غيّر "كوفيد_19" في عادات العمل حول العالم، وبخاصّة لناحية الاجتماعات، التي تحوّلت إلى افتراضية تتم عبر تطبيقات مختلفة، zoom هو أكثرها شهرةً. والأمر ينطبق على المحاضرات الجامعيّة. وفي هذا الإطار، يطلع "سيدتي. نت" من خبيرة الاتيكيت السيدة نادين ضاهر، على بعض التفاصيل التي يجب مراعاتها، أثناء المشاركة في الاجتماعات الافتراضية. علمًا أن للقاء عن بعد لغاية العلم أو العمل قواعد أيضًا.
• على غرار اللقاء الحيّ، يدعو اتيكيت اللقاء الافتراضي إلى ترتيب المظهر الخارجي، لا سيما الشعر والمكياج، مع الالتزام بارتداء اللباس النظيف المتناسق الذي يترواح من نصف رسمي إلى رسمي. ويجدر بالطلاب والطالبات أيضًا، البعد عن الاستيقاظ والجلوس في مقابل اللابتوب مباشرةً، بل من الهام أن يرتبوا مظرهم الخارجي قبل موعد الدرس الافتراضي.
تابعوا المزيد: الفرق بين الاتيكيت والبروتوكول
• لا داعي لوضع العطر، بل ترتيب المظهر الخارجي من الأعلى إلى الأسفل وعدم الاكتفاء بالجزء العلوي من اللباس حصرًا.
• على مدير الجلسة أو من دعا إليها، أن يوجه الأشخاص، ويحافظ على عدم تداخل الأحاديث ببعضها البعض. لذا، عند رغبة أحد الأشخاص في الحديث، يمكن رفع اليد أو ارسال إشارة، فالكلام عند أخذ الإذن.
• يمكن طرح الأسئلة، إذا خصصت المعلمة في آخر الجلسة وقت لذلك.
• يجب على الموظفين وضع الهواتف المحمولة في وضعية الصامت، مع إعطاء كل من في المنزل إشارة إلى بدء الاجتماع، تجنبًا من دخول الغرفة بشكل غير لائق. ويمكن لصق ورقة على الباب لإعلام القاطنين في نفس المنزل بعدم الدخول إلى المكان حيث اللقاء الافتراضي أو مقاطعة اللقاء.
• لا يجب الرد على أية مكالمة هاتفية، إلا إذا كانت الحالة طارئة.
• لا يجب اللهو في الهاتف، أثناء حديث الآخرين، بل النظر من حين لآخر على الشاشة لإعطاء انطباع للآخرين إننا مهتمون بوجودهم أو بكلامهم.
• من الضروري ترتيب المكان والانتباه إلى التفاصيل الموجودة في الخلفية بحيث لا تشتت الأفكار، سواء تعلق الأمر بلوحة أو تلفاز مضاء، ولو كان من دون صوت.
• يجب تحضير المواد التي نتحدث عنها والأسئلة قبل بدء الاجتماع.
• من المعروف أنه يصعب التحكم بكل ما يحيط بنا، لذا في حال حدوث أي طارئ يجب إنهاء المكالمة مباشرة والاعتذار من المجتمعين على الانسحاب. أما إذا كان الموضوع الطارئ ينتهي سريعًا، فيمكن الاعتذار والضغط على إشارة "الصامت" حتى لا يتمكن المجتمعون في اللقاء الافتراضي سماع ما يحدث عندنا.
• في حال تواجد مسنين في المنزل، يجب التفسير لهم معنى تطبيق العمل الافتراضي، حتى لا يتحدثوا أثناء المكالمة، فيسمعهم الآخرون.
• في ما يختصّ بالاستراحة، هي تتوقف على طول الاجتماع، الذي يتراوح عادةً، بين ساعة وساعة ونصف الساعة، وبعدها يمكن شرب الماء والقهوة من دون إصدار أصوات. ولا يستحسن تناول الأطعمة. أما إذا كان الاجتماع طويلًا، فالداعي له هو الذي يحدد أوقات الاستراحة، مع الإعلان عن ذلك مسبقًا. ويجب عدم التأخر إطلاقًا للدخول مجددًا إلى الاجتماع لأن احترام الوقت من أهم الصفات المهنية والجدية.
• يجب طيلة مدة الاجتماع الافتراضي أن يكون هناك تواصل بالعين والتعبير بكلمات بسيطة "نعم" و"صحيح"، والرد مباشرة على أي سؤال، مما يدل على تفاعلنا الجدي مع الأشخاص، بدون قطع أحاديث الآخرين أو التشويش عليها.
تابعوا المزيد: مهارات الإتيكيت الوظيفي
