استراتيجيات فعّالة لخفض التكاليف في الشركات.. تعرفوا عليها

بلا شك أنّ المنظمات تسعى لحصد الإيرادات وجني الأرباح، إلا أنّ التكاليف تلعب دوراً هاماً في إطار سعي المنظمة لتحقيق أهدافها وتحقيق النمو والتقدم، لذا فإن تطبيق استراتيجيات بيع ممتازة قد يبدو أمراً غير مجدٍ خاصة في أوقات الأزمات الاقتصادية، ما لم يكن متبوعاً باستراتيجيات فعّالة لخفض التكاليف.
لذا تطرقنا عبر السطور القادمة إلى معنى التكاليف، وما هي أهم الاستراتيجيات التي يُمكن اتباعها من أجل خفض التكاليف في الشركات، كما زوَّدنا بها المستشار الإداري، خالد القحطاني.

الفرق بين التكاليف والنفقات

يقول المستشار الإداري خالد القحطاني: "بداية يجب أن ندرك أنّ مفهوم التكاليف يختلف عن مفهوم النفقات، فالأخيرة هي تلك المصروفات اللازمة للشركات للاستمرار في أداء وظيفتها، مثل، رواتب الإدارة، والدعاية، والتسويق وغيرها، بينما ترتبط التكاليف بتوفير السلع والمنتجات النهائية مثل شراء أو إنتاج السلع، والمواد الخام، والعمالة، والكهرباء، واستهلاك الأجهزة، والضرائب".

أنواع التكاليف

وأشار القحطاني إلى أنه من المعروف أنّ التكاليف تنقسم لقسمين رئيسيين:

التكاليف الثابتة:

تلك التي لا تعتمد على الكميات التي تنتجها الشركة.

التكاليف المتغيرة:

التي تتغير حسب الإنتاج (شراء المواد الخام، واستهلاك الأجهزة، وتكاليف الوقود لعمليات النقل والتسليم، وما إلى ذلك).
واستطرد "القحطاني" مؤكداً ضرورة إجراء عملية تحليل للعمليات قبل الإقدام على تطبيق أو رسم أي استراتيجية متعلقة بخفض التكاليف؛ إذ تتيح عملية التحليل فرصة الكشف عن حالات التعطل، والكشف عن المعوقات والمواضع التي يتم فيها هدر الأموال.
اطلعوا أيضاً على كيفية دراسة جدوى المشاريع قبل بدئها ومفاتيح النجاح.

عشر استراتيجيات فعّالة لخفض التكاليف

استعرض "القحطاني" عشر استراتيجيات قد يبدو تطبيقها عملياً، وتؤدي إلى خفض التكاليف في الشركات بشكل جوهري، وهي:

التخطيط

دراسة أدوات التخطيط قد يُعد لب التطبيق، فلا ينبغي تنفيذ تلك الاستراتيجيات ما لم تتم دراسة تلك الأدوات، جنباً إلى جنب مع تحديد الأهداف الشهرية أو النصف السنوية أو السنوية وإجراء التحليلات والبحوث على الشركة والأهداف المراد تحقيقها للتمكن من خفض التكاليف.

الهاتف والإنترنت

يندرج هذان العنصران تحت فئة التكاليف الثابتة، لذا هما عنصران أساسيان اليوم لتمكين الشركات من أداء وظائفها، وبكل سهولة من الممكن معرفة قدر احتياجكم منها حتى تتمكنوا من خفض التكلفة، فمثلاً حساب سرعة الإنترنت التي تحتاجون إليها بدقة، وهل الاتصالات التي تجرونها دولية أم محلية، ومن ثم البحث عن المورد المناسب ووضع الخطة المناسبة، في هذا السياق، ينبغي الإشارة إلى أنّه لا بأس بأن تستعين الشركة في الكثير من الأحيان بوسائل التكنولوجيا الحديثة والمجانية التي توفر تكاليفها مثل برامج الاتصال بالصوت والفيديو لإجراء المكالمات والاجتماعات الدولية.

فواتير المياه والكهرباء

يمكن خفض التكاليف في هذه الحالة ببعض التدابير البسيطة التي قد تحدث تأثيراً إيجابياً، مثل الاستعانة بالمصابيح الموفرة للطاقة وتركيبها في المكتب، إيقاف تشغيل الأجهزة غير المستخدمة مثل أجهزة الطباعة وشاشات المراقبة، تركيب أجهزة استشعار تعمل على تشغيل الإضاءة فقط عند وجود شخص في المكان.

الورق والطباعة

رغم قلة استخدام الورق، لا تزال هناك العديد من المستندات التي تتطلب في الكثير من الأحيان طباعتها، وفي تلك الحالات، يجب الطباعة باستخدام الجانبين الأمامي والخلفي من الورقة، فهو الإجراء الذي سيوفر تكلفة الورق، كما يمكن إجراء المسح الضوئي للمستندات والاستفادة من أدوات المشاركة السحابية عبر الإنترنت مثل Google Drive أو One Drive وغيرهم.

أسعار ورسوم البنوك

هنا قد تخلق مهارة التفاوض فرقاً؛ إذ يجب التفاوض بشأن الأسعار والرسوم المقدمة من جهات الإقراض والبنوك، للتمكن من تخفيض تكلفة التعامل مع تلك الجهات.

المخزون

من المهم تحليل وتحديد المنتجات التي لا يشتريها العملاء والقيام بتقليل إنتاجها، فوجود هذه المنتجات في المخازن يؤدي إلى تكبد خسائر مالية، لأن تلك السلع تشغل حيزاً ويمكن أن تتلف بمرور الوقت، هذا مع ضرورة استخدام برامج إدارة المخزون.

الموردون

من الممكن تغيير الموردين ودراسة المنافسين لهم وإجراء عمليات الشراء منهم، وإذا تعذر ذلك، يجب التفاوض مع الموردين الحاليين بشأن الأسعار المقدمة من قبلهم وطلب الحصول على فترات سداد طويلة الأجل.

خفض تكاليف الخدمات اللوجستية والشحن

عند المقارنة بين الموردين، لا يجب احتساب قيمة السلع فقط، بل يجب دراسة المصروفات المتعلقة بالخدمات اللوجستية والشحن، والتي قد تؤدي إلى زيادة الأسعار.

تعيين وتسريح الموظفين

توجد عمليتان تُكبدان الشركة تكاليف كثيرة وهما على النحو التالي: نفقات التدريب، وتعيين الموظفين وحقوق العمال عند فصلهم، لذا وجب التأني قبل التوظيف والتأكد مما إذا كانت هذه الوظيفة تتطلب بالفعل وجود أحدهم، أو أنّ مهامها التقليدية قد يتم توزيعها بين أعضاء الفريق المتواجدين، كذلك مراعاة توظيف الأفراد الكفوئين، فعملية التدريب قد تستنفد قدراً كبيراً من رصيد الأموال والوقت.

مساعدة الفريق

وأخيراً، إذا كانت الشركة تحتاج إلى خفض التكاليف، يجب إطلاع الفريق على تلك الحاجة وإعلامهم بالاستراتيجيات المتبعة؛ إذ يستطيع الموظفون تطبيق تلك الطرق والاستراتيجيات لتوفير الأموال وتحقيق الأهداف بشكل مشترك.

يُمكنكم أيضاً التعرف إلى أنواع المقابلات الشخصية المتعددة في عالم الوظائف.