في الأعمال التجارية، هناك الكثير من المستندات التي تشير إلى الأداء، وكيفية إنجاز الأعمال، والقرارات الصادرة من الشركة، لتسيير أمورها وإدارة الموظفين وقيادة الشركة لتحقيق أهدافها في إطار السعي إلى النجاح، وهي ما يُطلق عليها بـ"مستندات الأعمال".
نتطرق عبر السطور التالية إلى ماهية هذه المستندات، وما هي أبرز أنواعها بحسب الخبير المختص في المشاريع، محمد الشمري.
أنواع رئيسية لمستندات الأعمال
يقول محمد الشمري: "يشير مصطلح مستندات الأعمال إلى الأنواع المختلفة من المستندات والتقارير التي تستخدمها الشركات أو المؤسسات أثناء تنفيذ عملياتها، وتستخدم تلك المستندات في مشاركة المعلومات لتحسين العمليات والإدارة والمبيعات وسير أداء العمل، كما أن لهذه المستندات أنواعاً متعددة ومختلفة، بعضها يمكن أن يتم إعداده من قِبل الموظفين وأصحاب الأعمال، بينما يتم إعداد البعض الآخر بواسطة محترفين خارج الشركة؛ مثل المحاسبين والمحامين، كما أنّ بعضاً من هذه المستندات تُشكِّل نواة لهوية الشركة، ويُ.مكن استخدامها لسنوات طويلة، ومن المهم صياغتها وكتابتها بشكل احترافي، وعموماً يُمكننا تصنيف مستندات الأعمال إلى صنفين رئيسيين أوليين، وهما:
مستندات الأعمال الرقمية
نظراً للثورة الرقمية وتأثيرها الإيجابي على عالم الأعمال؛ تلجأ غالبية الشركات والمؤسسات في عصرنا الحالي إلى تقليل استخدام المستندات الورقية المطبوعة، وإنشاء بيئة عمل تعتمد بشكل أساسي على المستندات الرقمية؛ بحيث يتم إنشاء تلك المستندات وتعديلها ومعالجتها بواسطة برامج معينة، ثم يتم توقيعها وحفظها وإرسالها عبر الإنترنت؛ بحيث يسهل الوصول إليها، ولعلّ انتشار هذا النوع من المستندات يعود إلى سهولتها في عمليات التحرير والتعديل والإرسال والاستقبال، جنباً إلى جنب مع انتشار التخزين السحابي ومحركات الأقراص الثابتة الاحتياطية، وتوفر خيارات التخزين الرقمي عالي السعة، التي يمكن الوصول إليها بشكل متكرر بسلاسة، وتُسهل تخزين البيانات الهامة.
المستندات المطبوعة
وبالرغم من انتشار الأدوات الرقمية، مازال هناك بعض المستندات التي ينبغي طباعتها مثل العقود والتصاريح وملفات إدارة العمليات، كما يجب أن تصمم هذه المستندات بطريقة احترافية؛ وذلك حتى تؤدي الغرض المنشود منها بشكل فعّال.
أنواع أخرى
كذلك أشار "الشمري" إلى أنواع أخرى جوهرية يجب إدراكها من قِبل روّاد الأعمال، وهي:
رسائل البريد الإلكتروني "Emails"
يستخدم البريد الإلكتروني كأداة أساسية للتواصل مع الموظفين داخل الشركة وللتواصل مع الأطراف الأخرى أصحاب المصلحة خارج الشركة، لذلك يجب أن يكون منظماً بطريقة جيدة واحترافية، وفي هذا الإطار تحدد الرسالة الإلكترونية المُرسل والمُستقبل، وتتضمن سطراً لكتابة الموضوع، ثم المحتوى لتضمين الرسالة والنص أو القرار.
خطابات الأعمال "Business Letters"
تستخدم خطابات الأعمال في التواصل بين الشركة والأطراف الخارجية؛ مثل العملاء ومقدمي الخدمات والمستشارين والمسؤولين الحكوميين، عادة ما يتم تنسيقها بنمط وقالب معين محدد، ويكون لها مقدمة ذات تصميم خاص بالشركة "الترويسة"، واختيار ثابت للألوان والخطوط المستخدمة في التصميم وكتابة النصوص، ويمكن إرسال خطابات الأعمال بواسطة البريد الإلكتروني كرسالة أو كملف مرفق، وغالباً عند إرسال خطاب العمل في بريد إلكتروني، على المرسل الإشارة إلى اسمه ولقبه الوظيفي ومعلومات الاتصال في الجزء السفلي من الرسالة.
تقارير الأعمال "Business Reports"
تستعرض تقارير الأعمال المعلومات بصيغ أكثر رسمية من الخطابات، وعادة ما تكون أطول منها، تغطي التقارير مجموعة متنوعة من الموضوعات؛ مثل بيانات المبيعات والبيانات المالية ودراسات الجدوى وخطط التسويق، وقد تشمل الإحصائيات والمخططات والرسوم البيانية والصور ودراسات الحالة ونتائج المسوحات، ويمكن أن تتضمن تقارير الأعمال التقارير الدورية أو الشهرية، آنذاك يتم استخدام قالب محدد حتى يسهل تحديثه ومقارنته مع التقارير السابقة.
اطلعي أيضاً على الأنواع المختلفة للشركات التجارية.
مستندات المعاملات "Transactional Documents"
تستخدم الشركة هذا النوع من المستندات لإجراء المعاملات التجارية مع عملائها، وقد تكون هذه المستندات على هيئة نموذج، كنموذج طلب أو فاتورة أو إيصال أو قائمة معينة، وتختلف أنواع مستندات المعاملات بناءً على طبيعة العمل أو المؤسسة.
المستندات المالية "Financial Documents"
تستخدم الشركة أو المؤسسة المستندات المالية لإدارة الأعمال، وعلى وجه التحديد لإبقائها في إطار الميزانية المرصودة، وتستخدم كذلك في إعداد مقترحات الميزانية وتقديم الإقرارات الضريبية، تتضمن هذه المستندات سجلات الإيصالات وتقارير الرواتب والفواتير المدفوعة والكشوف البنكية وبيانات الدخل والميزانية العمومية ونماذج التقارير الضريبية.
عادة يقوم محاسبو الشركات بإعداد هذه التقارير، ويستخدمها أصحاب العمل أو المؤسسة لتقييم النجاح المالي للشركة ولتحديد مجالات العمل ذات الربح الأكثر، ويستخدمها الرؤساء أيضاً لإعداد الميزانيات.
أخيراً، نجاح مشروعك التجاري وربحه ليس مرتبطاً بالذكاء، تعرفي إلى الخطوات المؤدية لذلك.
