كيفيّة كتابة التقرير الإداري؟

إعداد التقارير الإدارية، يُنمّي الأعمال التجارية الناجحة، فمن خلال هذه التقارير، يطلع المدراء والمسؤولون على مدى تقدّم العمل، كما هم يتخذون بعض القرارات نتيجة لها، ويضعون بعض الاستراتيجيّات الخاصّة بالمنظّمة. من هذا المنطلق، تُمثّل التقارير جزءًا لايتجزأ من العمل الإداري. في الآتي، كيفية كتابة التقرير الإداري؟

ما هو التقرير الإداري؟

يطلع المدرب والمؤلف والأستاذ المشارك في "جامعة الملك عبدالعزيز"، الدكتور فهد العضياني، قرّاء "سيدتي. نت" على ماهية التقرير الإداري، فيقول إنّه "وثيقة تتضمّن دراسة لمشكلة ما، بهدف نقل المعلومات والنتائج من أجل تقديم الأفكار والتوصيات"، ويضيف أن "التقرير يُعرّف أيضًا بأنّه إعلام الغير، كتابةً، بأمر من الأمور أو عرض نتائج بحث، او دراسة موضوع معيّن، أو إيجاد الحلول لمشكلة ما". ويعدّد العضياني أهداف التقرير، التي تتمثّل في:

• إعلام الغير بأمر ما.
• إقناع الآخرين بوجهة نظرمحدّدة.
• استعراض نتائج دراسة أو بحث موضوع أو مشكلة محددة، حتى يستفيد كل من يطّلع على التقرير.
• التعرّف إلى ما تمّ إنجازه، والأسباب التي أدّت إلى عدم تحقيق ما هو مستهدف خلال فترة زمنية معينة.

تابعوا المزيد: ما هي ريادة الأعمال؟

خصائص التقرير الإداري الجيّد

ويذكر الدكتور العضياني خصائص التقرير الإداري الجيّد، فيعدّد:

• الوضوح أي سهولة فهم التقرير، واستيعابه من القرّاء.
• الإيجاز أي نقل الغرض منه باختصار.
• الكمال، بحيث يغطّي كل جوانب الموضوع الذي يتمّ التطرّق إليه.
• الدقّة في المعلومات.
• ضمّ الإجراء الواجب اتخاذه.
• التحديد لناحية التاريخ.

أغراض كتابة التقرير

تتطرّق شبكة Indeed المهنيّة، بدورها، إلى أغراض كتابة التقرير، فتقول إنّها:
1. مراقبة وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسة ومقاييس الأداء الأخرى.
2. تحديد الأهداف.
3. تحديد ربحيّة منتج أو خدمة أو عميل.
4. تحديد المكان الأفضل لإنفاق المال.

تابعوا المزيد: مبادئ إدارة فريق العمل بنجاح

5. تسعير المنتجات أو الخدمات، بدقّة.
6. خلق اتصال متماسك، في ما يتعلق بالبيانات التي سبق أن جمعت.

نصائح في كتابة التقرير الإداري

كما تطرقت شبكة Indeed إلى بعض النصائح التي ينبغي أخذها في الاعتبار عند كتابة التقرير الإداري:

• معرفة الأهداف من التقرير تُساعد في كتابته بطريقة مميّزة، بالإضافة إلى الإجابات عن الأسئلة الآتية، قبل الشروع في الكتابة: ما هو الغرض الرئيس من التقرير؟ من الذي سيتلقّى التقرير؟ من أين أحصل على البيانات؟ كيف أفسّر البيانات، وأدوّنها في التقرير؟
• استخدام البيانات: يُفضّل أن يحتوي التقرير على مقدمة، ومحتوى، ثمّ الخاتمة، على أن يدعم كل قسم من هذه الأقسام بالبيانات، حتى يظهر الهدف من هذا التقرير، ويتمكن هذا الأخير من الإجابة على التساؤلات المطروحة من قبل الطرف الآخر، فكلما زاد استخدام البيانات، كان بإمكانك توصيل رسالتك بشكل أفضل في تقريرك الإداري.
• الوضوح في التعبير: لضمان فهم الجميع تقريرك، تأكدي من تقديم بياناتك بالطريقة الأكثر وضوحًا، إذ يساعد ذلك في تسهيل أي مناقشات بين الإدارات، مع التأكد من عدم الإغفال عن أي بيانات.
• التقرير مرجعًا: في حين أن القصد من التقرير هو قراءة المسؤول أو المدير له بدقة، لكن لمجرد فهم القارئ المعلومات، قد يحتاج إلى الرجوع إليها، لذا يُفضل استخدام بعض العناصر المرئية كالجداول الرسومية في التقرير وإبرز العناوين الفرعيّة...
• إضافة التحسينات: قد تجدين أنك بحاجة إلى إزالة بعض المعلومات أو حتّى إضافة أخرى، وذلك لتنشيط تقريرك، مع مرور الوقت، وتغيّر قوة العمل وتحسن أساليبك التكنولوجية. لذا، كوني منفتحة على الأفكار والمقترحات في شأن اضافة التعديلات التي ينبغي ان تقومي بها أو التي يتم اقتراحها من قبل الآخرين، فقد تساهم تلك التعديلات على تحسين أداء فريق العمل مستقبلًا.

تابعوا المزيد: أكثر المشكلات في العمل شيوعاً التي قد تواجهك