يستلم الموظف عشرات الرسائل الالكترونيّة على بريد العمل، بصورة يوميّة؛ الأمر الذي يدفع به التغاضي عن بعض الايميلات! بالمقابل، حتّى تحوز الرسائل الالكترونيّة المهنية على اهتمام المتلقّي، لا بد من الإلمام بطريقة صياغتها، بصورة محترفة. في السطور الآتية، 5 قواعد ومبادئ توجيهية مساعدة في كتابة الرسائل الالكترونية، وفق موقع "business2community"، وذلك حتى تلاقي الرسائل الردود.
1. الحرص على كتابة رسائل واضحة وموجزة
يجب أنَ تكون الرسائل الالكترونية واضحة وموجزة؛ وبالتالي مصاغة بأسلوب مباشر، وتتضمّن جملًا قصيرةً غنيّةً بالمعلومات ذات الصلة بالموضوع. إلى ذلك، يجب التمسّك بعادة طرح موضوع واحد في كلّ رسالة.
تابعوا أيضاً: خاص بالموظفين والمدراء: احذروا إدمان العمل!
2. لا للأخطاء اللغوية والإملائيّة
لا يرغب المتلقّي في قراءة رسالة تعجّ بالأخطاء والأغلاط، لذا يُنصح بتشغيل مدقق الكلمات أو المحررات التي ترفق مع خدمات البريد الالكتروني أو متصفحات الويب، أثناء الكتابة. إلى ذلك، لا يجب استخدام اختصارات الكلمات في الرسائل المهنية.
3. "الرسائل الذكيّة"
على غرار الأهداف الذكية التي تكون محددة بتوقيت، وقابلة للقياس، وللتنفيذ، يجب ان تُظهر الرسائل الالكترونية المهنية الغرض من إرسالها، وذلك في السطور الأولى منها؛ ما هي الإجراءات المطلوبة؟ وما هو الجدول الزمني للعمل؟
تابعوا أيضاً: تطبيقات ترفع إنتاجيّة العاملين عن بعد
4. الأسلوب الخطابي المناسب
عند الالتقاء بأي شخص، وجهًا لوجه، يسهل "تقييم" حالته، سواء من خلال كلماته أو لغة الجسد أو نبرة الصوت وتعبيرات الوجه، إلا أنّه قد يسيء المتلقي تفسير بعض الجمل الطويلة الواردة في الرسالة الالكترونيّة أو تلك التي تحتوي على الكثير من علامات الترقيم أو الأحرف الكبيرة، وبالتالي قد يبدو لمتلقي الرسالة أن الطرف المرسل كان غاضبًا أو محبطًا! لذا، يفيد اللجوء إلى أسلوب الكتابة المحترف، الأسلوب الذي يُساهم في إيصال الغرض من الرسالة، بطريقة مهذّبة، مع أهمّية إعادة قراءة الرسالة الالكترونية أكثر من مرّة، قبل النقر على زر الارسال، وذلك للتأكد من احتوائها على التفاصيل الهامة.
5. لا لإرفاق ملفّ كبير الحجم بالرسالة الالكترونيّة
غالبًا ما يجد المتلقي الرسائل الالكترونية التي تحتوي على ملفات كبيرة في صندوق البريد العشوائي، وبالتالي قد لا يعيرها أهمّية وقت إرسالها. وبالتالي، تدعو النصيحة إلى التخلّي عن فكرة إرفاق ملف كبير إلّا في حالة الضرورة القصوى، مع إتباع الايميل باتصال هاتفي لتأكيد استلام المتلقي الرسالة. وفي بعض المواقف، يُفضّل أن يخبر المرسل أنه سيرسل رسالة الكترونيّة للمتلقي، وذلك لمناقشة أمر ما، في وقت محدّد.
تابعوا أيضاً: أنواع ريادة الأعمال
