يتطلّب أمر توجيه الدعوات إلى المناسبات، على اختلافها، بذل مجهود من الداعين، حتّى يُلبّوا شروط الإتيكيت المتعلّقة. في هذا الإطار، تُطلع خبيرة الإتيكيت والعلاقات الإنسانيّة دعاء بيرو القراء على مجموعة القواعد المتصلة بإتيكيت الدعوات إلى كلّ المناسبات...
قواعد في الإتيكيت لتوجيه الدعوات إلى حفلات الخطوبة والزفاف
- تكون بطاقة الدعوة التي تتضمّن نصًّا بأسماء الداعين والعروسين وموعد المناسبة والتفاصيل الأخرى، مُميّزة لناحية التصميم؛ وهي ترسل لكلّ مدعوّ قبل ثلاثة أسابيع إلى شهر من حلول المناسبة، في مناسبة الخطوبة، أمّا بطاقة حفل الزفاف فترسل قبل شهرين أو ثلاثة أشهر من موعد الزفاف. من جهة ثانية، تصحّ الدعوة عبر الهاتف أو من خلال زيارة محدّدة الهدف إلى منزل المدعو. أضف إلى ذلك، يلفت ابتكار العروسين أفكارًا جديدةً، في هذا الإطار، مثل: تسجيل صوتي بصوتهما يحدّد موعد ومكان الفرح. يوزّع التسجيل على هواتف المدعوين.
- يقوم والد ووالدة كل من العروسين بتوجيه الدعوات الخطّية.
- يوجه العروسان الدعوات للأصدقاء وزملاء العمل والمقربين منهم.
مغلّف الدعوة الخارجي يحتوي على اسم المدعو مسبوقًا بلقبه - يحتوي مغلّف الدعوة الخارجي على اسم المدعو، مسبوقًا باللقب (الدكتور فلان، مثلًا) أو بكلمة السيّد فلان والسيّدة فلانة عند دعوة زوجين، أمّا إذا كان الضيف المدعو خاطبًا فيجب أن تتضمّن بطاقة الدعوة اسم الشخص، وتوجّه إلى شخصين (هو وخطيبته).
- يجب أن تذكر بوضوح الأسماء المحدّدة للضيوف الموجهة إليهم الدعوات.
- يذكر على الدعوة إذا كان يسمح باصطحاب الأطفال إلى الحفل أم لا.
- تذيّل بطاقة الدعوة برقم للاتصال عليه، ليقوم المدعو بتأكيد الحضور أو الاعتذار عن عدم الحضور.
- تخرج الدعوات إلى الأفراح عن أصول الإتيكيت، عندما تنصّ على اسم متجر محدّد لهدايا العروسين.
- الطريقة الصحيحة للإشارة إلى القواعد المتعلقة بملابس الضيوف إلى حفل الزفاف أو الخطوبة هو في الركن الأيمن السفلي من بطاقة الدعوة.
على المدعو أن يجيب على نصّ الدعوة، خلال أسبوع من استلام الأخيرة - لناحية متلقي الدعوة، فعليه أن يؤكّد حضوره أو يعتذر عن عدم الحضور خلال أسبوع.
أصول الدعوات إلى العزومات
1 لا يُنصح بتوجيه الدعوة إلى أحد الأشخاص لعزومة ما أمام آخر غير مدعو، فهذا التصرّف يُعرّض الداعي إلى سوء الظنّ به.
2 لا يجب إحراج الضيف عبر سؤاله: هل أنت فى إجازة، في يوم كذا؟ ثم بعد سماع الجواب، يُدعى الأخير إلى تناول العشاء، بل يجب أن توجّه الدعوة مباشرة إليه، مع إيداع الحريّة للمدعو حتّى يقبل الدعوة أو يعتذر عن عدم الحضور.
3 يُفضّل أن توجّة الدعوة إلى أي عزومة قبل أسبوع من موعدها، بعيدًا عن الدعوة في "اللحظة الأخيرة".
4 إذا رفض المدعو دعوة محدّدة لمرّتين متتاليتين، فلا داعى لتوجيه دعوة ثالثة إليه، خصوصًا إذا لم يقدّم للداعي اعتذارًا مقبولًا في المرّتين.
5 لا تصحّ محاولة التلميح حتّى لهدية يرغب فيها الداعي، إذا سأله المدعو عن ذلك؟
6 يُفضّل تحديد موعد الدعوة والمدة التي ستستغرقها. مثلًا: ننتظرك على الغداء الذي سيمتدّ حتّى الساعة كذا، وذلك ليتسنى لكلّ مدعو أن يرتّب مواعيده. ومن المفضّل عرض قائمة المأكولات على الضيف، أثناء توجيه الدعوة، فقد يكون الأخير لا يستطيع تناول طعام بعينه لسبب صحّي أو لحمية يتبعها.
الدعوات إلى الحفلات الرسميّة
تُرسل الدعوة قبل أسبوع من موعد الحفل أو حتّى أسبوعين في إحدى العواصم الكبرى التجارية، مع مراعاة أن ينظّم الحفل خارج أيّام العطلة الأسبوعيّة أو الأعياد الرسميّة. أمّا إذا كان سبب الدعوة هو تكريم شخصية معينة، فالواجب أن يحدد الأخير التاريخ الملائم له. ثمّ، تُرسل الدعوة للمكرّم، مرفقة بكلمة. أضف إلى ذلك، يراعى فى انتقاء المدعوين إلى الحفل أو المأدبة توافر الانسجام بينهم، فلا تصحّ دعوة أفراد على خصومة بين بعضهم البعض، على المستوى الأكاديمي والاجتماعي والعشائري...
من جهةٍ ثانيةٍ، تقتضي أصول اللياقة الاجتماعيّة والدبلوماسيّة بالإجابة الفورية على الدعوة، إما بقبولها أو الاعتذار عن عدم الحضور بسبب السفر أو الارتباط بموعد مسبّق، من دون الطلب إلى الداعي تغيير الموعد في الحالة الثانية.
باستثناء الظروف القاهرة أو الحوادث الطارئة، لا يجوز على الإطلاق الاعتذار عن عدم حضور دعوات رئيس الدولة أو رئيس الوزراء أو وزير الخارجيّة، لا سيّما تلك التي تقام لمناسبة الأعياد الوطنية أو لتكريم رئيس دولة أجنبية أو زائر من كبار الشخصيات أو سفير قادم أو مغادر.
