إدارة أو تنظيم الوقت، يقصد به عملية تخطيط وممارسة التحكم الواعي في الوقت الذي يقضيه الفرد في إنجاز المهام الكثيرة، بهدف زيادة فعاليته وكفاءته وإنتاجيته. فلا تهدف إدارة الوقت إلى إنجاز المهام فحسب، بل إلى ترتيبها حسب الأولوية، وتنفيذها وفقاً لهذه الأولوية في المقام الأول، ولذلك فإدارة الوقت مهمة أهمية بالغة نظراً لأن الإنسان يجد أمامه كماً كبيراً من المهام في معظم الأحيان، فالعبرة هنا تقسيمها ووضعها في جدول زمني وليس السير عشوائياً.
يقول الدكتور تامر شلبي خبير التنمية البشرية لسيدتي : يجهل الكثيرون أهمية مهارات تنظيم وإدارة الوقت، ولذلك يصبح قيامهم بمهامهم اليومية عذاباً مستمراً لا ينتهي، لأنهم دائماً متأخرون في إنجاز مهامهم، و متاخرون على مواعيدهم، ومتأخرون أيضاً، في تحقيق أهدافهم، ويواجه معظمنا صعوبة في إدارة الوقت بفاعلية، وفي ظل عالم تكثر فيه المشتتات يصبح من السهل جداً إضاعة ساعات أو حتَّى أيام في نشاطات ليست مفيدة ولا ممتعة حقاً، فإذا كُنتَ ترغب في الحصول على قيمة أكبر لوقتك، فإليك أساليب ذهنية لتحسين إدارة الوقت:
أساليب ذهنية لإدارة الوقت
-الاعتماد على التقويم
تتيح الهواتف الذكية تقويماً يومياً وشهرياً وسنوياً، يمكنكم تسجيل مهامهم على التقويم وتحديد أوقاتها، وسيرسل التقويم إشعارات لتذكيركم بالقيام بها، وتعتبر هذه الطريقة من أفضل طرق تحسين مهارات تنظيم وإدارة الوقت.
-استيقظ مبكراً
من أكثر العادات التي تهدر الوقت هي الاستيقاظ متأخراً، حاول الاستيقاظ مبكراً، وستتفاجأ بالنشاط والطاقة التي تبدأ بها يومك، وبالتأكيد ستتمكن من إنجاز جميع مهامك.
-تحديد الأولويات
تعد تحديد الأولويات من أهم مهارات تنظيم وإدارة الوقت، لأنها تعرفك بالأمور الضرورية التي يجب القيام بها، والأمور غير الضرورية، والتي تهدر الوقت والجهد، وبعدها يمكنك ترتيب الأولويات حسب الأهمية.
-تجنُّب تأجيل المهام:
للأسف، إنَّنا نضيع مزيداً من الطاقة الذهنية في القلق بشأن المهام التي يتعين علينا القيام بها أكثر من الوقت الذي نقضيه في القيام بها، وعندما تؤجِّل المهام ستبقى دائماً في عقلك الباطن، ومن الصعب الاستمتاع بوقت الفراغ عندما تفكر دائماً سواء أفكرتَ بوعي أم بلا وعي في العمل الذي تؤجله؛ ولتجنب إهدار الطاقة الذهنية والقلق بشأن هذه المهام غير المنتهية، أنجِزْ دائماً المهام فور ظهورها.
-تحديد مواعيد نهائية:
لا شيء يحفزنا على إنجاز المهام، مثل تحديد موعد نهائي لها؛ فقد تترافق بعضها مع موعد نهائي، لكنَّ ذلك لا ينطبق على جميع المهام؛ لذا يمكنك الاستفادة كثيراً إذا حددت مواعيد نهائية لجميع أمورك.
إنَّ المواعيد النهائية تخلصك من التسويف، ويمكن أن تحفزك حتَّى عندما لا تكون لديك رغبة في إكمال المهمة، ومع ذلك من الهام عند تحديد مواعيد نهائية لنفسك أن تلتزم بها فعلياً؛ فإذا بدأت في تجاهل المواعيد النهائية التي حدَّدتها فسرعان ما ستضيع جهودك في إدارة الوقت سدىً.
-تَّوقف عن ممارسة تعدد المهام:
بدلاً من محاولة إنجاز كل شيء في وقت واحد، ابدأ في إنجاز مهامك واحدةً تلو الأخرى مع تركيز انتباهك كله على هذه المهمة الفردية حتَّى تكتمل.
من خلال تعلم كيفية تحديد الأولويات ستتمكن من إنجاز مهام أكثر بكثير ممَّا لو كنت تقوم بمهام متعددة، كما لا نكون أقل إنتاجية عندما نقوم بمهام متعددة فحسب؛ بل يمكن أن يزيد ذلك أيضاً من احتمال إصابتك بالاحتراق الوظيفي؛ لأنَّه أكثر صعوبة وأكثر إرهاقاً من تركيز جهودك على مهمة واحدة.
-تعزيز الثقة بالنفس
في كثير من الأوقات يتراخى الإنسان في إنجاز مهامه، بسبب عدم ثقته في نفسه، وشعوره دائماً أنه سيفشل، ولن يفيده ذلك في شئ، ولذلك يعتبر تعزيز الثقة بالنفس من أهم الأشياء التي يحتاجها الإنسان حتى يعمل بجد ويعيش بطريقة أفضل.
-تخصيص وقت للعائلة
عدم تخصيص وقت للعائلة، يهدر الكثير من الوقت، لأنك ستتفاجأ باحتياجهم لك في وقت قيامك ببعض المهام، وبالتالي ستعجز عن إتمامها في الوقت المطلوب، وسيترتب على ذلك تراكم المهام غير المنجزة، ولذلك يفضل تخصيص وقت كاف كل يوم لعائلتك.
-قل لا عندما لا تريد فعل شئ
من أفضل مهارات تنظيم وإدارة الوقت، تجنب القيام بأشياء لا ترغب بها فقط لترضي الآخرين، فلا ترهقوا أنفسكم حتى تريحوا الآخرين، وتهدروا وقتكم و طاقتكم.
-تخصيص وقت للاسترخاء: من الهام معرفة متى يجب التراجع والاسترخاء؛ على سبيل المثال، مكافأة نفسك بفترات قصيرة من الاسترخاء، فاعلم أنَّ تخصيص هذا الوقت لنفسك هام جداً؛ لإدارة الوقت إدارةً فعالةً تماماً مثل أهمية أخذ الوقت لإكمال مهامك.
بصرف النظر عن مقدار ما تفعله، فستظل لديك دائماً مهام يمكنك العمل عليها، وفي بعض الأحيان، قد يكون هذا الشعور بعدم الانتهاء من العمل أمراً مربكاً، وقد تجد نفسك تحاول التعويض عن طريق العمل لفترة أطول وأصعب، وغالباً ما تصل إلى مرحلة الاحتراق الوظيفي.
