يمكن أن يؤدي الفرز بين أكوام الأوراق الضخمة وتصفح رسائل البريد الإلكتروني والعمل لساعات طويلة من دون فترات من الراحة إلى جعل يومك محبطاً. بالمقابل، ثمة خطوات تجعل اليوم أقل إرهاقاً من خلال تحسين سير العمل في مكتبك. في الآتي، أساليب سير العمل في المكاتب، بصورة تجعله منتجعاً، وبعيداً عن المشتات.
1. توصيل المهام والعمليات بوضوح
التواصل هو المفتاح لأي عمل كي يتم بسلاسة. لذا، من الهامّ أن يفهم كل فرد في المكتب القواعد والعمليات. يشجع العمل الناجح الموظّفين على السماح لبعضهم البعض بمعرفة ما يعملون عليه، والإجابة على أي أسئلة قد تكون لدى الآخرين، وتقديم تقارير متكررة إلى مديريهم. فالاتصال أمر بالغ الأهمية لضمان إنجاز جميع المهام والأعمال.
تابعوا المزيد: كيف تصبح شخصية قيادية قوية في العمل؟
2. فترات الراحة ضرورية أثناء العمل
يبدو أن الاستمرار في المهمة يمثل تحديّاً للعديد من الموظفين، بخاصّة عندما يفقدون التركيز على عملهم ، فإن الأمر يستغرق وقتاً طويلاً لإعادة انتباههم إلى مهمتهم الحالية. إذا قمت بتوفير فترات راحة متكررة للموظفين وشجعتهم على الاستفادة من فترات الراحة المخصصة، فيمكنهم السماح لأنفسهم بنسيان العمل لفترة قصيرة وتصفية أذهانهم. عندما تكتمل الاستراحة، هم سيكونون أكثر استعداداً للتركيز وإنجاز العمل بوتيرة أسرع.
3. التدريب المتكرّر
عندما يتعرّض الموظّفون للخوف بسبب عبء العمل أو المشروع الحالي، فإنهم يميلون إلى المماطلة، ويفقدون الكفاءة والإنتاجية. عندما يتم تدريبهم جيداً على عمليات الشركة، سيشعرون بالمزيد من الراحة. حتى لو تلقوا نفس التدريب أكثر من مرة، فقد يهدئ ذلك أي مخاوف لديهم ويجعلهم أكثر استعداداً للتعامل مع المشاريع الكبيرة والصعبة.
4. كن منظماً
يتمتع التنظيم بالعديد من الفوائد، بما في ذلك خلق بيئة أقل إرهاقاً. غالباً ما يبدو التنظيم بمثابة مهمّة شاقّة، ولكن إذا كنت تعمل عليه قليلاً في كل يوم، فسوف تندهش من مدى سهولة ذلك. لذا، في نهاية كل يوم، يفيد تخصيص حتى 15 دقيقة لفرز أوراق اليوم، وجمعها حسب الحاجة، والتخلص من كل ما لم يعد هناك حاجة إليه. إلى ذلك، تحذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة، مع تحديد أولويات المهام لليوم التالي في قائمة المهام، ما يطرد شبح الإرهاق في أول الصباح.
لا يعني تنظيم مكتبك تنظيف مساحة العمل فحسب، بل أيضاً جدولة وقتك. عندما تكون منظماً، فمن غير المرجح أن تضيع الوقت، مع التركيز بسهولة أكبر على مشاريعك. ستصبح أيضاً قائد مكتب أكثر موثوقية.
5. إزالة كل الضغوط غير الضرورية
لا تقضي يومك في القلق في شأن العناصر غير الضروريّة، الأمر الذي يصرفك عن الحفاظ على التدفق المستمر للعمل. عندما تأتي إلى العمل كل يوم، اترك مشكلتك الشخصية في المنزل قبل مغادرة الباب. ركز على أهم مشروع تواجهه وأنجزه قبل أن تقلق في شأن أمر جديد.
تابعوا المزيد: الفرق بين التسويق والمبيعات
