خطوات فعالة لحل المشكلات في مكان العمل

حلّ المشكلات هو جزء من عمل الجميع في الشركة، سواء كان مديراً أو مبتدئاً؛ فقد يحلّ مدير المشروع المشكلات لعملائه وأعضاء الفريق، بينما قد يحلّ المساهمون الأفراد المشكلات لأنفسهم أو لزملائهم في العمل. وبالتالي، من المهم لكل موظف فهم عملية حل المشكلات وتطوير مهارات حل المشكلات. إذا كنت تبحث عن ترقية وظيفية وشغل دور إداري، فيجب أن تتقن هذه العملية.

ما هو حل المشكلات؟

حل المشكلات هو فهم التحدي والتصرّف السليم في المواجهة؛ اعتماداً على نوع المشكلات في العمل ومدى تعقيدها، قد تتضمن الحلول استخدام العمليات الحسابية، واختبار مهارات التفكير النقدي لديك. عندما يتحدّث أصحاب العمل المحتملون عن حلّ المشكلات، فهم يحاولون عادةً قياس قدرات الموظّف ومهاراته في التعامل مع المواقف الصعبة ومشكلات العمل المعقّدة. يقدر جميع أصحاب العمل تقريباً مهارة حل المشكلات، ويسعون إلى الحصول على موظفين يتملّكون هذه السمة من أجل المساعدة في عملية صنع القرار في العمل اليومي للشركة.

تابعوا المزيد: طرق لتحسين العمل تحت الضغط

خطوات حلّ المشكلات

1. تحديد المشكلة

قم بتحليل الموقف، بعناية، لمعرفة المزيد عن المشكلة؛ قد تنطوي حالة واحدة على مشكلات عدة، وبالتالي عليك تحديد كل مشكلة ومسبباتها، مع محاولة توقّع سلوك واستجابة الأشخاص المتأثّرين بالمشكلة. وبناءً على ملاحظتك الأوّلية، قم بالخطوات الآتية لتحديد المشكلة بدقة أكبر:
• فصل الحقائق عن الآراء.
• تحديد العمليّة التي واجهت المشكلة خلالها.
• تحليل سياسات الشركة والإجراءات فيها.
• المناقشة مع أعضاء الفريق المشاركين من أجل جمع المزيد من المعلومات.
• تحديد المشكلة بعبارات مُحدّدة.
• جمع المعلومات الضروريّة المطلوبة لحلّ المشكلة.
أثناء تحديد المشكلة، من الهامّ التركيز عليها بدلاً من محاولة إيجاد الحلّ في هذه المرحلة. مثلاً، تركّز عبارة "نحتاج إلى إعادة كتابة وثائق التدريب" على الحل بدلاً من المشكلة. لكن، يعتبر قول "مستندات التدريب غير متسقة" طريقة أفضل لتحديد المشكلة. واعتماداً على مدى تعقيد المشكلة، قد ترغب في استخدام أدوات، مثل: المخطّطات الانسيابية ومخططات السبب والنتيجة، لتحديد المشكلة وأسبابها الجذريّة.

2. تحديد الحلول البديلة

قم بجلسة "عصف ذهني" لكل الطرق الممكنة لحل المشكلة؛ اطلب الاقتراحات من كل الأشخاص المتأثرين بالمشكلة، مع استشارة أولئك الذين قد يكون لديهم خبرة أكبر في نوع التحدي الذي تواجهه. يمكنك أيضًا استخدام الاستطلاعات ومجموعات المناقشة لتوليد الأفكار.
ضع النقاط الآتية في الاعتبار، أثناء استكشاف البدائل:
• الجوانب التي يمكن أن تبطئ عملية حل المشكلة الحالية.
• ضرورة التوافق بين الأفكار والأهداف والغايات ذات الصلة.
• مشاركة الجميع في عملية توليد الأفكار.
• التفريق بين البدائل قصيرة المدى وطويلة المدى.
• كتابة كل الحلول المقترحة، وفي هذا الإطار يستحسن أن يكون لديك ما لا يقلّ عن خمسة حلول إلى ثمانية منها لكل مشكلة.

3. تقييم الحلول

لمجرّد أن يكون لديك قائمة بالبدائل، عليك تقييم النتائج الإيجابيّة والسلبيّة لكلّ بديل، مع تحليل ومقارنة البدائل لناحية الموارد المطلوبة لتنفيذها، بما في ذلك الوقت والبيانات والموظفين والميزانيّة.

4. الحلّ؟

بعد الفراغ من عمليّة التقييم، حدّد الحلّ الأكثر احتمالاً للمشكلة، وضع في اعتبارك إلى أي مدى يلبي الحل الأهداف الآتية:
• حل المشكلة بسلاسة، من دون التسبب بمشكلة أخرى.
• مقبول من كلّ المعنيين.
• عملي وسهل التنفيذ.
• مُتناسب مع سياسات الشركة والإجراءات فيها.

5. تنفيذ الحل المختار

تتضمن الخطوة التالية تنفيذ الحل المختار، وفق الآتي:
• وضع خطة عمل لتنفيذ الحلّ المختار.
• تحديد الأهداف، مع تقسيمها إلى أهداف أصغر قابلة للقياس لرصد التنفيذ.
• تحديد الجداول الزمنيّة للتنفيذ.
• نقل الخطّة إلى المعنيين.
 

6. رصد التقدّم وإجراء التعديلات

تأكّد من قياس التقدّم باستمرار لضمان نجاح الحلّ. وفي هذا الإطار، يفيد جمع البيانات والتعليقات من الآخرين لتحديد ما إذا كان الحلّ يلبي احتياجاتهم. إلى ذلك، قد تحتاج إلى إجراء تعديلات على العملية إذا ظهر أي أمر غير متوقع. إذا لاحظت أن الحل لا يعمل كما هو مخطط له، فقد تحتاج إلى حلّ بديل، وتنفيذ خطّة جديدة.

تابعوا المزيد: طرق سهلة لزيادة إنتاجيتك