يُعدّ التنظيم الإداري من أساسيات عمل رواد الأعمال وأصحاب المشاريع التجارية؛ من دون التنظيم الإداري، تنحو الأمور إلى الفوضى، كما يحدث إرباك في صفوف الموظفين ومدراء الأقسام، مع إعاقة تحقيق الأهداف، فانهيار العمل التجاري.
شروح عن مفهوم التنظيم الإداري
يقول المُدرّب والخبير الإداري محمد باروم لـ"سيدتي. نت"، إن "الموظف قد يرتبك، عندما يرى أن هناك تصادم بين الإدارات وعدم وضوح في الصلاحيات والمسؤوليات"، مضيفًا أن "ما تقدّم يرجع إلى مشكلة كامنة في التنظيم الإداري، فهذه الفوضى الداخلية تحتاج إلى جهد ووقت وترتيب الكثير من الأمور ووضعها في النطاق الصحيح، مثل: توضيح المهام والمسؤوليات والصلاحيات ونطاقات الوصف الوظيفي ونظام السياسات والإجراءات ونظام تقييم الأداء، ومجموعة أخرى من الأمور".
ويذكر باروم 3 إجراءات رئيسة للتنظيم الإداري الرسمي، هي:
1. توضيح الصلاحيات: الصلاحية هي السلطة الموكلة لكل مدير، وهي تخلّص من مشكلة التضارب في هذا الإطار.
2. تحديد المهام: ترتبط المهام غالبًا بالأقسام والإدارات. بعد توضيح الصلاحيات، توزّع المهام لكل قسم، بحيث يصبح لكل فرد فيه مجموعة من الأمور التي يجدر أن يعمل عليها. أحيانًا، قد يتطلب إنجاز مهمة ما التداخل والتعاون مع إدارات أخرى، إلا أنه في نهاية المطاف إدارة واحدة هي المسؤولة عن الإنجاز، بشكل تامّ.
3. توضيح المسؤوليات: توزع المسؤوليات على الأفراد داخل كل قسم، مع ذكر الأهداف الوظيفية المُحددة تبعًا لذلك.
ويتحدث باروم عن الأوصاف الوظيفية، فيقول إنها "مكملة وداعمة لكل ما سبق، إذ لا بد أن يكون لكل وظيفة بطاقة وصف وظيفي توضح المسؤوليات والصلاحيات والمهام. إذا وجد من يشغل الوظيفة بطاقة وصف وظيفي صحيحة مُحدّثة ومُنسجمة مع ما يحدث في أرض الواقع، ستحل غالبية المشكلات الناجمة عن سوء التنظيم الإداري".
قد يهمك أيضًا التعرف على ماهية الوصف الوظيفي؟
ما هو التنظيم الإداري غير الرسمي؟
ويُسلّط باروم الضوء على التنظيم الإداري غير الرسمي، فيقول أن "المقصود به تنظيم علاقات الموظفين مع بعضهم البعض، وعلاقات الأقسام ببعضها البعض، وتطبيق آليات لإزالة الحواجز بين الناس، وتحقيق العمل الجماعي بشكل جيد". في هذا الإطار، هو يذكر 3 نقاط متعلقة هامة:
- توظيف مدراء الموارد البشرية وأصحاب العمل أشخاصًا يتمتعون بسلوكيات إيجابية وبشخصيات محبة للعمل الجماعي.
- تبني سياسة "اليوم المفتوح" لكسر الروتين ورفع مستوى ولاء الموظفين للمنظمة وجذب المواهب وتحفيزها.
- الاحتفال ببعض المناسبات الشخصية الخاصة بالموظفين (المولود الجديد والتخرج والزواج) عن طريق منحهم في هذه المناسبات يوم إجازة أو تنظيم احتفال لرفع المعنويات وتكوين فريق عمل قوي.
ويعتقد باروم أن "مخرجات الشركات التي تتبنى سياسات التنظيم الإداري من خلال إعادة صياغة الأخير أو هيكلته، سواء في الشق الرسمي أو غير الرسمي أعلى، إذ سيجد الموظفون حوافز للعمل، لأن أمورهم مرتبة، كما سيجد أصحاب الشركات فرقًا متمثلًا في تحقق الأهداف، ووضوح الصلاحيات والمهام والمسؤوليات".
قد يهمك أيضًا الإطلاع على تخطيط العمل الإداري
