إن التحكم في التكاليف أمر هام لتعظيم الربحية في عالم الأعمال، وتبعًا لذلك تحتاج الشركات إلى النظر في تحسين إنفاقها الإجمالي، وهناك العديد من الطرق التي يمكن للشركات من خلالها تحقيق أقصى استفادة من ميزانياتها وتخفيض تكاليفها إلا أنّ الكثير من روّاد ورائدات الأعمال لا يُدركونها، ومن خلال اتباع بعض الخطوات السليمة، تستطيع الشركات أن تضع نفسها في أفضل موقف ممكن لتجاوز بيئة الأعمال المعقدة التي نعيشها اليوم.
عبر السطور القادمة استعرضنا خمس طرق محددة مساهمة في خفض التكاليف وخلق التوازن المالي للشركات وفقًا لخبير مختص ومنصة لشركة عالمية.
نوعان من التكاليف:
محمد خليفة، المختص في الإدارة والقيادة وريادة الأعمال، أخبرنا برأيه قائلَا: "هناك نوعان من التكاليف وهي التكاليف الثابتة والتكاليف المتغيرة، فالتكاليف الثابتة هي التي يجب عليك دفعها بغض النظر إذا عملت الشركة أو لا أو إذا أنتجت أو لا، منها على سبيل المثال إيجار المكتب ومرتبات الموظفين المتعاقدين، أما التكاليف المتغيرة هي التي تتغير وفقًا للإنتاج مثلًا الشركة التي تعمل في مجال التدريب والاستشارات وتأتي بمستشارين ومدربين وفقًا للمشروع المطروح، في هذه الحالة يكون دفع التكاليف بحسب الإنتاج وحجم العمل.
التركيز على التكاليف المتغيرة
هنا ينصح "خليفة" رائد الأعمال بالعمل على التكاليف المتغيرة خاصة الشركات الصغيرة والمتوسطة، فمثلًا إذا كانت الشركة لا تتطلب موظفين بعقود ورواتب شهرية، يُفضل العمل بحسب الإنتاج وتعيين موظفين وَفْقاً للحاجة أو موظفين مستقلين للمشاريع المطروحة بحسب توقيتها، وبذلك ستقل التكاليف المدفوعة ويزداد الربح، وهذا الأمر ينطبق أيضًا على المعدات وأدوات العمل التي يتطلب شراؤها مبالغ باهظة، إذ لابأس من استئجارها بدلًا من شرائها وتكبد تكاليف الصيانة والشراء، كذلك فيما يتعلق بالمكاتب، إذا كان العمل لا يستلزم مكتبًا، فلا بأس باستئجار قاعة لإجراء الاجتماعات فقط أو الاعتماد على المكاتب الصغيرة. وتبعًا لذلك أنوه أنّ كثرة التكاليف الثابتة قد تجعل رائد الأعمال في دوامة شهرية تٌجبره على العمل دون الإبداع والابتكار وذلك حتى يتمكن من سداد الأعباء الواجبة عليه".
الاستثمار في التقنية والبشر الأكفاء
واستطرد "خليفة" قائلًا: "كرائد أو رائدة أعمال حاول ألا تستثمر أموالك بشكل كبير سوى على أمرين وهما التكنولوجيا والبشر، فالتكنولوجيا تُساعدك على التخفيف أو التخلص من التكاليف الثابتة والأعباءالروتينية، والأشخاص الأكفاء هم الذين يُعينوك على خلق الأفكار الإبداعية والوصول إلى النجاح، من هنا يحتم على رائد الأعمال أن يبدأ مشروعه الصغير بشكل أقل من التكاليف ثم التدرج في التوسع وليس العكس.
اطلعوا أيضًا على أهمية التخطيط المالي للشركات.
شركة "Spendesk" الفرنسية المختصة في إدارة طرق الدفع التجارية أشارت أيضًا في هذا الإطار إلى ثلاث طرق أخرى لتحقيق التوازن المالي وخفض الإنفاق وهي:
الميزانية الديناميكية
تتبنى المنظمات الناجحة ميزانيات واقعية ودقيقة وتتابعها، وبدلًا من وجود ميزانية ثابتة للسنة، يجب أن تكون الميزانيات ديناميكية، وتتطور حسب الحاجة لتعكس التغييرات في بيئة العمل، إذ تمنح الميزانية صورة شاملة عن النفقات والتدفق النقدي المتوقع لتغطية النفقات.
وبلا شك أنّ إعداد الميزانية بعناية من شأنه أن يحدد فرص الادخار والمجالات التي لا تُركز فيها الشركة إنفاقها بالشكل الصحيح. كما يكشف عن المجالات التي يمكن للمنظمات أن تحقق فيها وفورات طويلة الأجل، إلا أنّه على الجانب الآخر لابد أن تكون الميزانية ديناميكية وقابلة للتعديل حتى تتمكن من تحقيق الاتزان وخفض الإنفاقات.
الاستعانة بالـ "Outsourcing"
من الأفضل للعديد من الشركات عدم محاولة القيام بكل شيء بنفسها، وينطبق هذا بشكل خاص على الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم، التي تفتقر ببساطة إلى الموارد اللازمة لتوظيف كل قسم كما هو الحال في المؤسسات الأكبر حجمًا. لذا، ينبغي لكل شركة أن تفكر في كيفية الاستعانة بمصادر خارجية حتى يتسنى لها تحسين التكاليف، إذ أصبح اليوم من السهل الاستعانة بمصادر خارجية لأداء بعض الوظائف مثل الموارد البشرية والتوظيف والمحاسبة وتكنولوجيا المعلومات وخدمة العملاء بشكل متزايد، ويُمكن للشركات الاعتماد على بعض المؤسسات المتخصصة ببعض المصادر الخارجية وذلك للتعامل بكفاءة مع احتياجاتها، والحد من نفقات الموظفين الداخليين، كذلك من أجل تركيز أموال الشركة المحدودة على نفقات مهمة أخرى.
الاستفادة من التوجهات التسويقية
إن فهم احتياجات ورغبات الأجيال الشابة يمنح الشركات أيضًا فرصًا لتحسين الإنفاق، على الرغم من أنّها قد لا تدرك ذلك، تفضيلات العمل عن بُعد هي إحدى الأمثلة، كذلك التوجه الحالي المعروف بالإنفاق التسويقي، إذ أتاحت قنوات الإعلان الحديثة التقليل من التكاليف مقابل الحصول على المردود العالي، عكس الخيارات الإعلانية التقليدية مثل الصحف المطبوعة والإذاعية، ومع تطور التسويق الرقمي والتسويق بالمحتوى، يمكن استخدام الأموال بحكمة لتحسين الحملات التسويقية والحصول على عائد مرتفع وتحقيق الأهداف.
تعرفوا إلى الأهداف التسويقية للشركات، وكيف يمكن تحديدها بطريقة صحيحة.
