اجتماعات العمل بين التخطيط الجيد.. ومضيعة الوقت

خلصت مجلة الأبحاث MIT Sloan Management Review في نتيجة بحث نشرته إلى أن 50% من وقت اجتماع العمل فعّال غالبًا، فيما النصف الثاني منه يعرقل إنتاجية الموظفين، إذ من المؤسف أن الكثير من المدراء لم يتلقوا تدريبًا يُساعدهم على إدارة اجتماعات العمل بكفاءة حتى يتمكنوا من خلالها بالحصول على أقصى استفادة ممكنة.

التخطيط الجيّد لاجتماع العمل

التخطيط الجيد هو بمثابة أداة تحد من إهدار الوقت في اجتماع العمل؛ يتمّ التخطيط بوساطةالطرق السهلة الآتية، حسب موقع تطبيق ومنصّة Asana لإدارة الأعمال:

• تحديد الغرض والهدف من الاجتماع: عوضًا عن وضع جدول أعمال سريع، تفيد كتابة جدول أعمال محدد، قبل الاجتماع، ما يوفر الوضوح للحضور ويبقي الجميع على المسار الصحيح. أضف إلى ذلك، لا مناصّ من تحديد أوقات للمواضيع الواردة في جدول الأعمال، تلافيًا لهدر الوقت في نقاش موضوع واحد، مع التأكد من البقاء على اطلاع بالوقت للانتقال إلى الموضوعات الأخرى.

• مشاركة جدول الأعمال قبل الاجتماع: يجب إرسال جدول الأعمال، مع الدعوة إلى الاجتماع، ما يختصر الكثير من الوقت، علمًا أن إرسال جدول للأعمال مع الدعوة سيمنح بعض الأشخاص الإذن بالانسحاب إذا كانت موضوعات الاجتماع لا تتوافق مع أهدافهم ومتطلبات عملهم. أضف إلى ذلك، يمكن جعل الحاضرين يتعاونون ويضيفون بعض العناصر التي يرونها ضرورية إلى الجدول قبل الاجتماع، ما يوفر فرصة للاستعداد لمناقشة الموضوعات الجوهرية.
• المجتمعون: إذا كان نصف جدول الأعمال ينطبق على ثلاثة موظفين من أصل 15 حاضرًا، من الهامّ إعادة التفكير في جدول العمل أو قائمة الحاضرين.
• تحديد عناصر العمل: بعد إطلاع مدير الاجتماع الحاضرين على القرارات، ومناقشتها من المجتمعين، يجدر بمدوّن الملاحظات تسجيل القرارت، مع المواعيد النهائية لتنفيذها، واسم المسؤول عن كل مهمّة والتواريخ الهامة الأخرى في كل عنصر عمل.

3 أساسيّات في اجتماع العمل المثمر

يُعدّد موقع شركة البرمجيّات الأُسترالية Atlassian، بدوره، 3 أساسيّات في اجتماع العمل المثمر، هي:
1 تجنّب جدولة اجتماع العمل خلال ساعة غداء أحد المدعوين أو في وقت متأخر، أمّا إذا اقتضت الضرورة عقد الاجتماع في الحالتين المذكورتين، فإنّه ينبغي الحصول على موافقة مسبّقة من المدعوين، لأن تركيز الموظفين أو المشاركين في الاجتماع يضمن طرح الأفكار الخلّاقة وحل المشكلات التي تواجه العمل واقتناص الفرص.
2 يُفضّل حضور المدعوين أي اجتماع من دون الهواتف المحمولة و"اللابتوبات"، حتى لا تعمل الأخيرة على تشتيت الانتباه، بخاصّة مع بروز إشعارات البريد الإلكتروني التي تستدعي القلق!

3 يقضي الاجتماع الفعّال والمثمر بالوصول إلى أفكار إبداعية، الأمر الذي يحتّم الترحيب بالاختلاف، وذلك حتّى يشعر الأفراد الذين يمتلكون أفكارًا مختلفة بالراحة في التعبير عنها، وعدم الخوف من إنهاء مسيراتهم المهنية أو إلحاق الضرر بهم. يُساهم ما تقدّم في بناء الثقة بين المشاركين في اجتماع العمل، كما في جعل الأخير فعّالًا.