يُعزّز الإلمام بإدارة الوقت جودة العمل، كما يزيد الإنتاجية، الأمر الذي يجعل الموظّف أكثر قيمةً في عينيّ صاحب العمل، ويخلق فرصًا جديدة للتقدّم الوظيفي. في السطور الآتية، مجموعةٌ من النصائح و الاستراتيجيّات الفعّالة في جعل الموظّف يمتلك بعض المهارات، وعلى رأسها مهارة إدارة الوقت، بفعاليّة.
مهاراة إدارة الوقت
ذكرت شبكة Indeed الأميركيّة المتخصّصة في التوظيف، بعض الاستراتيجيّات التي تمكّن الموظّف من إدراة الوقت، وفق الآتي:
- القوائم: يُفيد إنشاء القوائم، مع تدوين الأفكار أو المهام التي يجدر بالموظّف إنجازها على مدار اليوم، سواء على مفكّرة صغيرة أو على الهاتف الذكي.
-
التركيز على مهمّة واحدة في كلّ مرّة: كانت أشارت دراسات إلى أن تعدد المهام يبطئ الإنتاجية، لذا يقضي تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية، بالتركيز على مهمة واحدة في كلّ مرة، قبل الانتقال إلى التالية.
تابعوا المزيد: تجنبوا أبرز الأخطاء الشائعة التي تقلل من إنتاجية الموظف
- حجب المشتّتات: يُضبط الهاتف على وضعيّة "عدم الإزعاج" أو يوضع في مكان بعيد عن مرمى نظرك، مع إغلاق البريد الإلكتروني، تلافيًا لتشتّت الانتباه برسائل البريد الإلكتروني الواردة الجديدة، كما تسكير النوافذ الإضافيّة في الحاسوب. أضف إلى ذلك، يُغلق باب المكتب أو يستخدم زوجان من السماعات لغرض إلغاء الضوضاء.
- وضع فواصل زمنية في جدول العمل: تظهر بحوث أن العقل يظلّ شديد التركيز، لمدّة تصل إلى دقائق في المرة الواحدة، لذا تفيد جدولة موعد الاستراحة بعد كل 90 دقيقة من العمل، وذلك للحفاظ على الإنتاجيّة.
- تفويض المسؤوليات: إذا كان الموظّف يقوم بدور قيادي، ويجد نفسه باستمرار متأخرًا عن الإيفاء بالجدول الزمني أو مضطرًا للعمل خلال فترة الراحة، فقد يحتاج إلى التفكير في تفويض المزيد من مسؤولياته إلى أعضاء الفريق الآخرين، بعد تقييم نقاط قوّتهم وضعفهم. لكن، يتطلّب تفويض المهام أن يظلّ الموظّف متاحًا في حال رغبة أعضاء الفريق بطرح الأسئلة عليه.
تابعوا المزيد: أسباب مسؤولة عن إهدار وقت العمل
- تنظيم البريد الإلكتروني: يتسبّب البريد الوارد "المزدحم"، في قضاء المزيد من الوقت في البحث عن رسائل البريد الإلكتروني المهمة التي تحتاج إلى الرد عليها أو في تجاهل رسائل البريد الإلكتروني المهمّة من غير قصد. في المواجهة، يفيد تصنيف رسائل البريد الإلكتروني، بناء على نوع الإجراء المطلوب اتخاذه، مثل: "عاجل" أو "يحتاج إلى إجراء" أو "قيد الانتظار".
- قول لا للمهام الإضافيّة: على الموظّف أن يحذر من الالتزام بمهام "تستنزف" وقته، بعيدًا من أهداف العمل.
أولويات العمل
أضف إلى ذلك، تولي منصة Lucidchart أهمّيةً للنصائح الآتية، في إدارة الوقت:
- الحكمة في تحديد الأولويات: يتحقّق ذلك عن طريق استخدام مصفوفة إدارة الوقت المعروفة باسم "مصفوفة أيزنهاور" أي الأداة التنظيميّة التي ترتّب أولويات المهام بناءً على المهام ذات الأهمية والإلحاح...
- جمع المهام المتشابهة: توفّر هذه الخطوة الوقت والطاقة العقليّة. مثلًا: يصحّ تحديد وقت في اليوم لإجراء المكالمات الهاتفيّة، ووقت آخر للردّ على رسائل البريد الإلكتروني دفعة واحدة، وثالث لحفظ الملفّات...
- التنظيم: إذا كانت لدى الموظّف أكوام من الأوراق المتناثرة في أنحاء مكتبه، فإن العثور على الورقة التي يحتاج اليها سيشابه البحث عن إبرة في كومة من القشّ! الفوضى تهدر الوقت وتزيد التركيز صعوبةً، لذا على كل موظّف أن يحذر منها.
تابعوا المزيد: طرق التعامل مع ضغوط العمل الإداري
