يقول الطيّار والكاتب الفرنسي «أنطوان دو سانت إيكسوبيري»، «هدف بلا خطة لا يزيد عن كونه مجرد أمنية»، لذا فعملية وضع الخطط هي أمرٌ ضروري سواءً كان ذلك لحياتنا أو لأحد المشاريع التي ننوي القيام بها، حيث يفشل العديد من الشباب أو الفتيات الذين يمتلكون الحماسة في مشاريعهم التجارية؛ وذلك نتيجة الخطأ في التخطيط، فحتى المشاريع الصغيرة تحتاج إلى خطط سليمة قائمة على أسس علمية مدروسة حتى تُحقق النجاح المطلوب. لذا كيف نخطط لمشروع صغير بنجاح؟
نستعرض هنا 6 خطوات رئيسية تساعدك على إتمام عملية التخطيط لمشروع صغير بنجاح، ذكرتها الخبيرة الإدارية وصانعة المحتوى «إميلي بوني» في شركة «Wrike» الأمريكية والمتخصصة بخدمات إدارة المشاريع.
1- التعرف على الأشخاص والالتقاء بهم، ويشمل ذلك العملاء والمستخدمين النهائيين والخبراء الاستشاريين وفريق العمل، والتأكد من تحديد جميع أصحاب المصلحة المتعلقة بالمشروع وأخذ آرائهم بعين الاعتبار عند إنشاء الخطة.
2- تحديد أهداف المشروع وترتيبها حسب الأولوية، مع الأخذ بعين الاعتبار وضع مقاييس الأداء ووضوح الأهداف المطروحة حتى تتمكني من مشاركتها بسهولة.
3- تحديد مخرجات المشروع أو النتائج المتوقعة، ما هي المخرجات المحددة التي من المتوقع إنتاجها؟
4- إنشاء جدول للمشروع، تحديد سلسلة المهام التي يجب إنجازها، وتحديد مقدار الوقت المستغرق لكل مهمة، إضافةً إلى أهمية معرفة الموارد اللازمة من أموال وأدوات، وتحديد الشخص المسؤول عن التنفيذ، ويُمكنكِ الاستعانة بمخطط «غانت» لتوضيح ومشاركة كل تلك البيانات أو غيره من تطبيقات إدارة المشاريع العديدة والمتوفرة عبر الشبكة العنكبوتية، ويُفضل إشراك فريق العمل في هذه الخطوة كونهم يمتلكون أيضاً رؤى خاصة في كيفية تنفيذ المشروع.
5- تحديد المسائل الشائكة وتقييم المخاطر، فمن المعروف أنّه لا يوجد أي مشروع خالٍ من المعوقات والمخاطر، لذا عند وضع خطة المشروع، يجب مراعاة الخطوات التي يجب اتخاذها لمنع حدوث بعض المخاطر أو الحد من تأثيرها السلبي، إضافة إلى إجراء تقييم للمخاطر ووضع إستراتيجية واضحة لإدارتها، اطرحي على نفسك السؤال التالي: ما هي الظروف غير المتوقعة التي يمكن أن تخلق الفرق؟ فكري في العطلات الدولية أو المواسم المزدحمة على سبيل المثال.
6- عرض خطة المشروع على أصحاب المصلحة من شركاء أو خبراء استشاريين أو ممولين، قومي بإجراء مناقشة مفتوحة معهم لمعرفة ما هو متوقع منهم، والإجراءات التي يتعين عليهم اتخاذها، إضافةً إلى تحديد الأدوار: من الذي يحتاج للاطلاع على تقارير سير العمل، وكم مرة سنوياً؟ ما هي القرارات التي يجب الموافقة عليها ومن قِبل من؟ ، وأخيراً يُفضل جدولة وقت لاجتماع انطلاق المشروع.
