رسالة الشكوى الرسميّة المتعلّقة بتصرّفات زملاء العمل عبارة عن إيميل يوجّهه الموظف الشاكي إلى المدير (أو مدير الموارد البشريّة في الشركة)؛ وهناك شروط يجب أن يدركها كاتب رسالة الشكوى، قبل أن يتخذ بعض الوقت في تدوينها، بصورة احترافيّة.
تابعوا أيضاً: كيف نتجنب مضايقات زملاء العمل؟
أخلاقيّات العمل
قبل إرسال الرسالة المذكورة، من الهامّ التحدّث إلى الزميل مباشرة، في معظم الحالات، لأن من شأن ذلك أن يمنح الأخير فرصة تصحيح المشكلة، بعيدًا من الشوشرة. لكن، إذا كان طبع الزميل دفاعيًّا للغاية أو أبدى عدم الاهتمام في المحادثة، فإن الرسالة إلى المدير قد تحلّ المسألة. علمًا أن سبب الرسالة لا يجب أن يكون سلوك الموظف "المزعج" الذي لا يؤثر في نتائج العمل بأي شكل من الأشكال، أي عن صوته المرتفع في التحدث، بل عن تصرفاته التي "تعيق" تحقيق الواجبات المطلوبة، أو تؤثّر سلبًا في أخلاقيّات العمل وتخلق بيئة عمل عدائيّة، كما عند التعرّض إلى تحرّش لفظي من الزميل، بما يشتمل على النكات الخادشة للحياء، أو جسدي، أو التهديد أو التمييز على أساس الدين أو العرق... لذا، يجب أن يضع كاتب الإيميل في الاعتبار مدى صحة الشكوى، قبل أن يكتب رسالة رسميّة في هذا الشأن.
تابعوا أيضاً: كيف تتكيف مع بيئة عمل جديدة
مضمون رسالة الشكوى الرسمية
• يأمل كاتب الرسالة من المدير (أو موظّف الموارد البشريّة) علاج مشكلته في وقت قياسي، لذا عليه أن يكتب رسالته بأسلوب مباشر وغير انفعاليّ، وأن يشرح الغرض منها، في الأسطر الأولى.
• يُستحسن أن تتضمّن الرسالة تفاصيل عمليّة حتّى يفهم المدير سلسلة الأحداث؛ مع أهمّية أن يتحلى كاتب الرسالة بالصدق، بعيدًا عن الاتهامات والافتراضات غير الواقعيّة. إلى ذلك، على الرغم من أن "الصراع" مع الزميل هو شخصي، يستحسن عدم المبالغة في الحديث عن المشاعر في متن الرسالة.
• على الرغم من أهمّية تضمين الرسالة بعض التفاصيل، يستحسن أن تظلّ قصيرة.
• يجب أن تتضمّن الرسالة الاسم الكامل للموظف، موضوع الشكوى، وصفته، والعلاقة التي تربط بينه وكاتب الرسالة.
• إذا شهد زملاء آخرون معك الصراع مع الزميل، موضوع الشكوى، لا مانع من تضمين الرسالة أسماءهم ومسمياتهم الوظيفية وما شاهدوه.
• يفضّل أن يدعم كاتب الرسالة رسالته، بأي دليل يثبت وجهة نظره (إيميلات سابقة أو رسائل نصّية فيها تهديد...)، أو يشير إلى امتلاكه أدلّة يمكن تقديمها عند الاستدعاء، كالرسائل الصوتية مثلًا.
• ينصح بأن ينهي كاتب الرسالة الرسميّة رسالته، بإظهار الإيمان بأن المدير سيتوصل إلى حلّ.
تابعوا أيضاً: التعامل مع زملاء العمل الغيورين
