يعد الفهرس أحد أهم الأركان في البحث العلمي، والفهرس كلمة تم تعربيها من الكلمة الفارسية فهرست، والتي تعني قائمة الكتب أو قائمة المواضيع، ولقد قال ابن منظور في معجم لسان العرب أن الفهرس هو الكتاب الذي تجمع فيه الكتب.
وأنه قائمة الكتب وغيرها من المواد المكتبية التي يتم ترتيبها وفق أنظمة معينة وقائمة تسجل، وتصنف وتكشف مقتنيات مجموعة معينة أو مكتبة معينة أو مجموعة من المكتبات.
وللفهرس دور كبير في المكتبة فمن خلاله يتم تحديد أماكن المواد المكتبية المختلفة على رفوف المكتبة، كما أنه يعد حلقة الوصل بيت القارئ والمواد المكتبية الموجودة في أقسام المكتبة المختلفة.
كما تم وضع تعريف آخر للفهرس؛ حيث عرف بأنه قائمة تحتوي على بيانات ببليوجرافية لمكتبة معينة، ويتم ترتيب هذه القائمة باتباع طريقة معينة، حيث تحتوي هذه الطريقة على مجموعة من المداخل التي تساعد الطالب أو الباحث في الوصول إلى ما يريده في المكتبة بكل يسر وسهولة.
يقول الدكتور أستاذ دكتور / أسامة القلش رئيس مجلس قسم المكتبات والوثائق والمعلومات بجامعة القاهرة لسيدتي: تعد المكتبة مؤسسة علمية ثقافية تربوية اجتماعية تقوم بجمع مصادر المعلومات وتنميتها من خلال طرق عديدة مثل الشراء والإهداء والتبادل والإيداع، ومن ثم تنظيمها وفهرستها وتصنيفها وترتيبها على الرفوف واسترجاعها بأقصر وقت ممكن، ومن ثم تقديمها للباحثين والمستفيدين، كما يعتمد النظام المكتبي بشكل كبير على الفهرسة والتنظيم الأمر الذي يساعد الباحثين في الوصول إلى الكتب بأسهل وأسرع طريقة ممكنة، لذلك ظهرت العديد من أنواع فهارس المكتبات التي تهدف إلى تيسير عملية البحث عن مصادر المعلومات.
وظائف الفهرس للمكتبات
تحديد موقع كتابة معين في المكتبة التي يبحث فيها الباحث، الأمر الذي يجعل وصوله إلى هذا الكتاب سهلاً.
يسهل من عملية التحقق من معلومات ببليوغرافية عن أحد الكتب الموجودة داخل المكتبة.
يساهم الفهرس في تجميع ببليوغرافيا موضوعية أو غير موضوعية.
يسهل من مهمة المكتبة أثناء قيامها بالجرد والحصر.
يساعد الفهرس في إعداد الفهارس العامة، الفرعية، والموضوعية.
يساعد عامل المكتبة في تقديم الإجابات الوافية للأسئلة التي يطرحها رواد المكتبة عليه.
أشكال الفهرس في المكتبات
إن الفهرس المتواجد في المكتبات له العديد من الأشكال، حيث إن الفهرس ينقسم من حيث شكله المادي إلى فهرس تقليدي مادي، ويضم فهرس الكتاب والفهرس المحزوم، والفهرس البطاقي، أما الشكل الحديث للفهرس فهو الفهرس التكنولوجي المطور، والفهرس في شكل قرص مدمج والفهرس في شكل مصغر، ومن أبرز أشكال الفهرس في المكتبات الآتي:
-الفهرس المطبوع:
الفهرس المطبوع أو فهرس الكتاب، وهو الفهرس الذي يصدر على شكل كتاب يحتوي على بيانات ببليوغرافية عن المواد الموجودة ضمن المكتبة، ويتميز هذا الفهرس بسهولة استخدامه ونقله من مكان لآخر، بالإضافة إلى صغر حجمه، كما من الممكن أن تشترك أكثر من مكتبة في إنتاجه وتوزيعه، وفي وقتنا الحالي قل استخدام الفهرس المطبوع في المكتبات، وذلك لعدة أسباب منها سرعة تلفه، بالإضافة إلى ذلك فإنه بحاجة إلى أن يتم تحديثه بشكل مستمر.
