خلال الاجتماعات، يُناقش المديرون ورواد الأعمال، مع أعضاء فريق العمل، سير الأخير ومدى تقدم المهام وإنجاز الأهداف التنظيمية، إضافة إلى المعوقات التي قد تقف أمام النجاح. تشتمل أنواع الاجتماعات، على الاجتماع وقوفًا Daily Standup Meeting الذي ينتشر أخيرًا؛ عن مضمونه وفوائده، يتحدث الخبير الإداري محمد العثمان لـ"سيدتي. نت".
ماهية الاجتماع وقوفًا؟
عن الاجتماع وقوفًا، الذي يعقده فريق العمل، بصورة يوميّة، في بداية كل يوم عمل، يقول العثمان لـ"سيدتي. نت" إن "هذا النوع من الاجتماعات يُناقش تقدم المشروع ويُحدد مهام كل فرد ويسمح بتبادل المعلومات حول أي تحديات أو مشكلات قد تواجه الفريق"، مضيفًا أن "لهذا النوع من الاجتماعات تسميات عدة، في اللغة الإنكليزية، مثل: Daily Scrum وStand-up Meeting وMorning Huddle. ويختصر العثمان صفات هذا الاجتماع، قائلًا إنه "يتميز بالسرعة والانتظام، إذ يجتمع أعضاء فريق العمل لمدة قصيرة تتراوح بين 10 و15 دقيقة؛ ليتحدث كل عضو في الفريق بشكل مختصر عن التحديات التي يواجهها في مهامه ومدى تقدمه في إنجاز تلك المهام"، مُعلّقًا أهمية على التحدث والتواصل أثناء الاجتماع وقوفًا، بشكل مستقيم، لتحفيز انتباه كل حاضر. ويتطرق العثمان إلى ثلاثة أمور رئيسة تُناقش خلال هذا النوع من الاجتماعات، معدّدًا التفاصيل الآتية:
- يُقدّم كل عضو في فريق العمل، خلال الاجتماع وقوفًا، تحديثًا موجزًا عن المهام التي تولاها وأتمها منذ وقت الاجتماع السابق، الأمر الذي يُساعد الفريق على البقاء في المسار الصحيح ويضمن أن يكون الجميع على علم بما أُنجز.
- بالإضافة إلى ما تقدم، على كل عضو في الفريق أن يشارك الزملاء في المهام التي يخطط للعمل عليها خلال اليوم، الأمر الذي يُساعد الفريق على تحديد المهام ذات الأولوية، كما يضمن أن الأعضاء يتوافقون على ما يجب تحقيقه.
- مناقشة أي عقبات أو مشكلات تعيق التقدم أي تحديد المشكلات والعثور على حلول لها، في وقت مبكّر، الأمر الذي يضمن بقاء المشروع على المسار الصحيح.
حسب العثمان، الهدف من الاجتماع المذكور، هو تحسين التواصل، كما تعزيز التفاعل والتعاون في صفوف أفراد فريق العمل. أضيفي إلى ذلك، هذا الاجتماع مناسبة لتحديد الأولويات والمهام الأساسية التي يجدر بفريق العمل إتمامها خلال اليوم. بصورة عامة، يساعد عقد الاجتماع وقوفًا في كل يوم على تعزيز الكفاءة وتحسين نوعية العمل وتحقيق الأهداف بطريقة أسرع وأكثر فعالية.
من جهة ثانية، قد يهمّك الاطلاع أيضًا على كيفية التحضير لاجتماعات العمل، لتحقيق إنتاجية عالية.
فوائد الاجتماعات وقوفًا
تذكر منصة Vibe Board التفاعلية والمتخصّصة في عرض الأفكار الإبداعية، من جانبها، فوائد تطبيق هذا النوع من الاجتماعات:
- توفير الوقت: جدولة اجتماع مُركز يمتد من 15 إلى 20 دقيقة، يوميًّا، يُبقي الفريق على اطلاع دائم بتقدم كل شخص وما يعيق مسيرته، كما يوفر الوقت على المدى الطويل لأنّه إذا كان الجميع على دراية بالأجزاء الأخرى من المشروع، فلا داعي لعقد اجتماعات إضافية.
خلال الاجتماع اليومي، يتم تذكير أعضاء الفريق، بما يعملون عليه كمجموعة، وما يمكنهم فعله لتحسين سير عملهم وتحقيق الأهداف المشتركة. - إدراك الفريق للأهداف المشتركة: خلال الاجتماع اليومي، يتم تذكير أعضاء الفريق، بما يعملون عليه كمجموعة، وما يمكنهم فعله لتحسين سير عملهم وتحقيق الأهداف المشتركة.
- تقليل التحديات: لفت انتباه الفريق إلى أي معوقات في العمل بشكل عاجل، يُمكّن الجميع من تطوير حلول بسرعة أكبر، فزيادة الإنتاجية تاليًا.
- العمل الجماعي: تتيح هذه الاجتماعات تقديم أفراد الفريق المساعدة لبعضهم البعض، ما يعزز التعاون وروح الجماعة.
- مشاركة المعرفة حول المشاريع القائمة: إذا كان الفرد منغمسًا في عمله، قد يحدث بعض الالتباس عند تعاونه مع أفراد يعملون معه على أجزاء أخرى من المشروع، من هنا تنبع أهمية الاجتماعات اليومية وقوفًا، إذ تُساهم الأخيرة في جعل الأعضاء يتشاركون المعرفة ويستخرجون الحلول ويطلعون على خبرات الآخرين.
من فوائد الاجتماع وقوفًا، بصورة يومية، تتبع سير العمل وتقييمه - قياس التقدم: تتبع سير العمل وتقييمه مهمان؛ في هذا الإطار تُسهّل الاجتماعات اليومية وقوفًا قياس التقدم وتتبع التحسينات أو تدوين الملاحظات حول المواضع التي يفشل فيها الأشخاص.
- تعزيز التواصل الإيجابي: كلما زاد تفاعل زملاء العمل مع بعضهم البعض، فسح المجال لتقاسم المهام والمسؤوليات، بثقة وأريحية، فتحسين عمليات التواصل الداخلي بين أعضاء الفريق.
