أن تصبح رائدَ أعمال ناجحاً، لا يعني فقط أن يكون لديك فكرة مشروع ورأسمال وفريق عمل تحت إدارتك؛ فتنظيم هذا العمل وتحديد أهدافه وتطلعاتك منه، يتطلب معرفة عميقة في عالم الأعمال وإدارة المشاريع وتطويرها. وفي هذا السياق تكثر المفاهيم والنماذج والهياكل التنظيمية، ولكلٍّ منها دوره ونتائجه.
من المصطلحات أو المفاهيم التي غالباً ما يرددها الخبراء والمختصون بالأعمال، يأتي مصطلح "(WBS)" أو ما يُعرف بـ"هيكل تقسيم العمل"، وهو مصطلح قد يبدو بظاهره بسيطاً ويشير إلى صيغة تنظيمية للمهام أو المسؤوليات ضمن المشروع، لكن في الحقيقة هو مختلف تماماً عن ذلك، ودوره في إنجاح العمل ومساعدة رواد الأعمال دورٌ كبير لا يمكن الاستهانة به أبداً.
لتوضيح هذا الدور وكيفية إنشاء هيكل تقسيم الأعمال وضمان تحقيق النتائج المرجوّة منه، كان لنا حديث مع مدربة إدارة المشاريع آلاء الحكيم؛ حيث قالت لنا: "عندما يبدأ رواد الأعمال في تنفيذ مشاريعهم؛ فإن التخطيط الجيّد يعَد عنصراً أساسياً لضمان النجاح. ومن بين الأدوات الفعالة التي تساعد في تنظيم المشاريع وإدارتها بكفاءة، يأتي هيكل تقسيم العمل (WBS -Work Breakdown Structure) كأحد المفاهيم الأساسية في إدارة المشاريع".
لذا تعرّفوا معنا: ما هو هذا الهيكل؟ وكيف يمكن إنشاؤه؟ ولماذا يُعتبر ضرورياً لنجاح المشاريع؟
ما هو هيكل تقسيم العمل (WBS)؟
تعرّف لنا آلاء الحكيم، هيكل تقسيم العمل (WBS) بأنه "أداة بصرية وتنظيمية تُستخدم في إدارة المشاريع لتقسيم المشروع إلى أجزاء أصغر وأكثر وضوحاً؛ مما يسهل إدارتها وتنفيذها. يتكون WBS من هرم تنظيمي يبدأ بالمشروع ككل في القمة، ثم يتفرع إلى مراحل رئيسية، ثم إلى مهام فرعية؛ وصولاً إلى أنشطة صغيرة قابلة للتنفيذ. الهدف منه هو توفير رؤية واضحة وشاملة للمشروع، وتحديد جميع المهام المطلوبة لإكماله بنجاح".
كيف يساعد هيكل تقسيم العمل رواد الأعمال في مشاريعهم؟
تجيب المدربة على هذا السؤال موضحةً أن هيكل تقسيم العمل (WBS) يمكن أن يكون أداة قيّمة للغاية بالنسبة لرواد الأعمال، وذلك للأسباب التالية:
- التخطيط المنهجي: يساعد في وضع خطة تفصيلية للمشروع؛ مما يضمن عدم إغفال أيّة مهمة رئيسية.
- إدارة الوقت بفعالية: يساهم في تحديد أولويات العمل وتوزيع الموارد بشكل أكثر كفاءة.
- تحسين التكاليف: من خلال تحديد جميع المهام بدقة، يمكن تجنُّب التكاليف غير المتوقّعة وإدارة الميزانية بفعالية.
- توزيع الأدوار والمسؤوليات: يساعد في توضيح مسؤوليات الفريق والتأكُّد من أن كلّ فرد يعرف دوره بدقة.
- تقليل المخاطر: من خلال تحديد جميع المكوّنات الفرعية للمشروع، يمكن اكتشاف المخاطر المحتملة مسبقاً ووضع خطط للتعامل معها.
في مجال الأعمال أيضاً، هل تعرفون ما هو نموذج بورتر الألماسي Porter's Diamond لتحقيق التنافسية؟
كيف يمكن إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS)؟
أما عن كيفية إنشاء WBS فعّال؛ فتشير إلى أنه يمكن اتباع الخطوات التالية:
- تحديد الهدف النهائي للمشروع: يجب أن يكون واضحاً ما الذي سيتم تحقيقه بنهاية المشروع.
- تحديد المراحل الأساسية: تقسيم المشروع إلى مراحله الكبرى، مثل التخطيط، التنفيذ، التسويق، الإطلاق، إلخ.
- تقسيم كلّ مرحلة إلى مهام فرعية: يتم تحليل كلّ مرحلة وتحديد المهام الفرعية التي تتطلبها.
- الاستمرار في التقسيم حتى الوصول إلى المهام القابلة للتنفيذ: الهدف هو الوصول إلى وحدات صغيرة يمكن قياسها وإدارتها بوضوح.
- التأكد من التغطية الشاملة: مراجعة WBS للتأكد من أنه يغطي جميع جوانب المشروع من دون ترك أيّ جزء غير معرّف.
هل هناك أنواع مختلفة من WBS؟
نعم، تؤكد آلاء الحكيم، هناك عدة أنواع من هياكل تقسيم العمل، تشمل:
- WBS القائم على المخرجات (Deliverable-Based WBS): يركّز على النتائج النهائية التي يجب تحقيقها في كلّ مرحلة من المشروع.
- WBS القائم على العمليات (Phase-Based WBS): يتم تقسيم المشروع بناءً على المراحل الرئيسية للعمل وليس فقط على المخرجات.
- WBS الهجين (Hybrid WBS): يجمع بين تقسيم المشروع حسب المخرجات والمراحل معاً لتحقيق أقصى درجات التنظيم.
هل يجب إجراء تقييم نهائي للتأكد من الاستفادة من WBS؟
تجيب: "بكل تأكيد"! وتضيف أنه كما أن التخطيط الجيد هو مفتاح النجاح؛ فإن التقييم النهائي هو الخطوة التي تضمن الاستفادة القصوى من WBS. لذا يجب على فِرق العمل إجراء مراجعة شاملة للتحقق مما يلي:
- هل غطى WBS جميع المهام والمخرجات المطلوبة؟
- هل ساعد في تسهيل إدارة المشروع وتقليل المخاطر؟
- هل كانت الموارد والوقت مستغلَين بكفاءة بفضل استخدام WBS؟
- ما الدروس المستفادة التي يمكن تطبيقها على المشاريع المستقبلية؟
الخلاصة
في الختام، تؤكد المستشارة أن هيكل تقسيم العمل (WBS) ليس مجرد أداة تخطيط؛ بل هو منهجية تساعد في تنظيم المشاريع بطريقة تضمن تنفيذها بكفاءة ونجاح. وتقول: "بالنسبة لرواد الأعمال، يمكن أن يكون WBS مفتاحاً لتحديد المهام بدقة، وتحسين إدارة الوقت والتكاليف، وضمان توزيع الموارد والمسؤوليات بوضوح. لذا، سواء أكنت تدير مشروعاً ناشئاً، أو تعمل على تطوير منتَج جديد؛ فإن الاستثمار في إعداد WBS قوي، يمكن أن يكون أحد أهم عوامل نجاحك".
اقرأوا أيضاً: ما هي قاعدة "The Rule of Two" وكيف تُطبّق في عالم الأعمال؟
