدارة صحيحة تضمن نتائج ثابتة وواضحة لأنه ليس لديه خارطة طريق للعمل"، واختتم قائلاً: "مرحلة التخطيط والدراسات تشمل المتوقع، بينما تمثل مرحلة الانطلاقة والتنفيذ الواقع الفعلي".

في الختام هل تعرفون ما هو هيكل التكاليف؟ ولماذا يُعد مهماً ضمن نموذج العمل؟