أهم طرق إدارة الوقت بفاعلية

يقع الكثيرون في معضلة ضياع الوقت حيث يُسرق منهم الكثير من الدقائق والساعات الثمينة في ما لا يفيد؛ ليجدوا أنفسهم يرزحون تحت جدار لا يمكن تخطيه أو التغلب عليه يقف بقوة أمام تحقيق أهدافهم وبلوغهم المكانة التي يأملونها. هذا الأمر ليس مقتصراً على فئة الشباب في دراساتهم ولا الموظفين بأعمالهم فقط؛ فحتى أنجح الرؤساء التنفيذيين قد يعانون في مرحلة ما بسبب هذا الأمر. بالسياق التالي "سيدتي" التقت أميرة ناجي سيدهم استشاري دعم ذاتي وخبير تنمية بشرية؛ لتحدثنا عن أهم طرق إدارة الوقت بفاعلية.

ما معنى إدارة الوقت؟

تقول أميرة ناجي لـ"سيدتي": كبشر، من الطبيعي بالنسبة لنا أن نرغب باستمرار في الوصول لأهدافنا، وتحسين أداءاتنا الشخصية سواء على المستوى الأكاديمي أو العملي، وحتى الاجتماعي، إلا أن الأمر عندما يتعلق بإدارة الوقت؛ يجد الكثير منا نفسه في حيرة كبيرة، فالوقت يمضي سريعاً ومن دون أن نشعر؛ ما يستلزم منا أن نبذل جهداً ونركز حتى يمكننا القبض عليه والاستفادة منه قدر الإمكان، وهذا الأمر ما يمكن أن نسميه إدارة الوقت، وإدارة الوقت في أبسط صورها تعني الطريقة التي نستخدم بها الوقت، حيث تعتمد إنتاجيتنا على ما نقوم به وكيف نقوم به والزمن الذي نستغرقه في القيام به، حيث ما يمكن أن نحققه في يوم واحد هو ما يحدد مدى استفادتنا بالوقت، وكلما زادت عوامل التشتيت والمهام الشاقة لدينا؛ قل التقدم الذي نحرزه وضاع الكثير من الوقت الذي نستهلكه لإتمام مهمة ما.
يمكنك كذلك التعرف إلى: طرق استثمار أوقات الفراغ لدى طلبة الجامعة

نصائح تساعدك في إدارة الوقت

إدارة الوقت تحتاج إلى المزيد من الانتباه والتركيز

تقول أميرة: من السهل جدولة كل دقيقة من يومك من خلال قائمة مهام لا نهاية لها. ومع ذلك، من الصعب جداً التنبؤ بقدرتك على إنجاز المطلوب؛ فهذا يحتاج ولا شك إلى التركيز والمزيد من الانتباه لتحدد في أي وقت من اليوم يكون إبداعك أو طاقتك في أعلى مستوياتها، ومتى يجب أن تأخذ استراحة لشيء أقل أهمية؛ ولذلك خذ بضع دقائق في بداية كل يوم للتخطيط لمهامك، وحاول التعمق في خططك اليومية، وما تستغرقه من خطط زمنية؛ فعندما تكون لديك خطة، يكون من الأسهل تجاهل عوامل التشتيت والتركيز على ما تفعله.

تعرَّف إلى إنجازك

اقضِ بضع دقائق في نهاية كل يوم لتسأل نفسك كيف كان يومك. هل تمكنت من إكمال جميع المهام في قائمتك؟ هل شعرت بالجوع أو النعاس خلال فترة ما في أثناء العمل، وهل خصصت ما يكفي من الوقت لكل مهمة؟ فمن خلال تقييم كيفية إنجاز المهام، ستتمكن من التخطيط بشكل أفضل لليوم التالي. قم بتدوين الملاحظات حتى تتمكن من تحديد الأنماط وضبط يومك.

