الوقت بالنسبة للمدراء عنصر لا يمكن إغفاله، فهو على درجة عالية من الأهمية، وعمل المدراء أساساً مجزأ، لذا فوقتهم ينبغي أن يكون مجزأ بين إنجاز عمل اليوم والتفكير في نشاطات وأعمال الغد، والفائدة من وراء إدارة وقت المدير لا يمكن أن يبخس حقها حتى أن كثيراً من المنظمات اليوم تعتبر وقت الإدارة معياراً حاسماً للدخول في مشروعات جديدة بدلاً من النظر إلى مدى العائد من استثمار هذا الوقت، كما أن المدراء الناجحين هم من يرتبون أولوياتهم وفقاً للوقت المتاح، وهذا ما سترشدنا إليه المدربة روان لحن في السطور التالية:
تقول روان: المديرة الناجحة تقوم بإعداد خطتها الناجحة، والخطط ينبغي أن تعد يومياً، وأن تتألف من قائمة من الأعمال وجدول زمني لإنجازها، وذلك وفقاً لأولوياتها، فمبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية هو المبدأ الثالث من مبادئ التخطيط السليم الناجح، فبداية يجب أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، وذلك حسب أولوياتها، وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها، ثم التفكير وجدولتها، وتصنف مهمات العمل بثلاث طرق تساعد في الوصول إلى تحديد الأولويات كالتالي:
• بداية علينا أن نفكر بأن الأشياء التي نعتبرها ملحة ليست دائماً مهمة، والأشياء المهمة ليست دائماً ملحة، حيث تصنف الأعمال حسب إلحاحها وضرورتها، وذلك باستخدام مقياس يتدرج من "ملح جداً" إلى "غير ملح".
• ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها بالنسبة للعمل مادياً واقتصادياً وعملياً على مقياس يتدرج من "مهم جداً" إلى "مهم".
• أما التصنيف الثالث فقد أوصى بتحديد الأعمال التي يمكن تفويضها للغير، وتلك التي لا يمكن تفويضها، ومن الواضح أن أكثر الأعمال أولوية هي تلك التي لا يمكن تفويضها وملحة، وفي نفس الوقت على درجة عالية من الأهمية.
بعد هذا التصنيف يمكنك إعداد جدولك وفقاً للأولوية والبدء بالإنجاز مع الشعور بالراحة والسيطرة على وقتك.
