يحتاج العمل عن بعد إلى الالتزام بمجموعة من القواعد، حتّى يحظى الموظّف بالتقدير. في هذا الإطار، تعدّد استشاريّة الإتيكيت والمظهر مروة ناثر قدوري لقرّاء "سيدتي. نت" عددًا من النصائح في التعاملات أثناء اجتماعات العمل عن بُعد.
الاستعاد لاجتماع العمل عن بعد
إذا كان الشخص يعتقد أنه يمكنه البقاء منتجًا، أثناء ارتداء البيجامات المريحة طوال اليوم، فإنه مخطئ! للحفاظ على التركيز والتنظيم، يجب على كل شخص ارتداء ملابس تشبه تلك الخاصّة بالمكتب، فهي تساعد على تحويل الدماغ إلى وضع منتج. أضف إلى ذلك، خلال تلبية الدعوات لمكالمة أو اجتماع جماعي عبر خاصّية الفيديو، لا يمكن الإغفال عن الامتثال لقواعد الآداب وتقديم النفس للجمهور، نظرًا لأن الزملاء في الفريق قد لا يستطيعوا رؤية الوجه عند إخفاء الصورة، فسيكون من الصعب عليهم اكتشاف من يتحدث. في هذا الإطار، يفيد قول الآتي: مرحبًا؛ ثمّ ذكر الاسم، فطرح السؤال أو المشاركة في النقاش، ما يُسهّل التواصل ويمنع سوء الفهم.
آداب الاجتماع عن بعد
- لا لإخفاء الفيديو: يميل بعض الموظفين إلى تجنّب الظهور بالصورة خلال مكالمات العمل؛ ولو أن الظهور بالصوت والصورة كفيل بجعل المجتمعين ينتبهون إلى وجوه بعضهم البعض وقراة لغة الجسد وتلمّس العواطف. لذلك، يجب على كل شخص يعمل عن بُعد استخدام الكاميرا أثناء اجتماعات الفريق بانتظام.
- مراعاة المناطق الزمنيّة: يجدر بالموظّف عن بُعد احترام أوقات زملائه وأعضاء فريق العمل، فلا يتصل بهم خارج ساعات العمل. وعند الضرورة، من الهامّ أخذ المناطق الزمنية التي يتواجدون فيها في الاعتبار، علمًا أن الاستثناءات الوحيدة لاستدعاء الزملاء في عطلات نهاية الأسبوع والليالي المتأخرة هي حالة ملحة أو اتفاق أولي.
- المكان المثالي لمكالمات الفيديو في المنزل: مهما كانت غرفة المنزل المختارة للمشاركة في اجتماع العمل الافتراضي، لا بدّ من التحقّق من إضاءة المكان، وانتقاء أي خلفية محايدة لمكان الجلوس وخالية من العناصر المشتّتة، علمًا أنّه لا ضرورة للجلوس في المكتب المنزلي.
- مكالمة فيديو العمل: عند قبول الدعوة للانضمام إلى اجتماع عمل افتراضي؛ لا مناصّ من التحقّق من المعدّات، لا سيّما الصوت عن طريق الاتصال بصديق أو القيام بإجراء مكالمة اختبار افتراضية، بالإضافة إلى تنظيف المكتب، ثمّ القيام بإعداد الكاميرا والإضاءة، والاستعداد لقبول المكالمة قبل خمس دقائق على الأقل من بدء الاجتماع.
- كتم صوت الميكروفون: تشير آداب العمل عن بُعد إلى أنه يجب إبقاء الميكروفون صامتًا أثناء الاجتماع، فتشغيل الخاصّية عند إلقاء خطاب أو طرح سؤال حصرًا.
استشاريّة الإتيكيت والمظهر مروة ناثر قدوري
