كتابة القوائم بالمهام اليوميّة، هي وسيلة رائعة لتتبع الأداء المهني، والمراقبة الذاتيّة للـإنتاجية؛ لكن قد تكون القوائم، في بعض الأحيان، سببًا لقلّة التحفيز، وذلك لعدم كتابة اللوائح المذكورة بالشكل الصحيح، فتصبح أمرًا مربكًا قد يوقع المرء في فخّ "تعدّد المهام" وكثرة الانشغال...
خطوات مُساعدة في كتابة القائمة بالمهام اليوميّة
حسب الموقع الخاصّ بـ Meister Task الإلكترونية الألمانيّة لأداء المهام، تسهلّ الخطوات الآتية كتابة القائمة بالمهام اليومية:
1 التركيز على الهدف الأكبر: ينظر البعض إلى القائمة بالمهام على أنّها قيد، إذ هي تجعل من يكتبها بائسًا، عوضًا عن التحفير على الإنتاجيّة! إذا كانت القائمة بالمهام تبدو كذلك، فإن موقع الأداة الألمانية يقترح إعادة الصياغة، بصورة يركّز فيها المدوّن على الهدف الأكبر في العمل، وذلك لأن الربط بين المهام على القائمة والهدف الأكبر، سيُشعر المرء بأنّه أقل مللًا وأكثر أهمّية وتحفيزًا.
2 حذف المهام البسيطة: تساعد هذه الخطوة في العثور على المهام التي لا تستحق تضييع الوقت في أدائها، أو من الممكن تفويض أحد آخر بالقيام بها، أو حتّى حذفها، وذلك حتى لا تعجّ القائمة بمهام كثيرة مثبطة للعزيمة. لذا إن لم يتمكّن المدوّن من معرفة القيمة الحقيقية التي سيوفرها له إكمال مهمة ما، فمن الأفضل حذفها.
3 تقسيم المهام الكبيرة إلى أخرى أصغر: النظر إلى قائمة تعجّ بالمهام التي تتطلّب أسابيع لإنهائها مرهق؛ لذا يكمن الحل في تقسيم المهام إلى خطوات أو مهام أصغر. مثلًا: في حالة وضع خُطّة التقويم التحريري لعام 2023، يصح تدوين مهام أصغر، هي: البحث عن الكلمات الرئيسية والبحث التنافسي والتدقيق في المحتوى والفهرسة ومراجعة الأفكار المتراكمة ومحاولة التماس الأفكار من خدمة العملاء والمبيعات وتقييم تلك الأفكار ليبقى الأفضل بينها، وصولًا إلى إنشاء التقويم.
4 رسم المهام في القائمة: حسب دراسة منشورة في موقع Science Daily، منح باحثون من جامعة "واترلو" عيّنة البحث 40 ثانية إما لرسم الكلمات أو تدوينها بشكل متكرر، ثمّ طُلب من المشاركين تذكر تلك الكلمات، فلاحظ الباحثون أن أولئك الذين رسموا الكلمات تذكروا أكثر من ضعف عدد الكلمات مقارنة بالذين كتبوها.
5 الاستعانة بالتقنيّات الحديثة: التقنيات الحديثة مساعدة في إنشاء القائمة بالمهام، الأمر الذي يستدعي اللجوء إلى إحدى التقنيات من أجل التذكير والحصول على جودة أعلى في إدارة الوقت.
نقطتان جوهريتان متعلّقتان بالقائمة بالمهام
تعدّد مجلة "فوربس" الأميركيّة نقطتين جوهريتين في هذا السياق، هما:
- قائمة بالمهام محدّدة وواضحة: يصحّ أن تتضمّن القائمة ثلاث مهام لها الأولويّة، جنبًا إلى جنب خمس مهام ثانويّة؛ لكن في حال تعدّد المهام، قد تظهر النتائج عكسية تمامًا، إذ لا يستطيع الموظّف إكمال العمل، ليشعر بالهزيمة جرّاء ذلك. أضف إلى ذلك، من الضروري أن تدوّن المهمة بصورة واضحة، وبالتفصيل. مثلًا: لا يكفي كتابة العمل على المؤلّف، من دون تحديد العثور على ناشر وتصميم الغلاف وكتابة فصل جديد... فالتوصيف الدقيق للمهمات مساعد في التركيز.
- تصنيف المهام: عند كتابة قائمة بالمهام، يخطئ البعض في تدوين الأعمال الملقاة على عاتقه في خانات متشابهة أو متقاربة، مثل: شراء الحليب من المتجر وتجهيز العرض التقديمي للاجتماع، الأمر الذي يجعل الفرد في ذعر من تفويت إحدى المهام، حتّى لو كانت أقل أهمية من غيرها!
