لطالما عُدت الرسالة أحد الفنون الأدبية العربية الرصينة والتي أبدع فيها الأدباء والمثقفون؛ حتى بلغ أدب الرسائل مكانة كبيرة بين مختلف الأجناس الأدبية، وعلى الرغم من شيوع التكنولوجيا في المجتمع السيبراني الذي يحيط بنا ويحركه البريد الإلكتروني، نادراً ما تظهر الحاجة إلى كتابة خطاب رسمي. ومع ذلك، لا يزال من الضروري في بعض الأحيان تقديم خطاب رسمي؛ للحصول على المعلومات؛ للتقدم لبرنامج أكاديمي أو وظيفة، لكتابة رسالة شكوى، أو ببساطة للتعبير عن رأيك بطريقة فعالة ومتماسكة. سيدتي التقت د. نبيال رياض سمير الفضل أستاذة الأدب العربي بكلية الآداب؛ لتحدثك عن كيفية كتابة خطاب رسمي.
تقول د. نبيال لسيدتي: لطالما كانت الرسائل مصدراً مهماً لمعلومات السيرة الذاتية، وأداة قوية للمؤرخين من جميع الأنواع. إنها تسمح للقارئ بإلقاء نظرة خاطفة خلف الستار، والرسالة هي أحد الفنون الأدبيّة التي عرفها العرب في قديم الزمان، وتعني نقل معلومة مُعيّنة بأسلوب مُعيّن، عبر وسيلة معينة تتّطور مع تطور الزمن.
• نصائح لكتابة خطاب رسمي
1. كوني موجزة ومحددة
- حددي الغرض من رسالتك الرسمية في الفقرة الأولى ولا تحيدي عن الموضوع.
- حاولي تجنب اللغة المنمقة أو الكلمات الطويلة.
- اجعلي الخطاب قصيراً ومباشراً.
- تذكري أن الكتابة القوية موجزة.
- يجب ألا تحتوي الجملة على كلمات غير ضرورية، ولا يجب أن تحتوي الفقرة على جمل غير ضرورية، هذا لا يعني اختصار الجمل تماماً أو أن تتجنبي الحديث عن التفاصيل، ولكن تحدثي باختصار ما أمكن، فكل كلمة يجب أن تخدم غرضاً. ضعي في اعتبارك أي الكلمات ضرورية وأيها ليست كذلك.
2. استخدمي أسلوباً مناسباً
- يجب كتابة خطاب العمل أو الخطاب الرسمي بنبرة أكثر رسمية من لغتك اليومية.
- تجنبي العامية أو المصطلحات؛ الحديث عن نفسك بشكل مباشر.
- كوني مهذبةً ومحترمةً لأقصى الحدود، حتى لو كان خطابك بغرض الشكوى.
3. التدقيق اللغوي
- التدقيق اللغوي مهم جداً. بمجرد كتابة رسالتك الرسمية، تحققي من القواعد النحوية والإملائية بعناية.
- يمكنك الاستعانة بالمدقق الإملائي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، ثم أعيدي قراءة الرسالة بنفسك، حيث لن يتمكن المدقق الإملائي من اكتشاف كل خطأ.
- استخدمي القاموس إذا لزم الأمر. تحققي من القواعد النحوية وعلامات الترقيم؛ للتأكد من صحتها وتأكدي من اكتمال الجمل.
- إنها لفكرة جيدة أن يقوم شخص آخر بمراجعة خطابك الرسمي، حتى بعد قيامك بذلك؛ لأنه من السهل التغاضي عن الأخطاء في شيء قرأته عدة مرات. إذا كان هذا الخطاب الرسمي مهماً فالأخطاء الإملائية ستقلل من تأثير العبارة أو الانطباع الذي تحاولين تكوينه لدى المتلقي أو القارئ.
4. استخدمي التنسيق المناسب والعرض التقديمي
- تذكري أن الانطباعات الأولى تدوم. استخدمي ورقاً عالي الجودة ومغلفاً مطابقاً لخطابك الرسمي.
- تأكدي من أن المتسلم موجه بشكل صحيح وأن اسمه مكتوب بشكل صحيح.
- لا تنسي توقيع الخطاب!
تابعي المزيد: أصول الشكوى الرسمية من تصرّفات الزملاء
• كيفية تنسيق خطاب رسمي
تقول د. نبيال لسيدتي: سيساعدك الالتزام بالشكل القياسي لكتابة الرسائل الرسمية الجيدة، وتقديم رسالتك بشكل جذاب على ضمان أن ينظر المتسلّم إلى أفكارك بجدية ويعطيها الاهتمام والاهتمام الذي تستحقه.
فيما يلي بعض عناصر الرسالة الرسمية:
- العنوان : وهو أول عناصر الرسالة، والذي دونه لن تصل الرسالة إلى صاحبها خاصّةً إن كانت مرسلة عبر البريد العادي وليس البريد الإلكتروني.
- المرسَل إليه: وهو الشخص الذي تُرسل الرسالة إليه، و يجب أن يتم ذكر اسمه، ولقبه ومنصبه.
- الشخص المُرسِل: هو الذي يدون الرسالة أو يكتبها، ويجب أن يذكر اسم صاحب الرسالة كاملاً.
- التحيّة: وهي افتتاحيّة الرسالة، تتضمن إلقاء السلام وبعض الكلمات اللّطيفة.
- عنوان الرّسالة: لابد من كتابة عنوان الرسائل الرسمية.
- مُقدّمة: وتتضمن مختصر الموضوع؛ حيث يجب أن يتم التمهيد والتقديم للفكرة الرئيسية.
- موضوع الرسالة: هو الجزء الأهم من عناصر الرسائل، فهو الذي يحمل الموضوع نفسه، والفكرة الرئيسية التي تمت من أجلها كتابة الرسالة.
- خاتمة الرسالة تتضمن مضمون الرّسالة، وإذا كان هناك طلب من وراء هذه الرسالة فإنّه ينبغي أن يتم ذكر هذا الطلب في نهاية الرسالة، أو يتم ذكر التوصيات بأدب ولطف، وأن يبتعد الكاتب عن صيغة الأمر.
- التوقيع: يكون بنهاية الرسالة، والتوقيع يكون باسم مرسل الرّسالة.
- التاريخ: يجب تدوين التاريخ الذي تمّ فيه إرسال الرسالة.
تابعي المزيد: رسائل من الشاطئ الآخر كتاب يعيد تسليط الضوء على أدب الرسائل
