دائمًا توجد مهام أكثر من الوقت المتاح سواءً كانت مهامًا شخصية أم مهنية أم ترفيهية أم علمية أم تطويرية أو حتى هوايات، وقد يفنى عمر الإنسان، ولم ينجز بعد كل ما كان يخطط له، تاركًا الأمر لغيره ليكمل مسيرته، وهنا يأتي دور إدارة أو تنظيم الوقت، الذي يقصد به عملية تخطيط وممارسة التحكم الواعي في الوقت الذي يقضيه الفرد في إنجاز المهام الكثيرة، بهدف زيادة فعاليته وكفاءته وإنتاجيته.
تقول الدكتورة هبة علي خبيرة التنمية البشرية لـ"سيدتي": تعرف على مهارات التطوير المستمر وكيفية اكتسابها هل عادات إدارة الوقت مهمة؟ فإدارة الوقت لا تهدف إلى إنجاز المهام فحسب، بل إلى ترتيبها حسب الأولوية، وتنفيذها وفقًا لهذه الأولوية في المقام الأول، ولذلك فعادات إدارة الوقت مهمة أهمية بالغة نظرًا لأن الإنسان يجد أمامه كمًا كبيرًا من المهام في معظم الأحيان، فالعبرة هنا تقسيمها ووضعها في جدول زمني وليس السير عشوائيًا.
*مهارات يجب التحلي بها:
- التنظيم:
التنظيم على دراية حسنة بالمهام اللازم إتمامها وتوقيتها، والتنظيم هنا يعني وجود مفكرة مقسمة إلى موضوعات أو تقويمًا به مواعيدك أو ترتيب الأوراق بحيث يسهل الوصول إليها وغير ذلك مما تجده مناسبًا لنمط حياتك أو طبيعة مهماتك.
اقرأ أيضًا: تعرف على مهارات التنظيم وأفضل الطرق لتطويرها
- الأولوية:
تقييم المسؤوليات والمهام وترتيبها في أولويات مهارة ضرورية لنجاح إدارة الوقت، مثلًا: يمكنك إنهاء المهام السريعة القصيرة أولًا ثم الانتقال إلى المهام الأطول، أو إنهاء المهام البسيطة ثم الأعقد، أو العاجلة قبل الآجلة، أو كما يتراءى لك، فلا قواعد صارمة هنا، فالأمر يتسم بالمرونة.
اقرأ أيضًا: مهارات تعدد المهام: ما هي وكيف أطورها
- تحديد الهدف:
أولى خطوات الوصول إلى الهدف هو تحديده ثم معرفة الطريق إليه، ولن تستطيع تحقيق أي شيء بالنظر إلى قمة الهرم، وعليك تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر ذات مدى زمني محدد لتبنيها معًا كقطع الليجو حتى يكتمل الهدف من المهمة التي تحتاج إلى إنجازها.
-التخطيط:
التخطيط ركن أساسي من مهارات إدارة الوقت، إذا إنه ضروري لرسم مسار يومك ومواعيد الاجتماعات والتسوق وإصلاح السيارة ومتابعة مدرسة الأطفال إلى غير ذلك من المهام التي لم ولن تنتهي.
*عادات فائقة القوة لإدارة الوقت.
-تدقيق الوقت
الخطوة الأولى التي يجب عليك اتخاذها هي معرفة أين يذهب وقتك بالفعل، أسهل طريقة لتتبع وقتك هي تحميل التطبيقات التي تساعدك على تحديد فترة زمنية معينة لإنجاز مهمة، وتقارب تصرفاتك خلال هذه الفترة، هذا ما سيساعدك في التركيز على الإنجاز من دون هدر الكثير من الوقت، كما يمكنك بعد ذلك الوصول إلى تقرير لمعرفة ما الذي يسرق وقتك، باستخدام هذه المعلومات يمكنك بعد ذلك إجراء التعديلات المناسبة.
-تعيين حد زمني لكل مهمة
هذا الأمر يمنع من تشتيت الانتباه، على سبيل المثال: إذا كنت ترغب في كتابة مقال، أمنح نفسك ساعتين، بهذه الطريقة، سوف تصبح إدارة الوقت بالنسبة لك لعبة وتحديًا يتكرر كل يوم.
-استخدم قائمة مهام
أنشئ قائمة مهام لكل هدف لديك، هذا سوف يحفزك على مشاهدة كل ما تحققه بالفعل، ويساعدك على الإسراع في خطوات تحقيق هدفك.
- التخطيط للمستقبل
في الليلة السابقة، خصص 15 دقيقة من نهاية اليوم لتنظيم مكتبك وإنشاء قائمة بأهم أغراض اليوم التالي، حيث تستيقظ في الصباح على متابعة أعمالك فورًا، من دون إهدار المزيد من الوقت في معرفة ماذا ستفعل اليوم؟
- ابدأ بالمهام الضرورية
من أفضل الأمور التي تساعدك في إنجاز مهامك البدء بالمهام الكبيرة والأكثر صعوبة في الصباح، وذلك لأسباب وراء هذه الحيلة الفعالة لإدارة الوقت.
بالنسبة للمبتدئين، عادة ما يكون لديك أكبر قدر من الطاقة في بداية اليوم، لذلك من الأفضل معالجة هذه المهام عندما لا تكون مستنزفًا، أيضًا يمكنك استخدام هذا الشعور بالإنجاز للتغلب على بقية اليوم.
- الاستعانة بمصادر خارجية
إن الاستعانة بمصادر خارجية يوفر الوقت الحقيقي، لأنه يقلل من عبء العمل، ما يعني أن لديك المزيد من الوقت لقضائه في مهام أكثر أهمية أو القيام بعمل أقل، إما تسليم المسؤوليات لأعضاء الفريق المؤهلين أو تعيين موظف مستقل متمرس، وإذا قررت القيام بتدريب داخلي، فسيكون الاستثمار الأولي يستحق ذلك في النهاية.
-القضاء على عوامل التشتيت
وذلك بتخصيص وقت كبير للتركيز على مشروع واحد والتخلص من كل شيء آخر، القضاء التام على عوامل التشتيت هو الطريقة الوحيدة التي تساعد في الانخراط بعمل عميق ومركّز وتجنب الجلسات المجزأة.
- اترك وقتًا مؤقتًا بين المهام والاجتماعات
قد يبدو الانتقال فورًا من مهمة أو اجتماع إلى آخر استخدامًا جيدًا لوقتك، ولكن في الواقع له تأثير معاكس، نحتاج إلى وقت لتصفية أذهاننا وإعادة شحن طاقتنا من خلال الذهاب في نزهة على الأقدام أو التأمل أو مجرد أحلام اليقظة، الدماغ البشري لا يمكنه التركيز لمدة أكثر من 90 دقيقة في كل مرة.
- اتبع قاعدة 80-20.
هناك قاعدة شهيرة تعرف باسم قاعدة 80-20، تشير إلى أن 80% من النتائج تأتي من 20% من الجهد المبذول، يمكن أيضًا تطبيق هذا المبدأ، 80% من نتائجك تأتي من 20% من أفعالك، لذلك حاول تبسيط جدول مهامك اليومية، فحاول أن تنهي 5 مهام مثلًا تحتاج إلى إنجازها، باستخدام هذا المبدأ يمكنك على الأرجح حذف غالبية العناصر في قائمتك، قد يبدو الأمر غير طبيعي في البداية، لكن العمل الإضافي سيحددك لزيادة الجهد في المهام الأكثر أهمية.
