هناك العديد من المخططات والنماذج الإدارية التي طورّها الباحثون والمختصون في إدارة المشروعات من أجل الوصول إلى الأهداف المرجوة من المشاريع بأقل مجهود وأكثر تنظيماً وأدنى قدراً من الموارد والتكاليف، ومن تلك النماذج كان نموذج "مخطط جانت" التي باتت أكثر استخداماً اليوم في عالم الأعمال من أجل التخطيط الزمني للمشروع.
عبر السطور القادمة تطرقنا إلى ماهية هذا المخطط، أهميته وأجزائه الأساسية، جنباً إلى جنب إلى آلية استخدامه وفقاً لمختصين ومنظمة شهيرة.
ما هو مخطط جانت ومما يتكون؟
الخبير الإداري والمتخصص في التخطيط الإستراتيجي الدكتور/ فارس بن عزيز، أخبرنا برأيه قائلاً:
"ابتكر هذا المخطط العالم "هنري جانت" لمساعدة المُديرين على معرفة مدى التقدم في تنفيذ المهام وفق الجدول الزمني للإنجاز، وهو عبارة عن رسم بياني شريطي يتكون من ثلاثة أجزاء رئيسة:
- مهام يتعين أداؤها.
- مراحل تقدم المهام.
- أشرطة توضح زمن المهام.
أهمية المخطط
وبحسب "بن عزيز" يُعد مخطط جانت أداة فعالة لمتابعة مدى الإنتاجية ومستوى الإنجاز ويساعد في تحديد تتابع المهام المطلوبة، إدارة المهام والموارد بكفاءة، جنباً إلى جنب مع تتبع سير المهمة بشكل دقيق، كذلك تحديد مهام التوازي والتتابع، كذلك تحديد الاختناقات والمهام المستبعدة والمجدولة، ويحدد الإنتاجية وواقع الإنجاز.
كذلك يرى د.محمد العامري، الخبير الاستشاري والمختص في علم النفس الإداري، أنّ مخطط جانت من الأدوات الهامة المساعدة على إدارة جدولة المشروع زمنياً والتعرف على كل خطوة وتوقيت إتمامها، في هذه الخطوات يتم رصد الخطوات الإجرائية، وكيف يتم وضع زمن وتكلفة لها وكيف نستطيع أن نضع المعالم على الطريق للتأكد من أنّ المشروع ناجح، في هذه الأداة يتم تحويل المشاريع من أفكار إلى زمن وتكاليف مادية، وننوه إلى أنّها طريقة هامة تساعد محترفي المشاريع على مراقبة التقدم.
يُمكنك أيضاً الاطلاع على كيفية قياس مدى نجاح المشروع.
آلية استخدام المخطط
منظمة "APM" البريطانية الشهيرة والمعروفة بـ"جمعية إدارة المشاريع" المختصة باعتماد محترفي المشاريع، أشارت إلى كيفية استخدام مخطط جانت، فذكرت الآتي:
حتى يتم إنشاء مخطط جانت، يتطلب الأمر أولاً معرفة بكافة المهام الفردية المطلوبة لإكمال المشروع، وتقدير للمدة التي تستغرقها كل مهمة والمهام التي تعتمد على المهام الأخرى. وعملية تجميع هذه المعلومات معاً تساعد مدير المشروع للتركيز على الأجزاء الأساسية للمشروع والبدء في وضع إطار زمني واقعي للانتهاء، إذ عند إعداد مخطط جانت، ينبغي على مدير المشروع التفكير في جميع المهام المتضمنة في ذلك المشروع وتقسيمها إلى مكونات يمكن التحكم فيها، ثم تحديد من سيكون مسؤولاً عن كل مهمة، حيث تدعم مخططات جانت تخصيص الموارد، ومن ثم تحديد علاقات المهام وتحديد تسلسل تاريخ الانتهاء لكل مهمة، مع إظهار المدة الزمنية المتوقعة للمشروع بأكمله والمهام الفرعية، كذلك سيُظهر مخطط جانت المهام بترتيب تسلسلي ويعرض تبعيات المهام "أي كيفية ارتباط مهمة بأخرى"، ثم يتم بت القرار حول المدة التي من المحتمل أن تستغرقها كل مهمة وتحديد الترتيب الذي يجب إكمال المهام به وتحديد المجالات التي لا تتوفر فيها موارد كافية أو المهام التي يستغرق إكمالها وقتاً طويلاً، حتى يسهل تحديد المجالات التي يمكن تحسين الجدول فيها، على سبيل المثال: هل يمكن تغيير تاريخ أي مهمة؟ هل يمكنك الحصول على المزيد من الموارد؟ ومن ثم توقع المخاطر والمشاكل التي قد تواجهها، ووفقاً لذلك أخيراً يتم إنشاء خطة طوارئ للمشاكل المحتملة.
تعرفي أيضاً إلى نموذج "Adkar" لإدارة التغيير في المنظمات.
