إن وقوع الأخطاء في العمل أمر وارد الحدوث من دون شك، وتكمن مهمة مدير أو رئيس العمل الناجح ذي الكفاءة في تقليل حدوث تلك الأخطاء ومعالجتها بشكل صائب وإبداعي، في هذا الإطار تطرقنا عبر السطور القادمة إلى بعض الخطوات الرئيسة المساعدة على تقليل الأخطاء في أداء الفريق، التي يُمكن اعتمادها من قبل المسؤول أو المدير الناجح وفقاً لموقع خبير مختص وموقع إلكتروني.
ست نقاط مهمة لتقليل الأخطاء
مدير المشاريع أحمد القحطاني، ذكر ست نِقَاط لتقليل الأخطاء في أثناء عمل الفريق، وهي كالآتي:
تشجيع النماذج الأولية السريعة
اختبار الأفكار الجديدة بشكل سريع لتوفير الوقت والحصول على ملاحظات مبكرة قبل التوسع.
تقليل التعقيد
وذلك يتم بواسطة تقسيم المهام إلى خطوات صغيرة وواضحة، والحرص على إبقاء العمليات بسيطة، جنباً إلى جنب مع تقليل المشتتات وتشجيع العمل الفردي على المهام المركزة.
استخدام قوائم التحقق
وهذا يتم من خلال إنشاء قوائم للمهام الروتينية والخطوات الحرجة وتشجيع الفريق على التأكد من الإنجاز باستخدام القائمة.
المراجعة العكسية
البدء بمراجعة النصوص من النهاية إلى البداية، والتركيز على التفاصيل لتجنب تخطي الأخطاء.
مراجعات الأقران
راجع العمل أو فوض زميلاً يراجع العمل لضمان الكشف عن الأخطاء، واعتمد هذه المراجعة بوصفها جزءاً من عملية العمل.
تحديد مناطق الأخطاء المعروفة
إنشاء قائمة بأكثر الأخطاء شيوعاً ومراجعة القائمة قبل إنهاء العمل لضمان الدقة.
تعرفوا أيضاً إلى بعض الأنواع المختلفة من الاجتماعات لتسوية شؤون العمل.
أربع تقنيات جوهرية أيضاً
شركة جافيل العالمية المختصة في إدارة الاجتماعات وتنفيذ الاجتماعات والمؤتمرات المهنية "Gavel International" أشارت أيضاً إلى أربع تقنيات جوهرية فعَّالة لتقليل الأخطاء، وهي:
الاجتماعات الفردية المنتظمة
أن تكون هذه الاجتماعات بين المدير وكل عضو في الفريق على حدة، وتكون على شكل مناقشات متكررة مهمة، وفي أثناء هذه الاجتماعات، يناقش المدير وعضو الفريق المشاعر وحجم العمل والتحديات والأولويات للأسبوع، وإجراء هذه الاجتماعات يُعزز العلاقة بين المدير وعضو الفريق، وينصح الخبراء في هذا السياق ألا تزيد مدة هذا الاجتماع أكثر من 30 دقيقة، على أن تُقام بشكل دوري سواءً كل أسبوع أو أسبوعين، وأخيراً يجب تحديد عناصر العمل في نهاية كل اجتماع فردي.
التخطيط لتواصل فعَّال
إن أحد الأخطاء الأكثر شيوعاً التي يرتكبها مديرو الفريق هو عدم التواصل بوضوح ودقة مع فريقهم، وقد يؤدي عدم التواصل إلى سوء الفهم والارتباك بشأن التوقعات وانخفاض الدافع؛ لذا يجب على المديرين التأكد من توصيل الأهداف والمهام والتوقعات بوضوح مع تشجيع أعضاء الفريق على طرح الأسئلة والتعبير عن مخاوفهم، لذا يجب على المدير التواصل مع الفريق بشكل منتظم واستباقي، كذلك استخدام قنوات الاتصال المختلفة وفقا للاحتياجات "الاجتماعات، رسائل البريد الإلكتروني، الرسائل الفورية، وغيرها"، وعلى المديرين أيضاً الانفتاح على الأسئلة والمناقشات، وتشجيع الشفافية.
تنفيذ نظام يُقلل من الأخطاء البشرية
يمكن أن يكون الذكاء الاصطناعي أداة قيمة عندما تتم الاستفادة منه بطريقة ذكية؛ فهو يوفر الوقت ويساعد على جدولة المهام البسيطة والمكررة التي يُمكن أتمتتها، وهذا يُساعد الموظفين للتركيز على عناصر أكبر تتطلب تفكيراً أكثر تعقيداً وإستراتيجية وإبداعاً، ويُمكن البدء بذلك من خلال إجراء تدقيق للكشف عن المجالات التي يحدث فيها الخطأ البشري في أغلب الأحيان والبحث عن الأنماط المتكررة، اطرح على نفسك الأسئلة التالية:
- هل بعض العمليات أكثر عرضة للخطأ البشري؟
- هل من المحتمل أن يحظى فريق/قسم مختلف بنجاح أكبر في أداء مهام/مشاريع معينة مقارنة بالفريق/القسم الذي يقوم بها حالياً؟
- هل ستوفر برمجة الذكاء الاصطناعي والأتمتة مزيداً من الاتساق؟
بمجرد تحديد الأماكن التي يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي فيها، يأتي دورك المحوري في طمأنة الموظفين بأن هذه التكنولوجيا لن تأخذ وظائفهم، فهي موجودة ببساطة لدعمهم، والسماح لهم بالعمل في مهام ذات أهمية وقيمة أعلى.
إعداد قوائم المراجعة لكل مشروع أو عملية
أفضل طريقة لضمان معرفة الموظفين بالخطوات المطلوبة هي توفير هذه المعلومات لهم بسهولة؛ لذا توفر قوائم المراجعة فائدة إضافية تتمثل في السماح للموظفين بتحديد الخطوات حرفياً في أثناء إكمالها، لذا احرص على إنشاء نموذج قائمة مراجعة لكل مشروع أو عملية بطريقة مبسطة، واعمل على نشره على الإنترنت، واجعله قابلاً للطباعة؛ حتى يتمكن الموظفون من استخدامه بطرق متعددة.
اطلعوا أيضاً على بعض الخطوات الإستراتيجية لبناء فريق عمل ناجح.
