تعتمد الإدارة الناجحة في كثير من الأحيان ليس فقط على نوعية المدير للعمل, أو شخصيته, أو على إلمامه بتفاصيل العمل، وليس أيضاً على نوعيه العمل وحجمه فقط، فالأكيد أنّ تلك النقاط لها دور كبير وتأثير أكبر على مدى النجاح الذي تحققينه كمديرة للعمل, وأنّ نجاحك في الإدارة أيضاً مرتبط بما تتقنينه مما سبق ذكره من نقاط هذا بالإضافة للنقطة الأهم وهي ترتيبك وتنظيمك للعمل نفسه ولإدارتك له.
إنّ كل التجارب سواء السابقة التي اتصفت بالنجاح, أو تلك التي لم يحالفها الحظ تجمع على أنّ الترتيب هو أهم ميزات المدير الناجح وبالتالي الإدارة الناجحة، وأنّ احتمالات الفشل في أي إدارة منظمة تعتبر قليلة جداً إذا ما قورنت بإدارة غير منظمة، فعلى سبيل المثال فالإدارة المنظمة تستطيع في أي لحظة أن تعرف ما موقفها المالي مثلاً وتتصرف بناء عليه مما يساعدها على الحد من الخسائر, أما بالنسبة للإدارة غير المنظمة فإنّ ذلك يعتبر مستحيلاً وإن تم فإنه بحاجة لأسابيع وأحياناً لأشهر. وكثيراً ما نرى أشخاصاً خبراء في مجال معين يفشلون في إدارة شركة ما ولا يستطيعون أن يجعلوها تحقق أرباحاً بينما نجد أنّ شركات أخرى من أنجح الشركات وأكثرها تفوقاً يقودها أناس خبراء في الإدارة وليس في المجال الذي تعمل به الشركة, وبالتالي فإنّ الإدارة الجيدة هي التي تكون مبنية على أسس صحيحة ومن أهمها التنظيم الإداري.
أهمية بطاقة المتابعة
يقول الاستشاري سامر محمود حاصل على درجة الماجستير في إدارة المشاريع بالإضافة إلى حصوله على إجازة في التدريس والمحاضرة من الجمعية الأمريكية لإدارة المشاريع (MPI): إنّ الترتيب فعلاً قد يكون من أهم مميزات المدير الناجح, وأفضل دعائمه للوصول لمشروع ناجح، ومن أهم وسائل هذا الترتيب في الإدارة أن يعلم المدير أو المديرة في أي لحظة ماذا يعمل كل فرد في فريقه؟ ومنذ متى؟ وما دور كل شخص بالفريق بما فيهم هو في هذا العمل بالإضافة لأن يعرف متى سوف يتم إنجاز العمل ومن هو المسؤول عنه, والذي يجب أن يحاسب عن أي خلل أو تقصير في العمل المطلوب؟.
إنّ بطاقة المتابعة هي ورقة بسيطة جداً يمكن أن يتم إنجازها خلال 15 دقيقة فقط وتعتبر طريقة إعداد هذه الورقة وقراءتها بسيطة جداً، ولكن وقبل شرح هذه الطريقة سنقوم أولاً بشرح معنى الحروف الموضوعة بالمربعات وماذا يعني كل حرف:
(I : (INFORM، ومعناها الإعلام أو الإخبار والمقصود أنّ الشخص الموضوع أسفله هذا الرمز يتم تبليغه بالموضوع.
(R :( RESPONSIBLE، ومعناها مسؤول والمقصود أنّ هذا الشخص يكون مسؤولاً عن الموضوع المشار إليه بالسطر العمودي.
(A :( ACCOUNTABLE ، والمقصود أنّ هذا الشخص الذي يتم حسابه عند حدوث أي خلل أو نقص أو تقصير.
(C: (CONSULTING ، والمقصود أنّ مهمة هذا الشخص هي الإشراف والمتابعة فقط.
الحالة الأولى:
عند تحليلنا للحالة الأولى نجد أنّ المقصود هو فيما يخص المنتج X فإنّ الشخص المسؤول وتتم محاسبته هو المشرف (س)، فيما تكون مهمة المدير الإداري والفريق الثاني هي التنفيذ سواء بتوريد المعلومات وإعطاء الأوامر, أو التنفيذ الفعلي على أرض الواقع، وفي النهاية فإنه يتم تبليغ المدير العام بكل التفاصيل وفي كل المراحل ليكون مطلعاً على مجريات العمل.
الحالة الثانية:
أما بالنسبة للحالة الثانية (Y) فإنّ المسؤول والذي يتم محاسبته في النهاية عن أي عيب أو خطأ هو المشرف (ع)، ومهمة المدير الإداري هنا هي الإشراف، ومهمة الفريق الأول هي التنفيذ، وكما في المرة السابقة يتم إطلاع المدير العام على كل المراحل في حينها.
ومن المهم جداً أن تعلمي عند إعدادك لهذه البطاقة أنك تستطيعين تكرار أي حرف أكثر من مرة في نفس السطر بإستثناء الحرف (A), والذي يعني الشخص المسؤول والذي تتم محاسبته مما يعني أنّ المسؤولية في النهاية يجب أن تنحصر في شخص واحد. وتستطيعين أيضاً بل وهذا هو المفروض أن تشملي كل العاملين لديك في هذه الورقة لكي تكون الدائرة أشمل وأوسع.
وهكذا نجد أنك وبإعدادك لهذه الورقة البسيطة تستطيعين بعد إضافة تاريخ لكل مهمة أن تعلمي ماذا يفعل كل شخص في عملك, وما المهام الموكلة إليه, ومن المسؤول عن أي تقصير حدث، وتستطيعين أن تضعي يدك على المشكلة مباشرة وتبدئي بعلاجها على الفور. كما أنك تستطيعين أيضاً أن تستفيدي من هذا الجدول بطريقة أخرى وهي أن تقومي بعمل مقارنة لتعرفي الفريق الأفضل والأسرع، ولا بأس أن تكون هذه الورقة معلقة في مكان عام وعلى مرأى من جميع الموظفين والعاملين وتضيفي إليها نسب إنجاز العمل وربما جائزة للفريق الأفضل لكي يحدث نوع من التشجيع والمنافسة والتي بكل تأكيد ستعود عليك وعلى العمل بالفائدة, وستدفع بطاقتك الإنتاجية وبالتالي تحققين أحد أهم أركان نجاحك كمديرة. فالمهم لحل أي مشكلة أن نعلم ما المشكلة؟ وما مصدرها؟ وبعدها بالتأكيد ستقومين بحلها.
