عادات سيئة في عمليات التواصل بين فريق العمل

سواء كان الموظف يفضّل إرسال رسالة إلكترونيّة أو التعامل مع الزملاء الآخرين وجهًا لوجه، فإن التدقيق في سبل التواصل يبيّن عن عادات غير ملائمة، في بيئة العمل.

ثغرات في عمليّات التواصل بين فريق العمل

تشتمل العادات السيّئة في عمليّات التواصل بين فريق العمل، حسب المجلّة الأميريكية "Inc." على:

• مقاطعة الحديث مرارًا: يرغب المتحدّث في ملاقاة آذان صاغية؛ بالمقابل تظهر المقاطعة مرارًا أو محاولة إكمال الجمل نيابة عن المتحدّث مدى انجراف المرء وعدم إنصاته بشكل جيّد للآخر، مع الإشارة إلى أن التدخّلات المستمرّة، أثناء حديث الآخر، لا تعكس مستوى المشاركة العالية.

• تعدّد المهام: يستحقّ التواصل الجيد الاهتمام الكامل، وليس مجرّد نظرات فاترة إلى الآخر، مع إبقاء كامل التركيز على الهاتف المحمول! تعدد المهام خصلة سيئة، إذ على المرء أن يكون حاضرًا خلال المحادثاتات، مهما بدت عادية أو عقيمة!

  

• مساواة الخبرات: إذا كان شخصٌ يشرح عن مشكلة صعبة يواجهها راهنًا، فلا داعي للردّ عليه بأنّك تعرف بالضبط ما يشعر به، ثمّ تنطلق في سرد حكايتك غير الشبيهة لما مرّ به! التجارب البشريّة مختلفة، ومحاولات إظهار التعاطف جديرة بالإعجاب، إلّا انّه في هذه الحالة، من الأفضل والأجدى الاستماع والإنصات وتقديم الدعم.
• الحديث من دون هدف: قد يضطر المرء إلى التعامل مع الأشخاص الذين يتحدثّون من دون توقّف! لذا، لا مناص أثناء التواصل مع الآخرين من الوضوح وتحديد الهدف من الحديث، ما يشير إلى التواصل الجيّد والماهر.
• الحشو في الحديث: تستخدم غالبيّة الناس كلمات كثيرة غير ضرورية في عباراتها، كما في الرسائل الإلكترونيّة، في حين أن التواصل الجيّد يقضي بأن يكون المرء موجزًا ومحدّدًا.

أخطاء المدراء في التواصل

يذكر موقع insights for professionals المتخصّص في عالم الأعمال، من ناحيته، 3 عادات سيئة في التواصل يقوم بها المدراء أو المسؤولون في بيئات العمل المختلفة:

1 تنظيم عدد من الاجتماعات: عندما ينظّم المدير اجتماعًا مع خمسة أشخاص، ويمتدّ الاجتماع لساعة، وذلك لخمسة أيّام في الأسبوع، فإن المدير يستقطع 25 ساعة من وقت فريق العمل إجمالًا في كلّ أسبوع! ففي كثير من الأحيان، تعقد الشركات عددًا كبيرًا من الاجتماعات الأسبوعيّة، بحيث يمتدّ البعض منها إلى أكثر من الوقت المدّون في الجدول الزمني، بغض النظر عن عدم أهميّة وجود بعض أفراد الفريق فيها. أضف إلى ذلك، إذا لم يكن هناك من يتولّى الإشراف على هذه الاجتماعات، فقد ينتهي الأمر بالمتواجدين إلى الحديث في مواضيع متفرّقة لا تصبّ في مصلحة الاجتماع والمهام المطلوبة، فيحدث الهدر الكبير في الوقت.

2 الإغفال عن مشاركة التحديثات الهامّة: عندما تكون الشركة مكوّنة من مجموعات من الفرق الصغيرة التي تعمل على أهدافها الخاصّة، سيركز أعضاء كلّ فريق على تحقيق مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة به، نظرًا إلى أن اتصالهم بالفرق الأخرى محدود. في هذا الإطار، لا يتحقّق التعاون، كما يخسر النشاط التجاري! بالمقابل، يجدر بالمسؤولين فتح باب التواصل بين أعضاء تلك الفرق وإشراكهم والأخذ بآرائهم في التحديثات الهامة التي تقع في الشركة.

3 استخدام أدوات مختلفة في التواصل: إذا لم يكن هناك أدوات واضحة ومدرجة في "أجندة" العمل وإلزاميّة للتواصل بوساطتها بين أعضاء الفريق، فإن الأفراد يبدأون في الالتزام بمعايير الاتصال التي يجدونها مناسبة لأنفسهم... فقد يرى البعض منهم أن التواصل عبر البريد الإلكتروني هو الأنسب، فيما يُلاحظ البعض الآخر أن الأقسام الأخرى بطيئة في الردّ لأن الأعضاء فيها يفضّلون غالبًا كتابة رسائل الدردشة عبر التطبيقات الذكية إذا احتاجوا إلى استجابة عاجلة، في حين تختار فرق ثالثة التواصل من خلال مكالمات الفيديو (زووم)، ورابعة تفضّل "Slack"!