حدد أولوياتك ثم قم بترتيب مهامك

إدارة الوقت تعتمد على إعداد خطة عمل؛ فحاول أن تفعل ذلك بنظرة إيجابية متفائلة، وقم بتحديد خطتك بناءً على أهميتها، والنصيحة المهمة هنا أن تركز على المهام التي يمكن أن تصفها بالمملة أو الصعبة أو العاجلة، وتحدد بدقة الزمن الذي ستحتاجه كل مهمة، فإذا لم تفعل ذلك وتركت الأمر على علاته؛ فسوف تقضي كل وقتك في مهام صغيرة تحاول تجنب الجزء الأصعب منها.

تعلم الرفض وأن تقول لا في الأوقات التي لا تناسبك

هل يطلب منك الجميع باستمرار المساعدة في أمور مختلفة؟ هل تجد نفسك في حرج من الرفض؟ توقف ولا تضع نفسك بهذه الدوامة، ولا تسمح لأحد بإحراجك واستغلال قدراتك بالكامل؛ فتصبح هذه المساعدة بمنزلة إلهاء يضيع منك المزيد من الوقت. ولكي تخرج من الأمر من دون حرج؛ اقترح شخصاً آخر يمكنه القيام بذلك بشكل أفضل.

قم بتحديث قائمة مهامك بشكل دوري

اجعل خططك الزمنية مرتكزة على النتائج، بدلاً من المهام؛ فمن المؤكد أن مهمة "إنهاء أمر ما سيستغرق منك عدة أيام، ولذلك قسِّم هذه المهام بشكل واضح، وأعطِ لكل مهمة فترة زمينة معينة وحاول ألا تتجاوزها، وكلما أنهيت أمراً ما؛ اعمد لتحديث قائمة مهامك بشكل دروي.

استعن بتقنيات تساعدك على إتمام المهام بوقت قصير

حدد الأمور التي تستنزف وقتك وتضيعه، وركز على الوسائل التي يمكنك الاستعانة بها للمضي قدماً في إدارة الوقت ومساعدتك لاستغلاله بأفضل طريقة لإنهاء المهام بأسرع وأفضل طريقة ممكنة

النظام حل سحري يساعدك في إدارة الوقت بفاعلية

اعمد لتنظيم كل أمورك ضع كل شيء بمكانه الصحيح؛ فعندما تطلبه تجده، ولا تضيع المزيد من الوقت في البحث عنه، كما أن المكان المنظم والمرتب يساعدك نفسياً على الإنجاز.

التعاون وتقسيم المهام

لا بأس أن تطلب المعاونة من أشخاص يمكنهم مساعدتك ما دام وقتهم وقدارتهم تسمح بمعاونتك؛ فإنهاء مهمة ما يكون أسرع وأفضل عندما ترفرف روح التعاون على الجميع.

الحل لإدارة الوقت

تقول أميرة: لا توجد جرعة سحرية من دواء سحري تتناوله يساعدك في إدارة الوقت بشكل أفضل، ولكن هناك العديد من الخيارات المتاحة لك لتحسين إدارة الوقت والوصول للهدف، وهناك العديد من تقنيات إدارة الوقت بناءً على أفضل 6 ممارسات إدارة الوقت الموصى بها ويمكنك تحقيقها:

1. اكتب ما عليك فعله اليوم.
2. اعمل على المهام المهمة والعاجلة أولاً.
3. وفر الوقت للمهام ذات الأولوية، والمهام الروتينية، وأيضاً لفترات الراحة.
4. إدارة التوتر بشكل صحيح.
5. إدارة الفريق بشكل صحيح.
6. تتبع التقدم المحرز في المشروع وتحديد التأخير.

بالنهاية يمكنك تناول معظم تقنيات إدارة الوقت، أو على الأقل واحدة أو أكثر من النقاط المذكورة، ويمكنك الاستعانة بها عن طريق فحص ما تريد تحسينه في روتينك.
قد ترغبين في التعرف إلى: نصائح لتعيش الحياة بكفاءة بالتوازي مع تحقيق الإنجازات