في الحياة المهنية؛ من الهامّ إعداد خطاب الاستقالة من العمل، بصيغة تحافظ على الاحترافيّة، مهما كان الموقف الذي يدفع بالمرء إلى الاستقالة. في السطور الآتية، مجموعة من النصائح والإرشادات المتعلقة بطريقة كتابة خطاب الاستقالة، بشكل سليم.
طرق مساعدة في كتابة خطاب الاستقالة
يُطلع المستشار والمرشد المعتمد في تأسيس روّاد الأعمال والملكيّة الفكريّة في "منشآت" وعيادات الأعمال أحمد العمودي القرّاء، في الآتي، على بعض النصائح المتعلقة بآلية كتابة خطاب الاستقالة:
- ذكر اللقب المناسب لمن يوجّه الخطاب إليه، بالإضافة إلى اسمه ومنصبه.
- كتابة اسم الشركة التي تتمّ الاستقالة منها بشكل صحيح.
- استهلال الخطاب بإلقاء التحية.
- ذكر سبب الاستقالة بشكل مختصر ومقنع، من دون الدخول في التفاصيل.
- التأكيد على ضمان استمرارية العلاقة الجيدة مع المدير وفريق العمل.
- شكر الإدارة على إتاحتها فرصة العمل، مع ذكر التطوّرات المهنيّة التي اكتسبها الموظّف المستقيل.
- تدوين اسم مقدّم الطلب والرقم الوظيفي، مع التوقيع.
من جهةٍ ثانيةٍ، يشدّد العمودي على أهمّية تجنبّ ذكر أي سلبيات متعلقة بالعمل أو فريق العمل في خطاب الاستقالة أو عقد المقارنات بين بيئة العمل وغيرها من بيئات العمل أو كتابة ألفاظ توحي بالتهديد أو أي عبارات جارحة. ويلفت العمودي إلى أهمّية أن يخلو الخطاب من الأخطاء اللغويّة والإملائيّة.
نصائح قبل كتابة خطاب الاستقالة.. وبعدها
يوصي العمودي الموظّف الراغب في تقديم الاستقالة من العمل بكتابة قصّة إيجابيّة متعلّقة برحلته في الشركة، مع مراعاة النقاط المذكورة آنفًا. ثمّ، يجدر بالموظّف، بعد الموافقة على استقالته، الحصول على المستحقات المالية وفق نظام العمل ولائحة حقوق الموظف، مع شهادة الخبرة.
ويقدّم العمودي بعض النصائح المتعلقة بالاستقالة:
1. ينبغي عدم التعجل في تقديم الاستقالة بل دراسة القرار من نواحيه كافّة.
2. قبل الشروع في كتابة الخطاب، يجب إطلاع المدير (أو الرئيس المباشر) أوّلًا بقرار الاستقالة.
3. يكتب خطاب الاستقالة باللغة الرسمية الخاصّة بالتعاملات في الشركة، وبأسلوب مميّز.
4. قبل مغادرة الشركة (أو المؤسّسة)، لا بدّ من الحرص على إنهاء متطلبات العمل، ونقل المعرفة أو أي معلومات مطلوبة من الموظّف.
5. لا بدّ من الاستعداد لجلسة نقاش حول الاستقالة.
6. يجب الحرص على ترك أثر ايجابي في بيئة الشركة، مع إرسال رسالة وداع إيجابية لجميع الموظفين.
الجدير بالذكر أن موقع الشركة العالميّة Robert Half لاستشارات الموارد البشرية ينبّه كلّ موظّف إلى ضرورة الحفاظ على الدبلوماسية في نصّ الخطاب، حتّى لا يتحول الأخير إلى قائمة بالمظالم، فقد تسنح الفرصة بعد ذلك للعمل مرة أخرى مع الشركة، وذلك في مرحلة تالية من الحياة المهنيّة. من دون شكّ، سيحتاج الموظّف عندئذ إلى المدير أو صاحب العمل ليكون مرجعًا له، الأمر الذي يحتّم إبقاء رسالة الاستقالة متفائلة ولبقة.
