يعرف التخطيط بأنه الإدارة في تحديد الخطوات التي يتوجب على الشركة أو المؤسسة القيام باتباعها لإعداد المنظم لتحديد المهام، والأعمال المستقبلية، ومواعيد القيام به، وكيفية إنجازها،بغرض وبهدف الوصول إلى أهدافها، كما يتضمن ويشمل التخطيط تحديد التغيرات والعقبات المتوقعة، ومعرفة الاستفادة من تلك الموارد البشرية للوصول إلى الهدف المنشود وذلك عن طريق التحليل الدقيق للموارد المتوفرة والمتاحة.
ووفقاً لما قاله الدكتور أيمن الدهشان، خبير التنمية الإدارية لسيدتي: الإعداد المنظم لتحديد المهام، والأعمال المستقبلية، ومواعيد القيام به، وكيفية إنجازها. تتطلب الإدارة الناجحة وضع الخطط والسعي إلى تنفيذها وفق جدول منظم وبإطار زمني محدد، مما يسمح بتحسين كفاءة وجودة العمل.
التخطيط هو وظيفة الإدارة الأساسية، والتي تتضمن اتخاذ قرارٍ مسبقٍ، عما يتوجب القيام به، ومتى وكيف سيتم القيام به، ومن سيقوم به، فهي عملية فكرية تحدد أهدافًا منظمةً، وتطور مسارات عمل مختلفة، من أجل تحقيق الأهداف.
فوائد التخطيط
إن التخطيط يعني وجود خطة عمل من أجل تحديد كيفية القيام بالأعمال، مما يقدم الإرشادات والتوجيهات لطريقة الوصول إلى الأهداف، وللتخطيط العديد من الفوائد وهي:
• يساعد على تحديد الأهداف الصحيحة:
فالخطة هي مسار العمل نحو تحقيق الهدف، ويسهل التخطيط عمليات اتخاذ القرار، كما أنه يسمح بتحديد إطار زمني لتحقيق الأهداف في الوقت الصحيح.
• يحدد أهداف ومعايير الرقابة:
يحدد التخطيط معايير تقييم الأداء، ومن دون هذه المعايير، لن تتمكن الإدارة من التدخل واتخاذ الإجراءات التصحيحية للبقاء على المسار الصحيح.
• يمنع تداخل الأعمال والمسؤوليات:
يوضح التخطيط الفعال مسؤوليات كل قسم وكل فريق وحتى كل عضو في الفريق، مما يساعد على التأكد من عدم وجود تداخل في الأعمال.
• يضمن الاستخدام الفعال للموارد:
يستخدم التخطيط الموارد البشرية والمادية بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.
• يعزز الإبداع:
إذا كان لدى المنظمة هدف صعب من ناحية، وإمكانية حدوث عقبات وتغيير السوق من ناحية أخرى، فإنها تبدأ في طرح الأفكار والحلول الإبداعية.
• يحسن من عملية صنع القرار:
يساعد المدراء على التركيز على الهدف، ويسمح باتخاذ القرارات الصحيحة من خلال التفكير في تأثير القرار المعتمد على المهام والأنشطة طويلة الأجل.
الإعداد المنظم لتحديد المهام
• يعزز الاندفاع وروح الفريق:
يوضح التخطيط الصلة بين المدخلات الفردية والهدف الأكبر، كما يوضح أن كل شخص في بيئة العمل لا يمكن الاستغناء عنه للوصول إلى الهدف المشترك، مما يساعد على تقليل المنافسة الداخلية وتعزيز روح الفريق.
• يساعد على كسب المصداقية وثقة المستثمرين:
تساعد الأهداف الواضحة والخطة الرسمية على زيادة ثقة الموظفين والعملاء بالشركة.
• يمنح ميزة تنافسية ويسمح بتحديد المواقع الاستراتيجية:
يتضمن التخطيط الحصول على رؤية واقعية لنقاط القوة والضعف التنظيمية، وكذلك الكشف عن الثغرات ونقاط الضعف لدى المنافسين، مما يمنح ميزة تنافسية كبيرة، وعلاوة على ذلك، يساعد التخطيط في الكشف عن الأسواق المتنامية والدخول إليها بمنتجات أو خدمات جديدة في وقت أسرع من أي منافس آخر.
