هام للموظفين... نصائح من خبير لأداء عمل مكتبي منظم ومتقن

يكاد العمل المكتبي أن يكون جزءًا أساسيًّا من أي مهنة، لكن في بعض الوظائف الإدارية هو جوهري ومسؤول عن اتخاذ بعض القرارات المصيرية، لذا يجب أداء العمل المكتبي بإتقان وحرفية.
في السطور الآتية، يعدّد المتخصّص والخبير الإداري أحمد الزهراني لقراء "سيدتي. نت" والقارئات، بعض النصائح المهمة التي تساعد على أداء عمل مكتبي منظم ومتقن.

تطوير المهارات التكنولوجية وإدارة الوقت

تقوم التكنولوجيا بدور رئيس، في الوظائف، مهما كان المضمار، علمًا أن المعرفة الجيدة باستخدام البرمجيات يُسهّل أداء مهام عدة ويساعد على الإنجاز في وقت أقصر وبشكل أكثر تنظيمًا.
الجدير بالذكر أن البرمجيات المطلوبة في غالبية الأدوار تتمثل في استخدام حزمة الأوفيس بشكل جيد، بالإضافة إلى البرامج الأكثر استخدامًا في مجال الوظيفة. بالإضافة إلى أهمية تطوير المهارات التكنولوجية، إتقان إدارة الوقت أكثر من هام، خصوصًا في الوظائف الإدارية، حيث يجدر بالعامل إتمام العديد من المهام والالتزام بالعديد من المواعيد النهائية، فإدارة الوقت تحمي من أن تجدي نفسك أمام زيادة مفاجئة في حجم العمل.

قد يهمك أيضًا التعرف على كيفية تنظيم العمل الإداري في الشركات والمنظمات

مهارات أساسية في العمل المكتبي

لأداء عمل مكتبي منظم ومتقن، من الصحيح التحلي بالمهارات الآتية، بحسب الخبير:

• إعداد القوائم: يرتبط الأمر ارتباطًا وثيقًا بحسن إدارة الوقت والمشاريع، خصوصًا عندما يتضاعف العمل بصورة سريعة ويكون الوقت مقيدًا، عندئذ تصبح كيفية تحديد الأولويات أمرًا بالغ الأهمية. في هذا السياق، تصحّ الاستعانة بالتقويم والمخططات، كما إعداد قوائم بالمهام اليومية والأسبوعية والشهرية، مما يساعد على إتمام المهام الأكثر أهمية ثم المهمة، جنبًا إلى جنب تفادي الازدواجية.
• تفويض المهام: عندما تتعدّد المهام وتكون هامة بالقدر عينه، يُمكن تفويض جزء من العمل لمن يمتلك نفس مستوى الخبرة، فذلك يشيع روح التعاون ويوفر الوقت والمجهود.

• إدارة البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية: من الصحيح فرز البريد الوارد إلى فئات، بحسب الأولوية أو الإجراء اللازم، كما تفقد الرسائل الصوتية وترتيبها بحسب الأهمية. ينطبق الأمر على إجراء المكالمات الهاتفية الأكثر أهمية أولًا، فالمهمة، جنبًا إلى جنب حفظ رسائل البريد الإلكتروني الجوهرية والمستندات والفواتير واللوازم بشكل جيد. الجدير بالذكر أن ما تقدم يُمثّل أساس العمل، كما يجنب الإرهاق الناتج عن التشتت من كثرة المستندات والرسائل.

قد يهمك أيضًا التعرف على أساليب سير العمل في المكاتب

• تقليل الفوضى: في مساحة العمل المكتبية، يجب الاحتفاظ بالعناصر والمعلومات الأكثر أهمية. بخلاف ذلك، يمكن الرجوع إلى الأرشفة. لكن، يجب تجنب التكدس والفوضى التي قد تؤدي إلى التشتت.

• التعرف إلى خصائص كل مشروع: لمواجهة الأخطاء الناجمة عن عدم الانتباه وتكرار العمليات عينها، يُفيد التعرف إلى خصائص كل مهمة أو مشروع، بشكل منهجي، حتى إدراك الطرق الأمثل والأكثر إبداعية لأداء المهام. يُفيد ما تقدّم أيضًا، على صعيد تجنب الشعور بالملل.
• طرح الأسئلة: من المهم طرح الأسئلة، في حال الحاجة إلى المزيد من المعلومات للاستيضاح والتأكد من فهم الأمور، مع ضرورة البحث عن المتخصص أو الشخص المناسب والمخول للإجابة على الأسئلة تفاديًا لمضاعفة المجهود وإهدار الوقت في أداء المهام بشكل متكرر.