فن كتابة الرسائل وكيف تبدئين كتابة رسالة؟

في حين أن الاتصال الشفوي يأتي بشكل طبيعي وعفوي للإنسان، فإن الاتصال الكتابي أو التواصل الكتابي يتطلب الكثير من الجهد، فالكتابة بطبيعتها هي نتيجة ممارسة طويلة إلى حد ما، وتقتضي الصبر في التعلم، وأن تكوني على دارية ومعرفة ببعض الصياغات المتعلقة بطريقة كتابة الرسائل، حسب أنواع الرسائل.
تقول لبنى الضيف، وهي خريجة كلية الآداب قسم الوثائق والمعلومات، ولديها دراسة بحثية حول أدب الرسائل في العصور القديمة، لـ"سيدتي": التواصل الكتابي هو نشاط إبداعي يتطلب الكثير من الخيال والجهد للوصول إلى منتج أدبي جيد ذي صياغة متقنة، محققاً الهدف من إرساله، ولأنه من المحتمل أن تُنسى الكلمات المنطوقة بالتواصل اللفظي أو الرسائل المنطوقة، والذي أظهر الأهمية الحقيقية للتواصل الكتابي.

• طريقة إرسال الرسائل هي التي تختلف وستختلف بالمستقبل

وتؤكد: بينما يكون التواصل الشفوي عفوياً، فإن الاتصال الكتابي يعتمد على الجهد الواعي، ففي جميع لغات العالم ظهرت الكتابة على مرّ العصور بعد التحدث على أن التواصل من خلال الرسائل تطور عبر الحضارات؛ عبر الحمام الزاجل، وإلقائها بزجاجات بالنهر حتى سفرها وتسليمها يداً بيد.. والآن يتم عبر الإنترنت والفضاء السيبراني.
تؤكد لبنى أن طريقة إرسال الرسائل هي التي قد تكون اختلفت وستختلف بتطور العلم والتكنولوجيا، ولكن طريقة صياغة الرسالة ومتنها لم تختفِ إلا قليلاً، على أن تصنيفات الرسائل وأنواعها وأغراضها تشعبت كثيراً، وهو ما جعل لكل نوع طريقة معينة فى الصياغة.
تابعي المزيد: 5 طرق مساعدة في كتابة رسائل الايميل المهنية

• كيف أكتب رسالة؟

- في البداية يجب أن تقومي بتحديد نوع الرسالة؛ فهل هي رسمية أم عائلية أم تقريرية علمية؟
- لا بد من تجميع الأفكار التي ستدور حولها ومن خلالها الرسالة.
- يجب أن نجمع كل المعلومات الضرورية التي سنتناولها بالرسالة.
- يجب ترتيب الأفكار ترتيباً منطقياً، وصياغتها بعناية شديدة، على أن نكون حذرين في معظم الأوقات حسب درجة أهمية الرسالة والشخص الموجه إليه الرسالة.
- اعلمي أن الرسائل المنتجة بشكل جيد تعكس صورة جيدة لكاتبها وللشخص الموجّه إليه الرسالة، ولو كانت شركة؛ فالرسائل الجيدة تظهر الشركة في أفضل صورة أمام العملاء، وكلما كانت الرسائل أكثر إبداعاً تصميماً وشكلاً؛ كانت صورة الشركة أكثر إشراقاً.

• طريقة صياغة الرسالة

  

عقب تحديد نوع الرسالة، فهذه طريقة صياغة الرسائل الرسمية عامة، والتي تتضمن:
- اسم المرسل إليه ومسمّاه الوظيفي ودرجته العلمية، مثل: إلى "السيد المدير"، أو إلى "السيد رئيس القسم".
- من: اسم المرسل ومسمّاه الوظيفي "تذكري اسمك ومؤهلك العلمي ووظيفتك".
- تاريخ الرسالة: اليوم/ الشهر/ السنة.
- يجب في حال كان اسم المرسل إليه جهةً أو شخصاً غير معروف أو مُحدّد بالنسبة للمرسل، توجيه الخطاب بأحد أنماط الصياغة الآتية: حضرة السادة الأفاضل، السادة المحترمون، السيدات والسادة.
- نبدأ بالتحية والسلام : كأن نقول "السلام عليكم ورحمة الله وبركاته"، أو من الممكن اختصارها لـ"تحية طيبة"، أو "تحية طيبة وبعد"، حيث تُعدُّ تلك الافتتاحية إلزاميةً في الكتابات الرسميّة.
- موضوع الرسالة: ويشمل الهدف من الرسالة، حيث يتم صياغة محتوى الرسالة.
- يتم تقسيم الرسالة إلى هيئة فقرات منظمة متسقة مرتبة، وأن تستوفي المضمون المطلوب.

- الخاتمة تُنهي الرسالة عادةً في الرسائل الرسمية بـ"خالص الاحترام والتقدير"، أو "تفضلوا بقبول الاحترام والتقدير". "نشكركم على حسن التعاون"، "خالص تحياتي".
- الرسائل العائلية وغير الرسمية تكون أقل تكلفاً وأكثر حرية.
- تجنبي استخدام الألفاظ العامية والدارجة عند صياغة رسالة رسمية.
تابعي المزيد: كيفية كتابة خطاب رسمي