أن ترتيب أولوياتنا يُعد أهمية قصوى في الحياة وذلك حتى يمكننا تخطي العقبات التي يمكن أن تعترض طريقنا للنجاح، فمعظمنا قد يُعاني أحيانًا من ضياع الوقت بدون أن يشعر، مما يؤثر على إنتاجيته و جودة عمله في أي شيء يفعله.
يقول محمد صابر الباحث في التنمية البشرية وتطوير الذات لسيدتي: دائما ما نعاني من مشكلة التعامل مع الوقت بشكل فعّال، والذي يترتب عليه أن نفقده، وبالتالي لا نتمكن من تحقيق الفاعلية في إنجاز المهام ذات الأولوية، ويكمن الحلّ لهذه المشكلة في إدارة الوقت وترتيب الأولويات، وهو مبدأ بسيط، إذ كلّ ما علينا فعله هو كتابة المهام التي يتعيّن عليك تنفيذها قبل غيرها.
يقول صابر: الرئيس "دوايت ايزنهاور" كان رئيسا لأمريكا لفترتين، وكان إدارياً ناجحاً ومفكراً مميزاً، وأحد أهم ما ينسب إليه من الرؤى الإدارية الناجحة لإدارة المهمات، ما يطلق عليها "مصفوفة أيزنهاور" والذي سيفيدنا كثيرا لترتيب مهامنا حسب الاولويات.
• كيف أرتّب واخطط لأولوياتي طبقًا لمصفوفة آيزنهاور
يقول صابر: حسب آيزنهاور يتم التخطيط والتحديد عبر أربعة أقسام يتم وضعهم في أربعة خانات
1- الأمور العاجلة ليست دائماً هامة، وإن كانت كذلك ففوضّ الآخرين لتنفيذها
2- الأمور الهامة ليست دائماً عاجلة وإن كانت كذلك أعد لها جدول زمني لاحق
3- الأمور العاجلة والهامة هي اهم مايجب ان يشغل بالك الان لتنفيذه
4- الامور الغير عاجلة والغير هامة احذفها من حياتك الان (هذه الخانة لا تحتاج لتدخلك، ما بدخلها يعني أنه مضيعة وقتٍ وطاقة).
يقول صابر: لا تقم بأي شيء يمكن التخلص منه، فبعد عملية التصفية، سيكون هناك أمورمثل مشاهدة مسلسل، أو زيارة كل حساباتك الاجتماعية لقراءة كل التحديثات عليها وما شابه وهذه الامور غير هامة، وهذا ماجاء في جدول إيزنهاور لتحديد الأولويات وما يُسمّيه ستيفن كوفي صاحب كتاب إدارة الأولويّات بالبوصلة ، فالشيء الأهم والعاجل لابد أن يُعطى الأولوية ثم يأتي بعده الأقل فالأقل منه وهكذا دون تضييع الوقت والجهد.
تابعي المزيد: خطوات التخطيط للنجاح
• نصائح لترتيب مهامك حسب الاولوية من كتاب ادارة الأولويات
- دوّن كل شيء :
يجب تدوين المهام الشخصية والمهام المهنية. كل الأمور التي يتوجّب عليك القيام بها باحتراف ترتيب الأولويات وهذا سيمكنك من إنجاز الكثير من الأمور في الوقت المناسب في كتابة قائمة بكلّ الأمور التي يتوجّب عليك القيام بها
- ابدأ بكتابة إحدى هذه الكلمات الأربعة بجانب كلّ مهمّة ستقوم بها :
إنجاز: بجانب المهام المستعجلة الأكثر أهمية.
تأجيل: بجانب المهام التي يمكن أن تتأخر قليلاً.
توكيل: بجانب المهام التي يمكن لشخص آخر غيرك القيام بها.
إلغاء: بجانب المهام التي ليست ضرورية الآن.
وإن لم تتمكّن من تحديد طبيعة كلّ مهمّة بعد، فلا تقلق، لا يزال هنالك طرق أخرى تساعدك في تحقيق هذا الأمر.
- قيّم أهدافك طويلة المدى
انظر في أهدافك الأكبر بعيدة المدى، وكذلك في العمل الذي تحتاج إلى القيام به لتحقيق تلك الأهداف.
- كن واقعيًا
على الرغم من كلّ جهودك لإنجاز أعمالك في الوقت المناسب كن مرنًا وواقعيًا حول ما يمكنك فعله. في حال وجدت نفسك مشغولاً للغاية وغير قادر على إتمام جميع المهام الموكلة إليك، راجع مجدّدًا قائمة أولوياتك وحدّد منها ما يمكن تأجيله أو توكيله لشخص آخر أو حتى إلغاؤه.
- ضع مواعيد واضحة لتسليم مهامك
ليكن لديك رؤية واضحة لمواعيد التسليم النهائية للمهام، وعندما لا يكون هناك مواعيد تسليم مطلوبة رسمياً، قم بوضعها من تلقاء نفسك.
- توقّف عن تفقّد بريدك الإلكتروني باستمرار
احرص على ألاّ يكون تفقّد البريد الإلكتروني هو أوّل ما تقوم به صباحًا عندما تصل إلى عملك، لأنك بهذه الطريقة تضيّع الكثير من وقتك في الردّ على الآخرين وحلّ مشاكلهم بدلاً من التركيز على أهدافك ومهامّك.
- استفد قدر الإمكان من التكنولوجيا المتاحة لك
استفيد منها وسخّرها لخدمتك. اختر من التطبيقات المتاحة ما تراه مناسبًا لك، واستعن به في ترتيب مهامّك وتتبعها
- التخلّص من المُعيقات الجانبية
تخلص من اي معيقات تعترض طريقك ، خذ ورقة وقلمًا، واكتب 25 هدفًا ترغب في تحقيقه على المدى البعيد أو القصير. ضع دائرة حول أهمّ خمسة أهداف بالنسبة إليك هذه الأهداف الخمسة هي ما يجب عليك البدء في العمل نحوه.
- خصص وقتا للراحة
لا ترهق نفسك بالعمل طوال اليوم دون وقت للراحة فهو أمر مرهق جدا لك فيُفضّل أن تنال وقتا من الراحة في اليوم لمدة 10 إلى 15 دقيقة بعد كل ساعة عمل متواصلة، وذلك لفصل مجهودك الذهني عن العمل لفترة لكي تعود إلى تركيزك، وتذكردائما أن الغرض من تحديد الأولويات هو استهلاك الوقت للعمل على المهام المهمة، تلك المهام التي ستصنع الفارق على المدى الطويل وستقودك في الاتجاه الصحيح .
تابعي المزيد: كيف تتخلصين من الاهتمامات المبعثرة؟
