ينطوي عقد اجتماع مثمر على أكثر من مجرد وجود جدول الأعمال والالتزام به. لكن الأهم وجود مجموعة من العوامل التي تحدد جودة الاجتماع. إذ يجب أن تحقق الاجتماعات الناجحة الأهداف المحددة لها في غضون فترة زمنية، ويوفر لحاضري مثل هذه الاجتماعات منتدى مفتوحاً يمكنهم مناقشة الأشياء المطروحة عليهم بشكل بسيط ومنجز في نفس الوقت.
سيدتي تقدم خطوات وإرشادات حول كيفية إجراء أو إدارة اجتماع ناجح وفعال وفقاً لـnewyork times:
كيفية عقد اجتماع خطوة بخطوة
ضع جدول الأعمال
لديك جدول أعمال، يشير جدول الأعمال إلى قائمة البنود الرئيسية التي ينبغي مناقشتها في الاجتماع. عند اتخاذ قرار بشأن بند جدول الأعمال، يجب على رئيس الاجتماع إجراء تقييم نقدي لما إذا كان يمكن معالجة القضايا خارج إطار الاجتماع. تتمثل إحدى طرق إجراء الاجتماعات الفعالة في اتباع قاعدة روبرت للنظام، خاصة عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات الرسمية واجتماعات العمل. تم إعداد جداول الأعمال وتعميمها قبل عقد الاجتماع. بهذه الطريقة، يمكن للمشاركين الوصول إلى الاجتماع، ومعرفة بالضبط ما الذي سيتم مناقشته وإجراء البحوث حتى يتمكنوا من تقديم مساهمات ذات مغزى.
البدء في الوقت المحدد والانتهاء في الوقت المحدد
لا شيء يمكن أن يستنزف الطاقة من الغرفة مثل انتظار ظهور الشخص المسؤول. الوقت هو المال بالطبع، وكل ما يجلس حوله ويحاول تخمين موعد وصول المدير هو إهدار لمورد ثمين.
لا يقل أهمية عن البدء في الوقت المحدد عن الانتهاء في الوقت المحدد. سيساعد تحديد وقت الانتهاء النهائي على ضمان إنجاز ما هو مدرج في جدول أعمالك وإعادة الأشخاص إلى عملهم على الفور
اختم بخطة العمل
اترك الدقائق القليلة الأخيرة من كل اجتماع لمناقشة الخطوات التالية. يجب أن تشمل هذه المناقشة تحديد المسؤول عن ماذا، وما هي المواعيد النهائية. خلاف ذلك، كل الوقت الذي قضيته في الاجتماع سيكون هباءً.
يجب علي الرئيس استعراض ما تمت مناقشته وما هي الاستنتاجات وما هو متوقع من المشاركين.
