كتابة الوصف الوظيفي أمر من الأمور التي قد لا تجيدها مجموعة من الشركات، ليحدث الالتباس بين إداراتها والموظّفين بعد تعيينهم! لذا، يجب أن يعكس الوصف الوظيفي، بدقّة، واجبات الوظيفة ومسؤوليات شاغلها. علمًا أنّه عندما يكون الوصف الوظيفي مكتوبًا بشكل مفصّل، فإنّه يجيب على السؤال الآتي: ماذا يجب أن يفعل هؤلاء الأشخاص في هذه المناصب، بالفعل؟
في السطور الآتية، كيفية كتابة الوصف الوظيفي وفق موقع جامعة "رايت ستيت" البحثيّة الأميركيّة.
تابعوا المزيد: أهمّية الدورات التدريبيّة للمؤسّسات والموظفين
تعريف الوصف الوظيفي
لا يذكر الوصف الوظيفي مسؤوليّات الوظيفة فحسب، بل يضع الأساس لتوظيف المواهب وتطويرها والاحتفاظ بها، كما يُمهّد الطريق للأداء الأمثل، من خلال توضيح المسؤوليّات والنتائج المتوقّعة وتقييم الأداء. وهو عنصر مهمّ للحفاظ على نظام تعويض عادل، وضمان الامتثال القانوني. وبالطبع، يجب مراجعة وثيقة الوصف الوظيفي، وتحديثها، بما يتماشى مع دورة تقييم الأداء السنويّة.
تابعوا المزيد: ما هو الهدف المهني من الوظيفة؟
نقاط في الوصف الوظيفي
يحتوي الوصف الوظيفي على الآتي:
- المسمّى الوظيفي: هو وصف موجز (حتّى 4 كلمات) للوظيفة، يعكس محتواها والغرض منها ونطاقها.
- الغرض من الوظيفة: يوفّر الغرض من الوظيفة نظرة عامة عالية المستوى إلى دور ومستوى ونطاق المسؤولية، وغالبًا ما يتكوّن من ثلاث جمل موجزة أو أربع منها تشرح سبب وجود هذه الوظيفة.
- مسؤوليّات الوظيفة: يحتوي هذا القسم على وصف للواجبات والمسؤوليّات الموكلة بشاغل الوظيفة، مع شرح للمهام، والنتائج المترتّبة عنها، وتحديد مجالات المساءلة المباشرة أو غير المباشرة، وطبيعة الأشخاص الذين سيتواصل شاغل الوظيفة معهم، بالإضافة إلى المجالات المرجعية لصنع القرار، ونوع المسؤولية الإشرافيّة.
- المؤهّلات المطلوبة: يتضمّن هذا القسم ذكر مستوى التعليم ونوع الخبرة وسنواتها والمعرفة العمليّة والعامّة في المجال، والمهارات، بالإضافة إلى القدرات التي ينبغي توافرها لدى الشخص الموكل بها.
- ظروف العمل: الموقع الجغرافي للعمل واللباس المطلوب والمتطلّبات المادية، مثل: الأجهزة أو الأدوات المطلوب استخدامها. وفي بعض الوظائف، ينبغي تضمين المجهود البدني المطلوب، وساعات العمل، وما إذا كان العمل مطلوبًا في أيام الإجازة أم لا؟
تابعوا المزيد: مفهوم مؤشرات الأداء الرئيسية KPI`s
