يمكن أن يكون سوء الفهم مضحكاً أو محبطاً أو مزعجاً. لذلك إن كنت ترغب في تقليل سوء الفهم في بيئة العمل، فتحدث بوضوح وأزل افتراضاتك. واجتهد في التحقق مع الشخص للتأكد من فهمك الصحيح. فالتواصل إلكترونياً قد يكون أقل وضوحاً وموجزاً وغنياً بالمعلومات في بعض الأحيان من التواصل بشكل مباشر.
وإن كونك مستمعاً جيداً يمكن أن يساعد في تجنب سوء الفهم، لذلك حاول أن تبذل بعض الجهد في محادثاتك؛ حتى تتمكن من تقليل خطر سوء التواصل، كما ويقدم إليك موقع "wikihow.com" مجموعة من الأفكار والطرق لتجنب الوقوع في دائرة سوء الفهم بين الزملاء في العمل، وأهمها:
استخدام وسائل تواصل واتصال واضحة
- فكر قبل أن تتكلم: يتيح لك التفكير في كلماتك تنظيم أفكارك والاستعداد لقول شيء ذي معنى. خاصة إذا كنت على وشك إجراء محادثة مهمة، فتأكد من تنظيم كلماتك؛ حتى تتمكن من قول ما تعنيه، من خلال:
- تذكر أن موقفك ونبرة صوتك يمكنهما التواصل كثيراً. اجعل تركيزك ضيقاً وحاول ألا تخرج عن الموضوع.
- إذا كنت تواجه صعوبة في قول ما تريد قوله، فاكتب بعض النقاط للتأكد من أنك تغطي كل ما تريد قوله.
- خذ وقفة متعمدة قبل التحدث. في كثير من الأحيان تكون الغريزة هي الاندفاع إلى المناقشة. لكن تعمد التوقف مؤقتاً وتخصيص بعض الوقت لتكوين أفكارك قبل التحدث، وتعلم أيضاً أفضل الاستراتيجيات للخروج من منطقة الراحة الخاصة بك في العمل
- اجذب انتباههم: إن جذب انتباه الشخص يعني التأكد من استماعه وفهمه للكلمات التي تقولها. قم بالتواصل عبر النظر للتأكد من أنهم يستمعون. إذا كان الشخص الآخر مشتتاً أو في منتصف القيام بشيء آخر، فإما أن تلفت انتباهه أو تحاول مرة أخرى. إذا بدا أنهم مشتتون بأشياء أخرى، فاطلب انتباههم، واتبع النصائح الآتية:
- إذا بدا الشخص مشتتاً، فقل إنك ستتحدث لاحقاً عندما يصبح متاحاً بشكل أكبر.
- إذا كنت بحاجة إلى التحدث إلى شخص ما وهو في منتصف شيء ما، فأخبره أنك بحاجة إلى التحدث وتريد جذب انتباهه.
- تجنب مناداة الناس أو الصراخ عليهم لجذب الانتباه، بل اذهب إليهم، وتحدث معهم وجهاً لوجه كلما أمكن ذلك.
كن مستمعاً جيداً
إن السماح لشخص ما بإكمال أفكاره يعني أنك تستمع تماماً ولست منشغلاً بكلماتك. بهذه الطريقة، سيشعرون براحة أكبر في مشاركة كل شيء ولن يفوتوا شيئاً كانوا يقصدون قوله لأن المحادثة انحرفت عن مسارها، ويتحقق ذلك من حلال النقاط الآتية:
- فهم لغة الجسد: الكثير من التواصل غير لفظي يمكن أن يكون مهماً جداً، لذلك حافظ على التواصل البصري ولاحظ أي تغييرات في الاتصال البصري أو الاتصال البصري للشخص الآخر. وانتبه إلى وضعية الشخص وتعبيرات وجهه ومعرفة ما إذا كان هناك أي تناقضات.
- انصت بانتباه: أعط انتباهك الكامل عندما يتحدث شخص ما، فالعديد من الأشخاص يحاولون التفكير فيما سيقولونه بعد ذلك، ولكنهم يظلون على تواصل مع الشخص الذي يتحدث. يقدّر الناس الشعور بالاستماع والفهم، وأحد أفضل الطرق للقيام بذلك هو الاستماع الفعّال.
- تجنب المقاطعة: إذا كان شخص آخر يتحدث، فابذل قصارى جهدك حتى لا تقاطعه. دعهم يكملون أفكارهم قبل أن يضيفوا إليها أو يقولوا شيئاً آخر. وهذا يدل على أنك تستمع وتهتم بما يقولونه. إذا كنت تميل إلى مقاطعة الأشخاص كثيراً، فقد يشعرون بالإحباط في التحدث معك وقد لا ينقلون كل ما يرغبون في قوله.
- استخدم التواصل الإلكتروني
- تنظيم المعلومات: إذا كنت تحاول توصيل المعلومات، فيجب عليك التأكد من وصول المعلومات إلى الشخص بشكل فعال. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لحدث ما، فستحتاج إلى تقديم تفاصيل مهمة: المكان والوقت وما يحتاج الأشخاص إلى إحضاره. قم بتوضيح أي توجيهات أو خطوات يجب على الأشخاص اتخاذها وتأكد من وضوح المعلومات.
- استخدم كلمات أقل: عند التواصل عبر الرسائل النصية أو رسائل البريد الإلكتروني، انتقل إلى صلب الموضوع. يمكن للبريد الإلكتروني المطول أو الكثير من الكلمات أن يربك ما تحاول قوله.
- التركيز على موضوع واحد: اجعل الرسالة بسيطة قدر الإمكان، لا تثرثر أو تخوض في الكثير من التفاصيل الإضافية، وتجنب تناول عدة مواضيع في رسالة بريد إلكتروني واحدة. فمن الأفضل التركيز على عنصر أو موضوع واحد في كل مرة بدلاً من التركيز على الكثير من الأشياء في بريد إلكتروني واحد.
- تجنب المقاطعة
إذا كان شخص آخر يتحدث، فابذل قصارى جهدك حتى لا تقاطعه. دعهم يكملون أفكارهم قبل أن يضيفوا إليها أو يقولوا شيئاً آخر. وهذا يدل على أنك تستمع وتهتم بما يقولونه. إذا كنت تميل إلى مقاطعة الأشخاص كثيراً، فقد يشعرون بالإحباط في التحدث معك وقد لا ينقلون كل ما يرغبون في قوله. لذلك تقيد بالنصائح الآتية وانتبه إلى خطوات الثقة التي تقودك إلى طريق النجاح في العمل:
- إن السماح لشخص ما بإكمال أفكاره يعني أنك تستمع تماماً ولست منشغلاً بكلماتك. بهذه الطريقة، سيشعرون براحة أكبر في مشاركة كل شيء ولن يفوتوا شيئاً كانوا يقصدون قوله لأن المحادثة انحرفت عن مسارها.
- إذا كان الشخص لا يزال يتحدث ولا تريد مقاطعته، فقم بتدوين السؤال حتى لا تنسى أن تسأله عنه.
- إذا كنت تصر على تناول عدة مواضيع في وقت واحد، فحددها بوضوح. استخدم النقاط أو أي تنظيم آخر للمساعدة في توضيح المحتوى.
