نصائح لتوزيع المهام على فريق العمل

جزء مهم من وظيفة المدير أو رائد العمل هو التأكد من أن كل فرد في فريقه لديه أدواره ومسؤولياته من العمل ما يُساهم في تحقيق الأهداف المرسومة للمشروع التجاري، لذا على روّاد الأعمال إدراك كيفية توزيع المهام على فريق العمل بالطريقة الصحيحة.

في الآتي، بعض النصائح والطرق التي تساهم في التوزيع المناسب للمهام، حسب مجلة "هارفارد بزنس ريفيو" الأمريكية:

امتلاك الخطة

يقترح الخبراء تخصيص ساعة أو ساعتين في نهاية كل أسبوع لوضع استراتيجية خاصة بالتفويض والمراجعة، وطرح بعض الأسئلة من أجل الإجابة عليها، مثل "ما الذي نحاول تحقيقه؟، من هم أفراد فريقي؟ من يفعل ما هو جيد؟ من يحتاج إلى التنمية وفي أي مجال؟، إذ تساعد هذه الأسئلة في اكتشاف أفضل طريقة لتخصيص المهام، على عكس ما يقوم به بعض المدراء من سلوك خاطئ يتمثل في تفويض الأفراد الأكثر موهبة بالعمل الشاق وترك الآخرين في مهام روتينية!.

توضيح الأدوار

توضيح الأدوار والمسؤوليات لكل فرد، حتى يسهل إسناد العمل اللازم لكل منهم ومراجعة العمل ومطالبتهم بتحقيق أهداف معينة، ومن الممكن القيام بذلك من خلال إعداد قائمة بجميع الأعمال التي يجب إنجازها ثم تعيين المهام وفقًا لوظيفة كل فرد وموقعه ونقاط قوته، إذ يساعد هذا الأمر أيضًا في اكتشاف ثغرات المواهب او نقص المهارات.

وضع التوقعات

مشاركة ما تتوقعه من كل فرد، يسهم في رفع مستوى تركيزه، والقيمة المهنية الواضحة المتوقعة منه، سواء من حيث الإنتاج أو تقديم الخدمات أو عدد ساعات العمل.

المرونة

بالطبع ، حتى مع أفضل الخطط والتواصل المنتظم مع الفريق، تظهر بعض الأمور التي قد تغير الأولويات وبناءً عليها المهام وطريقة توزيعها، لذا يجب أنّ يتحلى القائد أو المدير وكذلك أفراد العمل بالمرونة في توزيع عبء العمل خاصة في المواقف الصعبة، وفي المواقف الحرجة والعاجلة يجب على المدراء الحرص على توزيع الأدوار بالتساوي قدر الإمكان والتبديل بين استراتيجيات العمل المختلفة لإكمال المشروع الزمني.

المجلة التجارية "Inc." ذكرت أيضًا نقطتين جوهريتين فيي هذا السياق، وهما:

إنشاء جدول زمني

تعمل المخططات الزمنية على الحفاظ على تركيز الأشخاص، وتحميل جميع أعضاء الفريق المسؤولية، وهذا المفيد يصبح مجديًا خاصة للمهام التي ليس لها موعد نهائي صارم أو المهام المعقدة التي ستواجه الكثير من التحديثات، كذلك على المدراء إرسال ملخص بريد إلكتروني يوضح كل مرحلة من مراحل المخطط أو الجدول الزمني، لضمان حصول كل فرد على مهامه المفوض بها وتوقيتها.

استخدام مهام المتابعة

المتابعة لا تعني الإدارة التفصيلية، فهي وحسب مراقبة لأداء سير العمل وللتحقق من تقدمه، ومنح الفرصة للموظفين بطرح أسئلة أو مناقشة العقبات التي نشأت أثناء التنفيذ.