-الفهرس المحزوم:
وهو فهرس من ابتكار إيطالي، وبدأ استخدامه في القرن التاسع عشر، والفهرس المحزوم عبارة عن جذاذات ورقية سميكة بمقاس 7,4بوصة، ويتم حزم الجذاذات في غلاف مقوى، ويتميز هذا الغلاف بإمكانية فتحه وإغلاقه لإضافة جذاذات جديدة إليه، وأهم ما يميز هذا الفهرس صغر حجمه، وإمكانية إعداده بطرق النسخ العادية، كما يمكن استخدام هذا الفهرس من قبل العديد من الأشخاص في ذات الوقت، ويتميز أيضاً بسهولة الاستخدام، ومن عيوب هذا الفهرس تضخم أجزائه في المكتبات الكبيرة الحجم، وسهولة تمزق الجذاذات بسبب كثرة الاستعمال؟
-الفهرس المحوسب:
الفهرس المحوسب، ولقد ظهر هذا النوع بعد استخدام الحاسوب في أعمال المكتبات ومراكز المعلومات. ومن خلاله يتم حوسبة الفهارس التقليدية في المكتبات ومراكز المعلومات، ويتميز هذا الفهرس بسهولة استخدامه، وبمرونته الكبيرة، وبسرعة إظهار النتائج.
-فهرس الاتصال المباشر بالجمهور:
وظهر هذا النوع من الفهارس نتيجة التطور التكنولوجي الكبير الذي شهده العالم وظهور الإنترنت، ومن خلاله يستطيع الباحث أن يتصل بالقواعد الببليوغرافية الموجودة في المكتبة، والوصول إلى الذي يريده بكل يسر وسهولة.
-الفهرس البطاقي:
وهو أحد أنواع الفهرس، ولقد بدأ استخدام هذا الفهرس مع مطلع القرن العشرين، ويتكون هذا الفهرس ببطاقات من مقاس5,3 بوصة مصنوعة من ورق سميك، ويتم ثقب البطاقة على ارتفاع نصف سم من منتصف الحافة السلفية، ومن ثم يتم وضعه في أدراج خاصة، ويتم تثبيتها في قضيب معدني يمرر من خلال الثقوب، ومن مميزات هذا الفهرس سهولة استخدامه، أما ما يعيبه فهو أنه يشغل حيزاً كبيراً في المكتبة.
أنواع الفهرس في المكتبات
توجد أنواع كثيرة للفهارس في المكتبات والتي تختلف باختلاف نوع المكتبة، ومن أهم هذه الأنواع:
-فهرس المؤلفين:
وهو الفهرس الذي يتم فيه ترتيب البطاقات بحسب الترتيب الأبجدي للأحرف. ولهذا النوع من الفهرس أهمية كبيرة، وذلك لأن اسم المؤلف من الأمور التي يتأكد منها الباحث أن هذا هو الكتاب الذي يبحث عنه، كما يتميز هذا النوع من الفهرس بإمكانية جمع كل إنتاج المؤلف ضمن مكان واحد، ويعد هذا النوع من الفهرس الأكثر شيوعاً واستخداماً في المكتبات.
-فهرس العناوين:
وفي هذا النوع يتم ترتيب العناوين بحسب ترتيب الأحرف الأبجدية. ويُعَد هذا النوع من الفهرس مهماً بالنسبة للشخص الذي لا يعرف سوى اسم الكتاب الذي يبحث عنه. كما أنه يسهل البحث عن الكتب التراثية، والتي لا يوجد مؤلفون لها.
-الفهرس الموضوعي:
وفي هذا النوع يتم ترتيب المواضيع بحسب تسلسل الأحرف الأبجدية. ومن خلال هذا النوع من الفهارس يبحث الطالب عن موضوع بحثه، ويجد عدداً كبيراً من الكتب أمامه، والتي تناولت هذا الموضوع، فيقوم باختيار الكتاب الذي يتناسب مع البحث العلمي الذي يقوم به.
-الفهرس القاموسي:
ويعد هذا النوع من أهم أنواع الفهارس، وذلك لشموليته حيث يضم الفهرس الموضوعي، وفهرس العناوين، وفهرس المؤلفين، كما يعد هذا النوع من الفهرس من أكثر الأنواع التي يتم استخدامها في البحث عن الكتب. ويتميز بتقديمه خدمة جيدة للباحثين، وذلك لأنه يعرض المؤلف والموضوع في وقت واحد. لكن ما يعيبه صعوبة استخدامه؛ حيث يحتاج لشخص صاحب خبرة حتى يستخدمه بشكل صحيح.
-الفهرس المصنف:
يتم ترتيب الموضوعات في هذا النوع من الفهرس على أساس الخطة التي تقوم المكتبة بوضعها. ولكي يتمكن الباحث من العثور فيه على الكتاب الذي يبحث عنه يجب أن يعلم الخطة التي تتبعها المكتبة في التصنيف.
