تعرّفوا إلى الفروق بين الكفاءة والفاعلية في المنظمات

يكمن الهدف الأساسي من ريادة الأعمال، في القدرة على إدارة المشروع الريادي، بالشكل الصحيح أي استخدام الموارد والوصول إلى الأهداف المرجوة بكفاءة وفاعلية. قد يبدو المصطلحان الأخيران في العبارة المذكورة أي الكفاءة والفعالية متشابهتين، إلا أن الكفاءة والفاعلية عبارة عن مفهومين مختلفين. في السطور الآتية، تعريف بهما وبالاختلافات والفروق بينهما.

تعريف بالكفاءة والفاعلية

يرى محمد الشمري، مستشار تطوير الأعمال والمدرب المعتمد، أن "الكفاءة بمثابة العلاقة بين كميتي المدخلات والمخرجات، فهي تقضي بفعل الأشياء الصحيحة بالطريقة الصحيحة من أجل تحقيق الأهداف المنشودة، وباستخدام عدد محدد من المصادر والمدخلات المتوافرة في المنظمة كطاقة الأفراد والأموال والجهد والوقت، مع الترشيد في استهلاك تلك المدخلات وحسن استغلالها للحصول على أعلى منفعة وكمية أكبر من المخرجات وتحقيق النتائج بأقل التكاليف الممكنة".

من جهة ثانية، يذكر الشمري أن "الفاعلية هي طريقة القيام بالأشياء الصحيحة المتعلقة بتحقيق أهداف المنظمة عن طريق استخدام الموارد التي تمتلكها، علمًا أن الفاعلية قد تتحقق باستخدام تكاليف عالية، ما يتسبب بخسارة في مدخلات وموارد المنظمة، في بعض الأحيان".

فروق بارزة بين الكفاءة والفاعلية

يشير أحمد القحطاني، المحترف في الموارد البشرية والمهتم بتوظيف المواهب، بدوره، إلى العديد من الفروق بين الكفاءة والفاعلية، في النقاط الآتية:

1. تعني الكفاءة القدرة على إنجاز المهام والأعمال المطلوبة بدقة، وباستخدام أقل كمية من الموارد والجهد والوقت، وذلك لأن الكفاءة تُركّز على الإنتاجية وتقليل الهدر، أما الفاعلية تعني تحقيق الأهداف والنتائج المرجوة.
2. تُركّز الكفاءة على كيفية إنجاز العمل، فيما تُركّز الفاعلية على ما يتم إنجازه من عمل.
3. تُقاس الكفاءة حسب معايير، منها: الوقت والجهد والتكلفة، أمّا الفاعلية تُقاس بمدى تحقيق الأهداف.
4. تهتمّ الكفاءة بالإجابة عن أسئلة تُطرح عن الـ"كيف؟" أو "الكيفية"، بخلاف الفاعلية التي تُركّز على: "لماذا؟" و "إلى أين؟".
5. يُمكن للمؤسسة أن تكون ذات كفاءة عالية، ولكن غير فاعلة. مثلًا: هي قد تنتج منتجات لا يرغب بها العملاء أو تقدّم خدمات لا تلبي احتياجاتهم.
6. تعتمد الكفاءة على العمليات، بينما تركز الفاعلية على الرؤية والاستراتيجية.

تأثيرات الكفاءة والفاعلية على المنظمة

يتطرق القحطاني أيضاً، إلى أهمية كلّ من الكفاءة والفاعلية، عبر النقاط الموجزة الآتية:

• يجب تحقيق التوازن بين الكفاءة والفاعلية؛ فلا ينبغي التركيز على إحداهما على حساب الأخرى، فكلتاهما مهمتان لنجاح المؤسسة.
• قد تحُقّق المؤسسة نتائج فعّالة، على الرغم من عدم كفاءتها، كما في حالة الاعتماد على الموارد الزائدة لتحقيق الأهداف، بيد أن هذا الأمر غير مُستدام.
• يُمكن تحسين الكفاءة عن طريق تبسيط العمليات وتقليل الهدر والوقت والتكاليف، أما تحسين الفاعلية فيتحقّق من خلال وضع استراتيجيات وخطط فاعلة وتوجيه دقيق، مع تحديد أولويات واضحة ومراجعة مستمرة للأداء.
• قد تتغيّر مُتطلبات الكفاءة والفاعلية، مع مرور الوقت، وبناء على الظروف والمتغيرات، فما يعتبر فاعلاً اليوم قد لا يعتبر كذلك غداً، وما يعتبر كفؤاً في مكان قد لا يعتبر كذلك في مكان آخر.
• يُساعد كل من الكفاءة والفاعلية في تحسين أداء المؤسسة وزيادة الربحية وتخفيض التكاليف وبناء ميزة تنافسية مستدامة.
• يجب ربط مؤشرات قياس الأداء بالكفاءة والفاعلية؛ لمراقبة الأداء وتحسينه باستمرار. في هذا الإطار، يسرد القحطاني مثالًا موضحًا، بالقول: "يمكن لإحدى المستشفيات أن تعمل على تحسين كفاءتها من خلال تقليل الوقت، الذي يقضيه المرضى في الانتظار وتوظيف عدد الموظفين تبعًا لنسبة المرضى وتقليل التكاليف، فإذا كانت المستشفى توفّر خدماتها، باستخدام أقل قدر من الموارد، يمكن القول إنها تتمتع بكفاءة عالية. إلى ذلك، يمكن القول إنها فعالة، إذا كانت تُوفر الرعاية الصحية المناسبة للمرضى وتُحقّق معدلات شفاء جيدة. في هذه الحالة، يتعلق الأمر بتحقيق الأهداف الصحية وتلبية احتياجات المرضى". تعرفوا أيضًا على استراتيجيات لتحسين كفاءة الموظفين.