كيف تقولين "لا" في العمل عبر رسالة إلكترونيّة؟

يُمثّل البريد الإلكتروني أداةً احترافيّةً ويستهلك الكثير من أوقات الموظفين، إلّا أن "الإيميل" قد يسهّل في بعض الأحيان الردّ على الطلبات المختلفة والدعوات، في ظلّ جدول الأعمال "المزدحم"، عوضًا عن الاجتماع شخصيًّا بالآخرين.. فما هي الصيغ المناسبة لرفض طلب محدّد في العمل أو دعوة متعلّقة عبر رسالة إلكترونيّة؟

طريقة كتابة "إيميل" الردّ على الطلبات المهنيّة

في السطور الآتية، بعض صيغ الرسائل التي يُمكن الاستعانة بها لقول "لا" عبر البريد الإلكتروني، حسب موقع officeninjas المهني:

• يتطلّب الردّ سلبًا على الدعوة إلى اجتماع ما، ترك الباب مفتوحًا، ما يعني أن المجيب على الدعوة لا يرفض الاجتماع هروبًا، وأنّه على استعداد لإعادة جدولة الاجتماع. في هذا الإطار، يُمكن استخدام الصيغة الآتية: "شكرًا على إرسال دعوة الاجتماع؛ استنادًا إلى الجدول الزمني الحالي الخاص بي، لن أكون متاحًا في التاريخ المحدّد، إلّا أنّي متفرّغ في أي من التواريخ أدناه إذا كان أحدها مناسبًا لك". من جهة ثانية، قد تفيد الصيغة الآتية: "شكرًا على إرسال دعوة الاجتماع؛ لسوء الحظ، لا يمكنني الحضور بسبب الجدول الزمني المسبّق، ولكن يرجى إعلامي بعناصر العمل التي قد أتمكن من المساعدة فيها، ولا تتردد في إرسال الملاحظات بعد الاجتماع".

  

• عندما لا يكون المشروع مناسبًا للمرء، مهما كان المنصب الذي يشغله، لا مناصّ من شكر الجهة التي قامت بالترشيح، مع اقتراح اسم شخص آخر أكثر إتقانًا وعلمًا بهذه المهمة، وفق الآتي: "شكرًا على اختياركم لي لتنفيذ هذه المهام (أو هذا المشروع). أنا على استعداد لمواجهة التحدّي، لكن هذا يقع بعيدًا للغاية عن مجموعة مهاراتي. على الرغم من أنّي لا أستطيع مساعدتك، إلا أنّي أمتلك نصيحة بسيطة؛ يُمكنك إعادة توجيه هذه المهمة للزميل الرائع فلان، الذي يعمل في القسم (تحديد القسم)، فهو يتعامل مع مهام مماثلة لهذه المهمة في كلّ وقت! يمكنني إعادة توجيه التعليمات إلى هذا الشخص، إذا كان ذلك مفيدًا لكم؟"

3 صيغ مستخدمة في الرسائل الإلكترونيّة المهنية للرفض

تعدّد منصّة themuse المهنيّة الأميركيّة، بدورها، مجموعة من الطرق الإضافيّة لقول "لا" في الرسالة الإلكترونيّة، منها:

1 عند طلب زميل إلى الموظّف القيام بعمل إضافي، يمكن للأخير الردّ وفق الآتي عبر رسالة إلكترونيّة: "مرحبًا، أشكرك على اختيارك لي من أجل المشروع (ذكر اسمه)، إلّا أني لن أستطيع القيام بالمهمّة، مع عبء العمل الذي أبذل قصارى جهدي في أدائه وقائمة المهام الممتلئة. آسف لعدم استطاعتي تقديم المساعدة في الوقت الحالي".

2 عند الدعوة إلى حضور حدث ما، يمكن الاعتذار عن عدم الحضور، مع تحديد السبب أو من دون ذلك، وفق الآتي: "مرحبًا، أشكرك على الدعوة، وأقدّر حقًّا تفكيرك بي، إلّا أنّي للأسف لن أتمكن من الوصول إلى الحدث في التاريخ المحدّد، وذلك بسبب ارتباطي في هذا الوقت بأمر معيّن (يمكن تحديد الأمر). أكرّر شكري على للدعوة، وآمل اللقاء بك في وقت قريب".

3 عند طلب أحدهم اللقاء بك لاحتساء القهوة ومناقشة بعض الأمور المهنية، قد تفيد الصيغة الآتية: "مرحبًا، أشكرك على رسالتك؛ بقدر رغبتي بالتواصل معك واحتساء القهوة، إلّا أن جدول أعمالي ممتلئ راهنًا، فلا وقت للدردشات. لكن، إذا كانت لديك بعض الأسئلة المحددة، فيمكنني الإجابة عنها، وإبداء الرأي فيها من خلال رسالة إلكترونيّة في أقرب وقت. آمل أن نلتقي في مرّة أخرى".