لرواد الأعمال: ست طرق رئيسية لتفويض الأعمال تعرفوا إليها

ترى الكاتبة والصحافية البريطانية "أنثيا تيرنر" أنّ القاعدة الأولى في الإدارة هي تفويض المهام، وتشدد: "لا تحاول القيام بكل شيء بنفسك لأنك لا تستطيع ذلك". فالتفويض جزء أساسي من مهام المدير أو القائد في الأعمال التجارية، ومعرفة كيفية التفويض عامل رئيسي مساهم في تعزيز تأثير فريق العمل وبناء فريق عمل متماسك ومتعاون وقادر على تسيير دفة الأمور بإتقان وجودة عاليين، جنباً إلى جنب أنه عامل محوري للنمو.

أدوات أساسية تساعد على تفويض الأعمال

من هذا المنطلق أخبرنا خبير التخطيط الاستراتيجي محمد القحطاني، بست طرق وأدوات أساسية ومساعدة على تفويض الأعمال كالآتي:

مصفوفة المهارة والإرادة "Skill-Will Matrix"

هي أداة إدارية تُستخدم لتقييم وتصنيف أعضاء الفريق بناءً على مستويات مهاراتهم ورغبتهم أو دافعهم لأداء مهام معينة؛ لذا في هذه الحالة قم بمطابقة المهام مع الأفراد بناءً على مستويات مهاراتهم وفوِّضهم وفقاً للآتي:

• ذوو المهارة العالية والإرادة العالية يتم إسناد المهام المعقدة لهم، فهم الأعضاء البارزون والمميزون.
• الأفراد الذين يمتلكون المهارة المنخفضة والإرادة العالية، يتم تدريبهم وإرشادهم للنمو ومن ثم تفويض المهام لهم بشكل متناسب.
• أما ذوو المهارة العالية والإرادة المنخفضة، فيتم تحفيزهم وإشراكهم في الفريق قبل التفويض.
• بينما أصحاب المهارة المنخفضة والإرادة المنخفضة، فيتم تجنيبهم المهام الحرجة والعمل على تطويرهم.

إطار عمل RACI

هي إحدى المصفوفات المتخصصة لتحديد المسؤوليات في إدارة المشروعات من أجل تبسيط عملية التفويض، ومن الناحية العملية، هو جدول بيانات بسيط يعرض جميع المسؤولين في المشروع ومستوى مشاركتهم في كل مهمة.
وتبعاً لحروف إطار عمل "RACI"، وهي "Responsible " بمعنى الشخص المسؤول ومنْ يقوم بتنفيذ المهمة، و"Accountable " الشخص المحاسب على النتائج والمسؤول عنها، يليه "Consulted " المستشار وهو الشخص الذي تتم استشارته، ويُقدم مدخلات وتعليقات حول الأعمال التي يتم إنجازها في المشروع، وكذلك "Informed " وهو المُطلع وهو الشخص الذي يتم إعلامه بالتحديثات.

اجتماعات المتابعة

أو ما تُعرف بـ"Check-in Meetings"، ويتم القيام بها من خلال تحديد مواعيد منتظمة للبقاء على اطلاع دون الإفراط في الإشراف، وينصح في هذا السياق باتباع أربع خطوات للاستفادة من هذه الاجتماعات من أجل تبسيط تفويض الأعمال وهي:

• الحرص على التحديثات المنتظمة والمختصرة عند التقدم
• وضع جداول واضحة عن طريق تحديد أهداف الاجتماعات
• تعديل التكرار، وضبط عدد الاجتماعات بناءً على الاحتياجات
• التركيز على النتائج بدلاً من التفاصيل

تعرفوا أيضاً إلى مهارات ريادية أساسية يجب أن يتمتع بها رائد الأعمال.. ما هي؟

مصفوفة القرار "Decision Matrix "

مصفوفة القرار تساعد على تصنيف المهام بناءً على الأهمية والإلحاح لتحديد ما يجب تفويضه، فالعاجل والمهم يتم تفويضه مع إشراف دقيق، وغير العاجل المهم، يتم تفويضه مع تمكين الفريق المسؤول عنه. أما المهام العاجلة وغير المهمة، فيتم تفويضها بالكامل، بينما المهام غير العاجلة وغير المهمة، فيتم حذفها أو تأجيلها.

أهداف "SMART "

تحديد أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة بوقت للمهام المفوضة، ويتم تطبيق هذا النموذج كالتالي:

• "Specific " من خلال تحديد النتيجة بوضوح
• "Measurable " بواسطة تحديد كيفية قياس نجاح المهمة
• "Achievable " وهنا يتم وضع أهداف قابلة للتحقق.
• "Relevant " أن تكون الأهداف الموضوعة ذات صلة، من خلال مواءمة الأهداف المطروحة مع الأهداف العامة
• "Time-bound " أن يتم تحديد مواعيد نهائية لضمان الإنجاز

إرشادات واضحة

تقديم تعليمات مفصَّلة للمفوض إليه والنتائج المتوقعة لضمان جودة المهام، ويتم ذلك بأربع خطوات وهي:

• معرفة التوقعات بوضوح
• أن يتم تضمين أمثلة للشرح عند الحاجة.
• تقديم معلومات وخطوات تفصيلية للأداء
• تحديد النتائج المرجوة

اطلعوا أيضاً على كيفية بناء خطة استراتيجية للمشروع.