خصائص عملية التوجيه الإداري وعناصرها الهامة في الشركة

ثمة وظائف إدارية تقوم بدور حيوي، في إطار ضمان قدرة المنظمة على العمل بفعاليّة وكفاءة، سواء تعلّق الأمر بشركة تجارية أو وكالة حكومية أو منظمة غير ربحية، فعملية التوجيه هي إحدى الوظائف الإدارية.. ما هي خصائص عملية التوجيه، وغايتها؟ وعلى ماذا ترتكز؟
أسئلة طرحها "سيدتي. نت" على الخبير الإداري والمتخصّص في التخطيط الإستراتيجي الدكتور فارس بن عزيز.

ما هو التوجيه الإداري؟

يتحدث الخبير الإداري والمتخصّص في التخطيط الإستراتيجي الدكتور فارس بن عزيز لـ"سيدتي. نت" عن التوجيه، فيقول إنه "عملية إدارية تتقاطع فيها قدرات ثلاث، هي: الاتصال والقيادة والتحفيز"، مضيفًا أن "الغاية من التوجيه مساعدة الموظفين على تحقيق الأهداف، باتباع معايير الأداء الأفضل". ويلفت الخبير إلى أن "المديرين يرغبون في اتباع أفضل الَممارسات الإدارية غالبًا، لكن قد لا يتحقق ذلك إما بسبب المحاكاة لممارسات إدارية سابقة، أو لعدم الوعي أو الإمام والمعرفة الكافية".

ويذكر الخبير أن عملية التوجيه تستند إلى ركيزتين، هما:

• الصدق أي الصراحة والأمانة في تقديم التقويم المناسب للآخرين وفق معيار الأداء.
• اللباقة أي الذوق والاحترام في طريقة عرض التقييم، من أجل تكوين انطباع إيجابي محفز للتقبل والتنفيذ.

يُمثل ما تقدّم تحديًا لكثير من المديرين والتنفيذيين، كون التوجيه يتطلّب ممارسات التقييم بصورة مستمرة بين الإدارة والموظفين، العملية التي تسمح بالتأكد من مدى سلامة التنفيذ، وكيفية التحسين المستمر للأداء، بكل شفافية ووضوح.

عناصر التوجيه وخصائصه

من جهة ثانية، يعدّد موقع Management study guide المتخصّص في البرامج التعليمية لطلاب الإدارة، عناصر التوجيه، فيذكر:

• القيادة: تعدّ القيادة عنصرًا من عناصر التوجيه الأهمّ، وذلك لأن القادة يقومون بدور رئيس في تحديد اتجاه المنظمة وإلهام الموظفين لتحقيق الأهداف، وهم بحاجة إلى أن يكونوا قادرين على صياغة رؤية واضحة للمؤسسة وتزويد الموظفين بالتوجيه والدعم الذي يحتاجون إليه. إلى ذلك، على القادة تجنب الأمور التي تُفشل المهام.
• الإشراف: يعني إشراف المديرين على العمل الذي يقوم به الموظفون، للتأكد من أنه عالي الجودة ويُلبي المعايير. أضيفي إلى ذلك، يُمكن أن يساعد الإشراف في تحديد المشكلات أو المجالات التي يُمكن إجراء تحسينات فيها.
• الاتصال: يعني ذلك التواصل مع الموظفين وتزويدهم بتعليمات محددة، واضحة وموجزة. في هذا الإطار، يجب أن يكون المديرون قادرين على الاستماع إلى مخاوف الموظفين وردود أفعالهم.

  

• الدافع : يُركّز هذا العنصر على إلهام الموظفين للحث على العمل الجاد، كما على أهداف المنظمة. قد يرجع مصدر الدافع إلى التقدير والحوافز المالية وفرص التقدم الوظيفي.

إلى ذلك، يتطرق الموقع التعليمي إلى خصائص عملية التوجيه الأساسية، وهي:

• الشمولية: التوجيه مطلوب في المستويات الإدارية كافة.
• النشاط المستمر: التوجيه نشاط مستمر طوال حياة المنظمة.
• العامل البشري: ترتبط وظيفة التوجيه بالمرؤوسين أي بالعامل البشري؛ لأن العامل البشري معقد ولا يمكن التنبؤ بسلوكه، تصبح وظيفة التوجيه غاية في الأهمية.

  

• النشاط الإبداعي: تساعد وظيفة التوجيه في تحويل الخطط إلى أداء، وبدون هذه العملية، يصبح الناس غير نشطين والموارد المادية بلا معنى.
• الوظيفة التنفيذية: يقوم بوظيفة التوجيه، المديرون والمديرون التنفيذيين، في كل المستويات، طوال فترة عمل المؤسسة. يتلقى المرؤوس تلك التعليمات من رئيسه حصرًا.
• وظيفة التفويض: يتضمّن التوجيه تفويض المهام للموظفين المناسبين من أجل إتمام أهداف المنظمة وتكييف سلوكهم من أجل تحقيق ذات الغرض.