الموارد البشرية هي العمود الفقري في كلّ منشأة، إذ تُساهم في وضع القواعد والإرشادات المسيّرة لنمط العمل في كل شركة من الشركات، والإرشادات الرسمية التي تحدد كيفية معالجة القضايا المهنية.
في السطور الآتية، مراحل إعداد دليل الموارد البشرية، بالتفصيل، ما يساعد الموظفين في إدراك الأجزاء المحورية في وظيفتهم وثقافة العمل، علمًا أن "الدليل" هو بمثابة مرجع هام لكلّ منهم.
مراحل إعداد دليل الموارد البشرية
تتحدّث المتخصصة في الموارد البشرية الدكتورة دعاء ميرة لـ"سيدتي. نت" عن مراحل تصميم دليل الموارد البشرية الإثني عشرة بإسهاب، في الآتي، الأمر الذي يساعد الموظفين على إدراك الأجزاء المحورية في وظيفتهم وثقافة العمل. تشتمل المراحل على:
- تحديد الهدف المراد تحقيقه من الدليل، والمحتوى الذي سيطرح فيه، والسياسات والإجراءات والمراجع والنماذج التي تحتاج إليها المنظمة.
- تحديد مسؤوليات كلّ الأقسام والإدارات، كما الجهات التي تستخدم السياسات والإجراءات المكتوبة في الدليل، مع مراجعة كل إجراء وارد في الدليل.
- اختيار شكل الدليل؛ فهل سيكون الأخير عبارة عن كتيّب ورقي أم نسخة إلكترونية.
- تحديد المحتوى أي المادة؛ هل تتناسب الأخيرة مع أنشطة الموارد البشرية الداخلية؟ هل المعلومات التي سيحتويها الدليل مناسبة لغرض إنشائه؟
- اعتماد استراتيجية الترقيم للإصدار حتى يتم استيعاب أي تعديل أو إضافة في ما بعد. في هذا الإطار، من الأفضل تأخير الترقيم لحين الانتهاء من كتابة الدليل.
- تحديد طريقة الكتابة أي البدء في المواضيع السهلة والتصاعد تدريجيًّا، وذلك لمراجعة الصفحات في المراحل الأخيرة.
- وضع جدول زمني عند العمل على تصميم الدليل، وذلك لإنجاز الخطوات ومتابعتها والالتزام بموعد إنهاء العمل على تصميم الدليل.
- حذف الأخطاء المطبعية قبل المراجعة الرسمية، من اللجنة التي تقوم بالتدقيق.
- تحضير الفهرس، فهو يسهّل تحديد مكان المعلومات لمستخدم الدليل، علمًا أنه يصحّ عمل الفهرس في أي مرحلة من مراحل إعداد الدليل أو حتّى بعد الفراغ من إعداده.
- تحضير النسخة النهائية وتوزيعها على المعنيين بموجب قائمة محددة. من الأفضل تعيين شخص محدد يكون مسؤولًا عن الدليل، وعادةً يكون هذا الأخير رئيس القسم. إلى ذلك، هذه المهام الرئيسة لإدارة الموارد البشرية.
التحديث المستمر للدليل
يجب تحديث الدليل، بحسب الدكتورة دعاء ميرة، بصورة مستمرة، بالانسجام على مستجدات الأنظمة والقوانين الداخلية والخارجية، علمًا أن الإغفال عن ذلك سيؤثر في مستوى جودة الخدمة وصحة المعلومات ودقة وسلامة التطبيق.
أمّا تقييم الدليل يتم خلال ستة شهور إلى عام واحد من الاستخدام. في هذا الإطار، تصحّ اختيار عيّنة عشوائية من الموظفين لتقييم الدليل، أي توزيع الاستبيان عليهم لأخذ ملاحظاتهم من أجل تطوير الدليل وتحديثه وتعديله بما يلزم. إلى ذلك، قد يهمّك أيضًا، الاطلاع على عادات المؤسّسات الناجحة.
