خلال اجتماعات العمل، يلتقي الموظفون وزملاء العمل ببعضهم البعض، أو بالمدير، لمناقشة تطوّرات المشاريع وكلّ متعلّقات الوظيفة. يقضي حضور اجتماعات العمل الالتزام بعدد من القواعد والآداب الخاصّة بالـإتيكيت التصرّف وفق الآتي، حسب استشاريّة الإتيكيت والمظهر هند المؤيد.
أصول اللياقة في اجتماعات العمل
- يُنصح بارتداء الملابس المناسبة لحضور اجتماع العمل، فمن الضروري أن يظهر الشخص في مظهر مهندم وجذاب. في هذا الإطار، تدعو الاستشاريّة إلى اختيار البدلة الداكنة (كُحلية أو رمادية)، وذلك في الاجتماعات الرسمية للغاية، أمّا إذا كانت الاجتماعات خاصّة بالمؤسسة، وتجمع الموظفين بالمدير، فيصح ارتداء الملابس نصف الرسمية. وفي حالة الاجتماعات البسيطة، من الممكن ارتداء الملابس الخفيفة والبسيطة وغير المُكلفة.
- قبل الاجتماع، من الهامّ للغاية تجهيز الأوراق والتقارير الخاصة بالاجتماع.
الالتزام بالحضور باكرًا إلى الاجتماع يسمح بالتعرّف إلى أي مشارك جديد - يُنصح بالالتزام بالحضور إلى اجتماع العمل، قبل انعقاده بدقائق، حتّى يكون الموظف على أتمّ الاستعداد له. كما يفيد الأمر، لناحية التعرّف إلى أي مشارك جديد، وتقديم الشخص لنفسه ومُسمّاه الوظيفي.
- يجب الالتزام ببعض الأصول، أثناء حضور اجتماعات العمل، أهمّها: الالتزام بالهدوء وعدم إحداث أي فوضى أثناء الجلوس، كما لا يمكن تناول الأطعمة، مهما كان نوعها، أثناء اجتماع العمل، إلا في حالة إذا كان الأخير عبارة عن غداء أو عشاء عمل.
- في حالة توجيه المدير للشخص الحديث أو الطلب إلى الأخير بالتعريف عن ذاته، من الهامّ أن يقف الشخص من أجل البدء في الحديث أو التعريف عن نفسه.
- ينصح بالجلوس في مستوى طاولة الاجتماع، مع عدم وضع رِجل على رِجل.
- لا يمكن أخذ مقعد أحد آخر.
- في حالة الرغبة في التعليق أو الاستفسار، من الهام للغاية القيام بالاستئذان أولًا. كما لا يصح تمامًا مقاطعة أحد أثناء الحديث.
- يفيد ترك الاستفسارات حتّى انتهاء كل فقرة في اجتماع العمل.
الهاتف المحمول في اجتماعات العمل
تقول استشاريّة الإتيكيت والمظهر هند المؤيد إنّه "لا يُنصح أبدًا بالانشغال بالهاتف المحمول أو مشاهدة الرسائل الإلكترونية عبر الهاتف، أثناء حضور اجتماع العمل، حيث من الضروري احترام المتواجدين والإنصات تمامًا لكل ما يدور في المجلس". أمّا في حالة المُكالمة الهاتفية الهامّة، فتلفت الاستشاريّة إلى ضرورة الاستئذان من الحضور للرد على المكالمة، مع تقصير وقتها، والحصول على المضمون المفيد منها حصرًا، للعودة سريعًا ومجددًا لاجتماع العمل.
الجدير بالذكر أن الهواتف المحمولة تبقى صامتة، أثناء انعقاد الاجتماع.
